Forin Workspaces

Μπορώ να αντιγράψω όλα τα αρχεία ενός μηνύματος σε μία εργασία;

Τι κανάλια επικοινωνίας μπορώ να δημιουργήσω;

Πώς προσθέτω νέα εισερχόμενα κανάλια επικοινωνίας;

Εφόσον έχετε ακολουθήσει τα βήματα στον οδηγό Πώς προσθέτω νέα εισερχόμενα κανάλια επικοινωνίας επιλέγονται Mail θα δείτε την παρακάτω φόρμα:

Το κανάλι Mail είναι ο πιο εύκολος τρόπος να μετατρέψετε την αλληλογραφία σας σε Αιτήματα. Το κανάλι αυτό δημιουργεί μια μοναδική email διεύθυνση για εσάς την οποία μπορείτε να χρησιμοποιείτε είτε για να κάνετε αυτόματα πρόωθηση όλης της αλληλογραφίας σας είτε μεμονωμένων email που θέλετε εσείς να προσθέσετε.

Θα πρέπει να συμπληρώσετε το email σας που είναι το βασικό σημείο επικοινωνίας. Μόλις το συμπληρώσετε το πεδίο "Προώθηση των email σας στη διεύθυνση" θα συμπληρωθεί με την καινούργια διεύθυνση.

Πατώντας αποθήκευση θα σας ανοίξει η λίστα με τα κανάλια:

Για να ολοκληρωθεί η εγκατάσταση του καναλιού θα πρέπει να προσθέσετε την προώθηση στο email σας και να πατήσετε στο κουμπί Επιβεβαίωση. Το σύστημα θα προσπαθήσει να επιβεβαιώσει το κανάλι σας, και όταν η διαδικασία ολοκληρωθεί θα ενεργοποιηθεί και θα μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε κανονικά.

Δείτε περισσότερες πληροφορίες για το πως μπορείτε να προσθέσετε Forwards στους μεγαλύτερους παρόχους email:

Gmail

Outlook

Office

Yahoo (Σημ: Το αυτόματο forward των email από δωρεάν Yahοο λογαριασμούς.)

Πως προσθέτω ένα IMAP κανάλι;

Εφόσον έχετε ακολουθήσει τα βήματα στον οδηγό Πώς προσθέτω νέα εισερχόμενα κανάλια επικοινωνίας επιλέγονται IMAP θα δείτε την παρακάτω φόρμα:

Στο κανάλι IMAP θα πρέπει να συμπληρώσετε τα στοιχεία του email σας. Αν ο πάροχος που χρησιμοποιείτε είναι γνωστός, μόλις συμπληρώσετε το email σας, το σύστημα θα προσπαθήσει να συμπληρώσει αυτόματα όλες τις παραμέτρους εισερχόμενης / εξερχόμενης επικοινωνίας.

Σημείωση: Οι κωδικοί σας κρυπτογραφούνται με το προσωπικό σας κλειδί κατά την αποθήκευση

Εφόσον όλα έχουν συμπληρωθεί σωστά, το σύστημα την πρώτη φορά που η εφαρμογή θα συνδεθεί στο email σας θα ανακτήσει όλα τα αδιάβαστα email των τελευταίων 30 ημερών και θα δημιουργήσει αιτήματα γι' αυτά.

Σε περίπτωση που δεν θέλετε κάποια emails να μπούν στο σύστημα την πρώτη φορά καλό είναι να τα μαρκάρετε ως διαβασμένα πριν την ενεργοποίηση του καναλιού. Επίσης, αν δεν θέλετε να στείλετε αυτόματα απαντήσεις σε κάθε καινούργιο αίτημα καλό είναι να απενεργοποιήσετε το σχετικό Template από τις ρυθμίσεις (Βλ. Αυτόματη απάντηση στα νέα αιτήματα)

Από τη στιγμή εκείνη και μετά, η εφαρμογή διαβάζει τα email σας και δημιουργεί αυτόματα αιτήματα για αυτά.

Τα email δεν διαγράφονται από τον λογαριασμό σας αλλά μένουν στο e-mail σας ως διαβασμένα.

Το κανάλι αυτό δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί με υπηρεσίες όπως Gmail, Hotmail

Τι είναι το πρόγραμμα

Πως δημιουργώ ένα νέο πρόγραμμα

Εφόσον είναι ενεργό το module του Προγράμματος στο Workspace σας, στο κεντρικό μενού θα βρείτε την επιλογή Πρόγραμμα. Από εκεί, πατήστε στη επιλογή Νέο πρόγραμμα και θα σας ανοίξει μια σελίδα σαν την παρακάτω:

Η φόρμα νέου προγράμματος χωρίζεται σε τρεις ενότητες. Στις Πληροφορίες. στις Εργασίες, και τέλος τους Πελάτες.

