- Βοήθεια
- Forin Workspaces
Forin Workspaces
Εμφάνιση όλωνΝαι! Δείτε περισσότερες πληροφορίες πατώντας εδώ.
Ο διαχειριστής του Workspace έχει τη δυνατότητα να αναθέσει κάθε πελάτη του σε ένα συνεργάτη.
Το σχετικό πεδίο εμφανίζεται στην εικόνα παρακάτω:
Επιλέγοντας τον υπεύθυνο (1), πλέον το σύστημα θα εμφανίζει τους πελάτες που του έχουν ανατεθεί κάτω από την επιλογή "Οι πελάτες μου" που εμφανίζεται στο αριστερό μενού κάτω από τους "Πελάτες".
Εάν επιθυμείτε την αυτόματη δημιουργία εργασιών για τις φορολογικές υποχρεώσεις του πελάτη σας θα πρέπει να ενεργοποιήσετε τη σχετική επιλογή που εμφανίζεται με τον αριθμό (2).
Μπορείτε για κάθε πελάτη σας να αντλήσετε αυτόματα δεδομένα από τρίτες πηγές. Στη σελίδα του πελάτη που σας ενδιαφέρει πατώντας στην επιλογή Άντληση δεδομένων μπορείτε να δείτε τους τύπους δεδομένων που μπορείτε να αντλήσετε αυτόματα:
Αυτή τη στιγμή μπορείτε να αντλήσετε:
- Ταυτότητες πληρωμής Γ.Γ.Π.Σ
- ΕΦΚΑ: Ειφορές μη μισθωτών
- Δηλώσεις COVID
- Βεβαίωση Κυκλοφορίας
- Συναλλαγές και Λαχνοί
- Βεβαίωση αποδέσμευσης (Άρθρο 104 περ. γ' του ν.4611/2019)
- Τέλη χρήσης μηχανημάτων έργου
Για να μπορέσετε να αντλήσετε δεδομένα θα πρέπει να συμπληρώσετε τους κωδικούς Taxis του πελάτη σας στην Επεξεργασία Πελάτη στο tab Κωδικοί.
Επιπλέον για την άντληση Εισφορών μη μισθωτών ΕΦΚΑ θα πρέπει να συμπληρώσετε και τον αριθμό ΑΜΚΑ του πελάτη σας.
Εφόσον τα δεδομένα που αντλούνται είναι έντυπα (πχ Βεβαιώσεις Κυκλοφορίες) αυτά αποθηκεύονται στα Αρχεία του πελάτη σας. Εναλλακτικά αν πρόκειται για υποχρεώσεις (πχ. Ταυτότητες πληρωμής Γ.Γ.Π.Σ) αυτές εμφανίζονται στο tab Υποχρεώσεις όπως φαίνεται παρακάτω:
Το Forin Workspace σας δίνει τη δυνατότητα να ανακτήσετε αυτόματα τα στοιχεία των πελατών σας μέσω του ΑΦΜ κάνοντας χρήση της υπηρεσίας που παρέχει η ΑΑΔΕ.
Για να μπορέσετε να κάνετε χρήση της υπηρεσίας θα πρέπει:
α) να είστε πιστοποιημένος χρήστης του TAXISnet και
β) να υποβάλετε αίτηση στο TAXISNET για την ενεργοποίηση της υπηρεσίας (https://www1.gsis.gr/webtax/wspublicreg)
Στη συνέχεια θα πρέπει να δημιουργήσετε ειδικούς κωδικούς πρόσβασης (Κωδικός εισόδου, Συνθηματικό χρήστη) για αυτή την υπηρεσία από την ιστοσελίδα https://www1.gsis.gr/sgsisapps/tokenservices/protected/displayConsole.htm
Στην περίπτωση που ένας χρήστης του TAXISnet έχει ορισθεί και ως εκπρόσωπος ενός Νομικού Προσώπου, τότε συνδεόμενος στην εφαρμογή Διαχείρισης Ειδικών Κωδικών πρέπει να επιλέξει «Επιλογή Ρόλου» και στη συνέχεια να καθορίσει εάν επιθυμεί να διαχειριστεί τους προσωπικούς του ειδικούς κωδικούς πρόσβασης ή εκείνους του νομικού προσώπου που εκπροσωπεί.
