Συγχαρητήρια! Ενεργοποιήσατε τη συνδρομή σας στο Forin Workspaces! Και τώρα τί;

Η διαδικασία είναι αρκετά απλή. Το κάθε workspace είναι πίσω από μία διεύθυνση της μορφής https://<το-workspace-μου>.forin.gr. 

Με την ενεργοποίηση της συνδρομής, θα λάβετε ένα email το οποίο σας καθοδηγεί στη σελίδα εγκατάστασης του workspace (https://app.forin.gr/workspaces/new) η οποία είναι όπως η παρακάτω:

Στο πεδίο που εμφανίζεται, το σύστημα θα προσπαθήσει να συμπληρώσει αυτόματα με μια πρόταση με βάση τα στοιχεία σας. Εναλλακτικά μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε άλλο όνομα σας αρέσει. Εφόσον αυτό είναι διαθέσιμο θα είναι πλέον το όνομα του γραφείου σας!

Στη συνέχεια θα πρέπει να αποδεχτείτε τους όρους χρήσης και την πολιτικής προστασίας και να πατήσετε στο πλήκτρο με την ένδειξη "Πάμε"

Η διαδικασία αυτή θα ξεκινήσει την εγκατάσταση του Workspace σας. Μόλις αυτή ολοκληρωθεί θα λάβετε ένα νέο email το οποίο θα σας ενημερώνει πως η εγκατάσταση ολοκληρώθηκε.

Από εκείνο το σημείο μπορείτε πλέον να συνδεθείτε στο Workspace σας και να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο εργάζεστε έως σήμερα!

Δείτε επίσης: Πώς να προσθέσετε τους συνεργάτες σας

Προσθέστε τους συνεργάτες σας εύκολα και γρήγορα ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

1. Πατήστε την επιλογή Ρυθμίσεις.

2. Πατήστε την επιλογή Προσκλήσεις.

3. Πατήστε το πράσινο κουμπί πάνω δεξιά + Νέα Πρόσκληση.

4. Συμπληρώστε τα στοιχεία (E-mail, Όνομα, Επίθετο) του συνεργάτη που επιθυμείτε να προσθέσετε και πατήστε το πλήκτρο Αποστολή.

5. Ο συνεργάτης σας θα λάβει στο e-mail του την πρόσκλησή σας και εν συνεχεία θα πρέπει να πατήσει Αποδοχή πρόσκλησης.

Σε περίπτωση που ο συνεργάτης σας, έχει ήδη λογαριασμό στο site του Forin.gr, θα πρέπει να του στείλετε την πρόσκληση στο email με το οποίο έχει λογαριασμό ήδη, ώστε να μπορέσει να χρησιμοποιήσει το λογαριασμό που ήδη έχει προκειμένου να συνδεθεί στην εφαρμογή Forin Workspaces.

Αν δεν είναι εγγεγραμμένος στο site του Forin.gr, πρέπει πρώτα να δημιουργήσει εντελώς δωρεάν έναν λογαριασμό στο site Forin.gr και εν συνεχεία να συνδεθεί στην αποδεχτεί την πρόσκληση και να συνδεθεί στο Forin Workspace σας.

Δείτε επίσης: Πώς μπορώ να εγγραφώ στο forin.gr

Δημιουργήστε ομάδες με τους συνεργάτες σας εύκολα και γρήγορα ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

1. Πατήστε την επιλογή Ρυθμίσεις.

2. Πατήστε την επιλογή Ομάδες.

3. Πατήστε το πράσινο κουμπί πάνω δεξιά + Νέα ομάδα.

4. Συμπληρώστε το όνομα που επιθυμείτε να έχει η ομάδα που θα δημιουργήσετε. Επιλέξτε ένα διακριτικό χρώμα για την ομάδα. Προσθέστε τα μέλη με τα οποία θα απαρτίζεται η ομάδα. (Προσοχή: τα μέλη που θα προστεθούν στην ομάδα θα πρέπει να έχουν ήδη προστεθεί από το διαχειριστή στην εφαρμογή Forin Workspaces). Πατώντας την επιλογή Αποθήκευση, ολοκληρώνεται η διαδικασία δημιουργίας της ομάδας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αυτόματη εισαγωγή δεδομένων από αρχεία Excel ώστε να εισάγετε τα δεδομένα σας γρήγορα στην εφαρμογή.

Θα πρέπει να συνδεθείτε με το λογαριασμό σας ως διαχειριστής και να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:

1. Πατήστε την επιλογή Ρυθμίσεις.

2. Στη συνέχεια πατήστε την επιλογή Εισαγωγή δεδομένων.

3. Επιλέξτε τον τύπο των δεδομένων που θέλετε να εισάγετε μαζικά και στη συνέχεια επιλέξτε το αρχείο Excel από τον υπολογιστή σας

Παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να εισάγουμε στην εφαρμογή τους πελάτες μας. 

1. Πατήστε την επιλογή Πελάτες.

2. Πατήστε την Επιλογή Excel αρχείου.

3. Επιλέξτε το Excel αρχείο με τα στοιχεία των πελατών σας που έχετε αποθηκευμένα στον υπολογιστή σας και πατήστε Άνοιγμα.

4. Εμφανίζεται η προεπισκόπηση του αρχείου Excel που μόλις ανεβάσατε.