Στη σελίδα με τις Πληροφορίες ορίζετε βασικές πληροφορίες για το πρόγραμμα όπως:

1) Το όνομα του προγράμματος

2) Την ομάδα που είναι υπεύθυνη για το πρόγραμμα αυτό. (Σημ: η ομάδα που θα οριστεί θα έχει πρόσβαση στο πρόγραμμα αυτό)

3) Την περίοδο επανάληψης του προγράμματος (πχ. κάθε μήνα ή κάθε εβδομάδα ή ημερησίως)

Η σελίδα των Εργασιών είναι η βασική σελίδα στην οποία περιγράφουμε το πρόγραμμα μας.

Από τη σελίδα αυτή μπορούμε να προσθέσουμε (1) νέες εργασίες στο πρόγραμμα μας, ενώ ταυτόχρονα μπορούμε να επεξεργαστούμε ή να διαγράψουμε υπάρχουσες εργασίες (2).

Δείτε περισσότερα στην ενότητα: Τι είναι οι εργασίες σε ένα πρόγραμμα

Προσοχή: Οι αλλαγές στις εργασίες, θα γίνουν στην αυτόματη δημιουργία του επόμενου προγράμματος. Δεν επηρεάζουν ήδη δημιουργημένα προγράμματα.

Τέλος στη σελίδα των Πελατών μπορούμε να προσθέσουμε τους πελάτες που θέλουμε να συμπεριλάβουμε στο πρόγραμμα.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι να συμπεριλάβετε ή να εξαιρέσετε τους πελάτες σας στο πρόγραμμα:

- Μέσω φίλτρων

Αν χρησιμοποιήσετε τα φίλτρα, το πρόγραμμα σας κατά την περίοδο που εκτελείτε θα αντλήσει τους πελάτες σας με βάση τα φίλτρα και θα τους συμπεριλάβει ή θα τους εξαιρέσει στην περίοδο που δημιουργεί. Αυτός είναι ο ενδεδειγμένος τρόπος να φτιάχνετε το πρόγραμμα σας, γιατί δεν θα χρειάζεται κάθε φορά που έρχεται ένας νέος πελάτης ή κάποιος σταματήσει να θυμάστε να τροποποιείτε το πρόγραμμα σας.

- Μεμονωμένα

Η ενότητα αυτή σας δίνει την επιλογή να συμπεριλάβετε ή να εξαιρέσετε ένα ή περισσότερους πελάτες οι οποίοι μπορεί να μην ταιριάζουν στα φίλτρα που εσείς έχετε ορίσει.

Προσοχή: Οι αλλαγές στους πελάτες του προγράμματος, θα γίνουν στην αυτόματη δημιουργία του επόμενου προγράμματος. Δεν επηρεάζουν ήδη δημιουργημένα προγράμματα.

Τι είναι οι εργασίες σε ένα πρόγραμμα

Οι εργασίες είναι το πιο σημαντικό κομμάτι του προγράμματος σας. Μπορείτε να περιγράψετε μέσω των εργασιών τις δουλειές που θέλετε να κάνετε ανά επαναλαμβανόμενη περίοδο και με αυτό τον τρόπο να φτιάξετε το πρόγραμμα σας.

Τα βασικά στοιχεία των εργασιών είναι (1) το όνομα της εργασίας, (2) ο τύπος, και τυχόν άλλα πεδία ή δυνατότητες που προσφέρει ο κάθε τύπος εργασίας.

Οι διαθέσιμοι τύποι εργασιών είναι:

- Φράση

Ο τύπος Φράση δίνει τη δυνατότητα στους συνεργάτες σας να συμπληρώσουν ανοιχτό κείμενο στο πρόγραμμα σας ώστε να προσφέρουν κάποια πληροφόρηση η οποία μπορεί να μην χρειάζεται συγκεκριμένη δομή (πχ. Σημειώσεις)

- Νούμερο

Ο τύπος Νούμερο σας δίνει τη δυνατότητα στους συνεργάτες σας να συμπληρώσουν έναν αριθμό στο πρόγραμμα σας (πχ. Αριθμός φακέλου)

- Δεκαδικό

Ο τύπος Δεκαδικό δίνει τη δυνατότητα στους συνεργάτες σας να συμπληρώσουν ένα ποσό στο πρόγραμμα σας (πχ. Αξία ΦΠΑ)

- Ημερομηνία

Ο τύπος Ημερομηνία δίνει τη δυνατότητα στους συνεργάτες σας να συμπληρώσουν μια ημερομηνία στο πρόγραμμα (πχ. Ημ/νια καταχώρησης παραστατικών)