Μπορείτε να δείτε αναλυτικές πληροφορίες για την έκδοση των κωδικών αυτών εδώ.
Στη συνέχεια και εφόσον έχετε εκδώσει τους νέους κωδικούς σας, θα πρέπει αυτοί να δηλωθούν στο Workspace σας. Συγκεκριμένα ο διαχειριστής θα πρέπει να επιλέξει αρχικά Ρυθμίσεις από το αριστερό μενού και στη συνέχεια την επιλογή Γενικές ρυθμίσεις / Αναζήτηση ΑΦΜ
Θα εμφανιστεί μια σελίδα σαν την παρακάτω:
Στα πεδία Όνομα χρήστη και Κωδικός θα πρέπει να συμπληρωθούν τα στοιχεία του ειδικού κωδικού όπως εκδόθηκε από το σύστημα της ΑΑΔΕ και να πατηθεί το πλήκτρο Αποθήκευση.
Στη συνέχεια κατά την επεξεργασία/ προσθήκη νέου πελάτη στο πεδίο ΑΦΜ, πατώντας το εικονίδιο δεξιά
το σύστημα θα αντλήσει τα στοιχεία από την ΑΑΔΕ βάση του ΑΦΜ και θα τα συμπληρώσει στον πελάτη.
Κάθε πελάτης έχει μια σελίδα που συγκεντρώνει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με αυτόν.
Πατώντας σε ένα πελάτη ανοίγει μια σελίδα σαν την παρακάτω:
Στο πάνω μέρος της σελίδας Πελάτη εμφανίζονται συγκεντρωτικά όλες οι πληροφορίες που υπάρχουν καταχωρημένες για τον πελάτη αυτό:
Πληροφορίες
Το tab αυτό περιέχει όλες τις βασικές πληροφορίες για τον πελάτη όπως έχουν αντληθεί ή καταχωρηθεί από εσάς
Φορολογικά Στοιχεία
Στο tab Φορολογικά στοιχεία εμφανίζονται οι ΚΑΔ καθώς και τα χαρακτηριστικά του πελάτη που αφορούν την φορολογική / εργατική του εικόνα
Έργα
Στο tab Έργα εμφανίζονται όλα τα έργα τα οποία έχουν δημιουργηθεί για τον πελάτη αυτό
Εργασίες
Στο tab Εργασίες εμφανίζονται όλες οι εργασίες οι οποίες έχουν δημιουργηθεί για τον πελάτη αυτό
Αιτήματα
Στο tab Αιτήματα εμφανίζονται όλα τα αιτήματα τα οποία έχουν δημιουργηθεί από τον πελάτη αυτό
Επαφές
Στο tab Επαφές εμφανίζονται όλες οι επαφές που έχουν συνδεθεί με τον πελάτη αυτό
Αρχεία
Στο tab Αρχεία εμφανίζονται όλα τα αρχεία που υπάρχουν για τον πελάτη αυτό
Χρόνος
Στο tab Χρόνος εμφανίζονται όλες οι καταχωρημένες ώρες εργασίας που έχουν πραγματοποιηθεί για τον πελάτη αυτό. (Βλ. Διαχείριση Χρόνου)
Υποχρεώσεις
Στο tab Υποχρεώσεις εμφανίζονται όλες οι υποχρεώσεις που έχουν αντληθεί αυτόματα για τον πελάτη αυτό. (Βλ. Αυτόματη άντληση δεδομένων)
Οικονομικά Στοιχεία
Στο tab Οικονομικά Στοιχεία εμφανίζεται η καρτέλα του πελάτη με όλες οι οφειλές και εισπράξεις του (Βλ. Οικονομικά στοιχεία πελάτη)
Το Workspace σας, σας δίνει τη δυνατότητα να παρακολουθείτε τις οφειλές και τις πληρωμές των πελατών σας άμεσα και γρήγορα.
