Με το Workspace σας μπορείτε να αυτοματοποιήσετε κάποιες διαδικασίες όταν συμβούν συγκεκριμένα γεγονότα, όπως για παράδειγμα:

• Όταν δημιουργηθεί ένα αίτημα από τον πελάτη Απαισιότατος ΙΚΕ να αλλάξει αυτόματα η κατάσταση του αιτήματος σε Ολοκληρώθηκε.
• Αν δημιουργεί μια εργασία και ανατεθεί στον χρήστη Αγησίλαος Δεντοκάνω να αλλάξει αυτόματα η κατάσταση της εργασίας Σε Εκκρεμμότητα και η ημερομηνία παράδοσης να μπεί σε ένα μήνα από τώρα.

και πολλά άλλα!

Πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις (1) και στη συνέχεια επιλέξτε τις Αυτοματισμοί (2) 

Στη λίστα που θα ανοίξει εμφανίζονται όλοι οι αυτοματισμοί που έχετε δημιουργήσει.

Για να εκτελεστεί ένας αυτοματισμός θα πρέπει να είναι αρχικά Ενεργός και όχι σε Σφάλμα. Αν εμφανίζεται στην Κατάσταση το μήνυμα Σφάλματος σημαίνει ότι ο αυτοματισμός αυτός δεν λειτούργησε σωστά.

Κάθε αυτοματισμός εξαρτάται από κάποιο γεγονός που έχει συμβεί στο Workspace σας πχ (Ανάθεση εργασίας) - όπως φαίνεται και στην εικόνα παραπάνω. Ενδέχεται να υπάρξουν συνδιασμοί αυτοματισμών που θα εκτελεστούν σε περιπτώσεις όπου μια ενέργεια ενός αυτοματισμού να ενεργοποιήσει κάποιον άλλο.  

Αν δημιουργήσετε ή προσπαθήσετε να επεξεργαστείτε έναν αυτοματισμό θα ανοίξει μια οθόνη σαν αυτή παρακάτω:

Υπάρχουν 3 βασικά tabs που περιγράφουν τον αυτοματισμό:

Γενικά

Στο tab Γενικά ορίζετε κάποια βασικά στοιχεία του αυτοματισμού όπως:

- το όνομα του (1)

- το υποσύστημα που αφορά ο αυτοματισμός αυτός (2)

Αυτή τη στιγμή τα υποσυστήματα που είναι διαθέσιμα είναι οι Εργασίες και τα Αιτήματα. 

- το γεγονός που ενεργοποιεί τον αυτοματισμό (3)

Μπορείτε να διαλέξετε ένα γεγονός το οποίο ενεργοποιεί αρχικά τον αυτοματισμό αυτό.

- την προτεραιότητα του αυτοματισμού (4)

Αν υπάρχουν περισσότεροι από έναν αυτοματισμοί για το ίδιο γεγονός θα ακολουθήσουν την προτεραιότητα που έχετε ορίσει (από το μεγαλύτερο προς το μικρότερο)

- αν ο αυτοματισμός αυτός είναι τερματικός (5)

Αν κάποιος αυτοματισμός είναι τερματικός, δηλαδή έχει τη συγκεκριμένη επιλογή ενεργή, μόλις εκτελεστεί, το workspace σας δεν θα εκτελέσει άλλους αυτοματισμούς ακόμα και αν υπάρχουν άλλοι που ταιριάζουν στο γεγονός αυτό.

Συνθήκες

Στο tab Συνθήκες μπορείτε να ορίσετε συνθήκες που πρέπει να ισχύουν για να εκτελεστεί ο αυτοματισμός αυτός

Στο παράδειγμα που εμφανίζεται στην εικόνα παραπάνω, για να εκτελεστεί ο αυτοματισμός θα πρέπει η Ανάθεση της εργασίας να είναι στο χρήστη Αγησίλαο Δεντοκανω

Ενέργειες

Στο tab Ενέργειες ορίζουμε τις ενέργειες που μπορούν να γίνουν στο workspace μας.

Μπορούμε να προσθέσουμε περισσότερες από μια ενέργειες, όπως φαίνεται και παραπάνω στην εικόνα.

Αυτή τη στιγμή υπάρχουν διαθέσιμες οι εξής ενέργειες:

Για τα αιτήματα:

• Ορισμός προτεραίοτητας
• Ανάθεση σε
• Ορισμός ομάδας
• Ορισμός ημερομηνίας παράδοσης (Δείτε περισσότερα στις Σχετικές Ημερομηνίες)
• Ορισμός κατάστασης
• Προσθήκη σημείωσης

Για τις εργασίες:

• Ορισμός προτεραιότητας
• Ανάθεση σε
• Ορισμός ημερομηνίες παράδοσης (Δείτε περισσότερα στις Σχετικές Ημερομηνίες)
• Ορισμός κατάστασης
• Προσθήκη tag
• Ορισμός έργου