- Ναί/ Όχι

Ο τύπος Ναί/ Όχι δίνει τη δυνατότητα στους συνεργάτες σας να επιλέξουν μεταξύ Ναι ή Όχι για μια ενέργεια που έχει πραγματοποιηθεί (πχ. Ειδοποίηση πελάτη)

- Ομάδα

Ο τύπος Ομάδα σας επιτρέπει να ομαδοποιήσετε τις εργασίες σας ώστε να είναι πιο ξεκάθαρο το πρόγραμμα σας και να διατηρεί τη λογική δομή που εσείς επιθυμείτε

- Λίστα

Ο τύπος Λίστα δίνει τη δυνατότητα στους συνεργάτες σας να επιλέξουν μεταξύ συγκεκριμένων επιλογών που έχετε ορίσει εσίες για μια ενέργεια που έχει πραγματοποιηθεί (πχ. Κατάσταση δήλωσης ΦΠΑ - Χρεωστική / Πιστωτική)

- Λίστα Πολλαπλής επιλογής

Η διαφορά της Λίστας Πολλαπλής επιλογής από τη Λίστα είναι ότι σας επιτρέπει να διαλέξετε περισσότερες από μία επιλογές στο πεδίο που εμφανίζεται

- Εργασία

Ο τύπος Εργασία δίνει τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα Εργασία στο Workspace σας ως πρότυπη εργασία την οποία το πρόγραμμα θα αντιγράψει και θα αναθέσει σε κάθε πελάτη και συνεργάτη σας. Οι Εργασίες του Forin Workspaces είναι ένας σύνθετος μηχανισμός που μπορεί να καλύψει κάθε μορφή εργασίας που πρέπει να πραγματοποιηθεί. Για κάθε εργασία μπορείτε να επιλέξετε σε ποιόν θα ανατεθεί, πότε θα δημιουργηθεί και ποιά θα είναι η ημερομηνία παράδοσης της

- Φορολογικό ημερολόγιο

Ο τύπος Φορολογικό ημερολόγιο είναι μια επέκταση της Εργασίας όπου μπορείτε να διαλέξετε μια φορολογική υποχρέωση από το Φορολογικό Ημερολόγιο του Forin.gr και το σύστημα θα δημιουργήσει μια σχετική εργασία για την προθεσμία αυτή. Έχετε αντίστοιχες επιλογές με τις Εργασίες και επιπλέον μπορείτε να διαλέξετε αν μια προθεσμία θα αφορά όλους τους πελάτες του προγράμματος ή μόνο αυτούς που έχουν τη συγκεκριμένη τακτική υποχρέωση ορισμένη (Βλ. Τι είναι τα φορολογικά στοιχεία του πελάτη μου)

Επιπλέον έχετε τη δυνατότητα να διαλέξετε μεταξύ κοινών φορολογικών υποχρεώσεων όπως:

- Δήλωση ΦΠΑ

- Ανακεφαλαιωτικός πίνακας

- Αναλυτική περιοδική δήλωση (ΑΠΔ)

- Δήλωση Φόρου Μισθωτών Υπηρεσιών (ΦΜΥ)

Οι εργασίες αυτές πραγματοποιούν αυτόματους ελέγχους για το αν θα πρέπει να ενεργοποιηθούν σε κάθε πελάτη, και σε περίπτωση που δεν πρέπει να ενεργοποιηθούν (πχ. έχετε ένα πελάτη με απλογραφικά βιβλία, έχετε ενεργοποιήσει τη Δήλωση ΦΠΑ αλλά είναι το πρόγραμμα του Φεβρουαρίου) το αντίστοιχο πεδίο θα εμφανίζεται απενεργοποιημένο ώστε να είμαι εμφανές ότι δεν υπάρχει τέτοια υποχρέωση για την περίοδο αυτή.

Τέλος μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας τακτικές υποχρεώσεις (Βλ. Τι είναι οι τακτικές υποχρεώσεις)

Πως μπορώ να προσθέσω πελάτες σε μια περίοδο

Τι είναι το ημερολόγιο;

Είσοδος μέλους

Εκσυγχρονίστε και αναβαθμίστε τη ψηφιακή υποδομή του λογιστικού σας γραφείου!

Ο φορολογικός σας σύμβουλος! Αποκτήστε πρόσβαση στη γνώση από €8,33/ μήνα.

Συνδρομητικές υπηρεσίες

Ενότητες

Αποφάσεις - Εγκύκλιοι

Εφαρμογές

Εφαρμογές για κινητά