Υπάρχουν πολλαπλοί τρόποι να προσθέσετε μια νέα εγγραφή στην καρτέλα του πελάτη σας.
1. Χειροκίνητα (Βλέπε στην πάνω εικόνα τα σημεία 1 και 3)
Πατώντας στην επιλογή + Νέα καταχώρηση θα εμφανιστεί ένα παράθυρο που σας δίνει την επιλογή του τι τύπου εγγραφή θέλετε να πραγματοποιήσετε:
Από τον τύπο καταχώρησης μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ:
- Έσοδο από πελάτη (όταν δημιουργούμε μια απαίτηση για τον συγκεκριμένο πελάτη)
- Είσπραξη από πελάτη (όταν ο πελάτης μας εξοφλεί)
- Έναρξη λογαριασμού (όταν ανοίγουμε πρώτη φορά την καρτέλα και θέλουμε να ξεκινήσουμε με κάποιο προηγούμενο υπόλοιπο)
Θα πρέπει να συμπληρώστε το ποσό, και προαιρετικά μια περιγραφή και να πατήσετε το κουμπί Αποθήκευση. Σε περίπτωση που επιλέξετε την Είσπραξη από πελάτη, θα εμφανιστούν επιπλέον επιλογές αναφορικά με τον τύπο της είσπραξης (Μετρητά / Κάρτα κλπ)
2. Αυτόματες επαναλαμβανόμενες χρεώσεις (Βλέπε στην αρχική εικόνα το σημείο 2)
Οι αυτόματες επαναλαμβανόμενες χρεώσεις αφορούν πελάτες με τους οποίους έχουμε σχέση με το μήνα ή γενικότερα άνα κάποια περίοδο, και δεν θέλουμε να χρειάζεται να καταχωρούμε χειροκίνητα κάθε μήνα τη χρέωση αυτή. Το Workspace σας δίνει τη δυνατότητα να χρεώνετε τον πελάτη σας αυτόματα σε οποιοδήποτε διάστημα εσείς επιθυμείτε.
Από την επεξεργασία του πελάτη, πατάτε στο tab Χρεώσεις και θα σας ανοίξει μια σελίδα σαν και αυτή παρακάτω:
Εδώ εμφανίζονται οι επαναλαμβανόμενες χρεώσεις για τον πελάτη. Ορίζουμε την ημερομηνία έναρξης, προαιρετικά την ημερομηνία λήξης, το ποσό της χρέωσης και ορίζουμε την επανάληψη της χρέωσης αυτής πατώντας στο σχετικό κουμπί.
Πατώντας εκεί ανοίγει το παρακάτω παράθυρο:
Εδώ μπορούμε να ορίσουμε τη συχνότητα επανάληψης της χρέωσης και κάθε πότε αυτή θα πραγματοποιείται.
3. Ολοκληρωμένες εργασίες (Βλέπε στην αρχική εικόνα το σημείο 4)
Όταν οι εργασίες που έχουμε φτιάξει ανήκουν σε ένα πελάτη και έχει οριστεί τιμή για αυτές, μόλις οι εργασίες Ολοκληρωθούν τότε αυτόματα η τιμή τους μεταφέρεται στην καρτέλα του πελάτη ως απαίτηση (Βλ. Πώς προσθέτω νέα εργασία; - Σχετικά Τιμή)
Ναι! Από τη λίστα πελατών, μπορείτε να επιλέξετε τους πελάτες που θέλετε να κάνετε αυτόματη άντληση, και να διαλέξετε τα δεδομένα που θέλετε να αντλήσετε από το σχετικό dropdown όπως εμφανίζεται στην εικόνα παρακάτω:
Οι επαφές είναι οι άνθρωποι που μιλάτε καθημερινά στην επιχείρηση σας.
Μπορείτε να δημιουργήσετε μόνοι σας τις επαφές σας πατώντας στην επιλογή + νέα επαφή. Ταυτόχρονα οι επαφές δημιουργούνται αυτόματα μέσα από τα Αιτήματα που ανοίγουν στην εφαρμογή.
Προσθέστε μια νέα επαφή ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:
1. Πατήστε στην επιλογή Επαφές από το μενού αριστερά.
2. Πατήστε τον πράσινο σύνδεσμο με τίτλο + νέα επαφή το οποίο εμφανίζεται στη σελίδα που άνοιξε.
3. Στη συνέχεια θα σας ανοίξει η σχετική φόρμα για να προσθέσετε μια νέα επαφή:
Το απαραίτητα πεδία έχουν κόκκινο περίγραμμα ενώ τα υπόλοιπα είναι προαιρετικά. Δηλαδή δεν απαιτείται να συμπληρώσετε κάτι για να δημιουργήσετε / προσθέσετε μια νέα επαφή.
Η σελίδα του νέου πελάτη έχει αρκετές επιλογές ομαδοποιημένες σε διαφορετικά Tabs ώστε να γίνεται εύκολη η πρόσβαση σε αυτές.
Τα διαθέσιμα Tabs είναι:
1. Πληροφορίες
Το tab των πληροφοριών περιλαμβάνει τα βασικά στοιχεία του πελάτη σας όπως:
1.1. Όνομα (Υποχρεωτικό πεδίο)
Κάθε επαφή έχει ένα συγκεντρωτικό όνομα, το οποίο μπορεί να είναι διαφορετικό από το πραγματικό Ονοματεπώνυμο του ανθρώπου, και γι'αυτό το λόγο διακρίνεται και σε άλλα πεδία.
1.2. Όνομα / Επίθετο
1.3. Πελάτης
Μπορείτε να συνδέσετε μια επαφή με ένα πελάτη. Με τον τρόπο αυτό όλα τα αιτήματα που έχουν δημιουργηθεί από την Επαφή αυτή αυτομάτως συνδέονται και συγκεντρωτικά με τον Πελάτη. Ένας πελάτης μπορεί να έχει πολλές επαφές, γιατί πολλές φορές μπορεί να συναλλασσόμαστε με περισσότερους από έναν ανθρώπους σε ένα πελάτη (μέσω e-mail, τηλεφώνων κλπ) και θέλουμε να τους έχουμε διακριτά στο σύστημα.
2. Διευθύνσεις
Στο tab των διευθύνσεων μπορείτε να προσθέσετε τις φυσικές διευθύνσεις της επαφής σας.
3. Emails
Στο tab των emails μπορείτε να προσθέσετε τις email διευθύνσεις επικοινωνίας που έχετε για την επαφή σας.
4. Τηλέφωνα επικοινωνίας
Στο tab των τηλεφώνων επικοινωνίας μπορείτε να προσθέσετε τα τηλέφωνα επικοινωνίας που έχετε για την επαφή σας.
Στο tab των διευθύνσεων internet μπορείτε να προσθέσετε τις διευθύνσεις internet (Website, Facebook, Twitter κλπ) που έχετε για την επαφή σας.
Κάθε επαφή έχει μια σελίδα που συγκεντρώνει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με αυτή.
Πατώντας σε μια επαφή ανοίγει μια σελίδα σαν την παρακάτω:
Στο πάνω μέρος της σελίδας Επαφής εμφανίζονται συγκεντρωτικά όλες οι πληροφορίες που υπάρχουν καταχωρημένες για τον πελάτη αυτό:
Πληροφορίες
Το tab αυτό περιέχει όλες τις βασικές πληροφορίες για τον πελάτη όπως έχουν αντληθεί ή καταχωρηθεί από εσάς.
Αιτήματα
Στο tab Αιτήματα εμφανίζονται όλα τα αιτήματα τα οποία έχουν δημιουργηθεί από την επαφή αυτή.