5. Για κάθε στήλη του αρχείου σας εμφανίζεται από πάνω ένα drop-down menu από το οποίο θα πρέπει να επιλέξετε τον τύπο των δεδομένων που υπάρχουν στη στήλη αυτή.

6. Σε περίπτωση που το αρχείο που ανεβάζετε έχει ήδη τίτλους στη κάθε στήλη θα πρέπει να ενεργοποιήσετε την επιλογή Η πρώτη γραμμή είναι ο τίτλος των στηλών.

7. Τέλος πατήστε την επιλογή Εισαγωγή δεδομένων για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.

Προσοχή!: Θα πρέπει υποχρεωτικά να Επιλέξετε τον τύπο σε κάθε στήλη που σας ενδιαφέρει (βλέπε βήμα 5.). Αν δεν επιλέξετε τύπο η στήλη αυτή θα αγνοηθεί από το σύστημα

Μπορείτε να εγκαταστήσετε το Forin Workspaces σας Chome Application εφόσον χρησιμοποιείτε Chrome. Στη συνέχεια η εφαρμογή θα ανοίγει σε δικό της παράθυρο ενώ θα έχετε συνδέσμους για αυτήν στην επιφάνεια εργασίας ανά πάσα στιγμή.

1. Αφού συνδεθείτε στο workspace σας, πατήστε το εικονίδιο περισσότερα που εμφανίζεται στα δεξιά του browser σας

2. Πατήστε στην επιλογή που γράφει "Install Forin.gr Workspaces" ή "Εγκατάσταση Forin.gr Workspaces"

3. Στον διάλογο που θα εμφανιστεί πατήστε στο μπλέ κουμπί που αναγράφει Install ή Εγκατάσταση.

Στο τέλος αυτής της διαδικασίας η εφαρμογή θα έχει εγκατασταθεί με επιτυχία στον υπολογιστή σας.

Κάθε χρήστης στο workspace ακολουθεί ένα σύστημα αναλυτικών δικαιωμάτων αναφορικά με τις πληροφορίες που μπορεί να δεί. 

Σχετικά με τα έργα, ένας απλός λογαριασμός χρήστη μπορεί:

• να δημιουργήσει ένα νέο έργο
• να δει τα έργα που έχει δημιουργήσει, ή αυτά που συμμετέχει μέσω μιας Ομάδας χρηστών
• να επεξεργαστεί τα έργα που έχει δημιουργήσει
• να αντιγράψει τα έργα που έχει δημιουργήσει

Ένας λογαριασμός διαχειριστή επιπλέον των δικαιωμάτων χρήστη μπορεί:

• να δει, επεξεργαστεί, αντιγράψει όλες τα έργα στο σύστημα

O σκοπός των έργων είναι η ομαδοποίηση των εργασιών που χρειάζεται ένα μεγαλύτερο έργο για να πραγματοποιηθεί, ή που πρέπει να μοιραστεί σε περισσότερους από έναν ανθρώπους.

Τα έργα, αντίστοιχα όπως και οι εργασίες, έχουν τη δυνατότητα επισύναψης αρχείων αλλά και το σχολιασμό από τους συμμετέχοντες ώστε να μπορούν όλοι να παρακολουθούν την κατάσταση του έργου. 

Σε αντίθεση με τις εργασίες όμως, τα έργα δεν μπορούν να ανατεθούν σε ένα συγκεκριμένο άνθρωπο αλλά μπορούν να ανήκουν σε μια ομάδα ανθρώπων. (Βλ. Πως να δημιουργήσετε ομάδες με τους συνεργάτες σας)

Για να δημιουργήσετε ένα νέο έργο μπορείτε να πατήσετε στην επιλογή + νέο που εμφανίζεται στο μενού σας στα αριστερά

Στη συνέχεια θα ανοίξει η φόρμα για να συμπληρώσετε τα στοιχεία του έργου

Το απαραίτητα πεδία έχουν κόκκινο περίγραμμα ενώ τα υπόλοιπα είναι προαιρετικά. Δηλαδή δεν απαιτείτε να συμπληρώσετε κάτι για να δημιουργήσετε μια νέα εργασία

Τα πεδία που υπάρχουν διαθέσιμα είναι τα εξής:

1. Όνομα (Υποχρεωτικό πεδίο)

Ορίστε ένα όνομα για το έργο που θέλετε να δημιουργήσετε. 

2. Ομάδα 

Επιλέξτε την ομάδα που είναι υπεύθυνη για το έργο αυτό. Ορίζοντας ομάδα, στη συνέχεια τα μέλη της ειδοποιούνται σχετικά όταν κάτι τροποποιηθεί στο συγκεκριμένο έργο ή στις εργασίες που του ανήκουν.

3. Περιγραφή 

Μπορείτε να προσθέστε σχόλια / επεξηγήσεις για το έργο που θέλετε να δημιουργήσετε

4. Πελάτης

Επιλέξτε το όνομα - επωνυμία του πελάτη με τον οποίο θέλετε να συνδέσετε την εργασία που δημιουργείτε. Με αυτό τον τρόπο μπορείτε να έχετε μια πλήρη εικόνα για τα έργα που υπάρχουν στον πελάτη σας. Στο πεδίο αυτό μπορείτε να γράψετε το όνομα του πελάτη σας και το σύστημα θα το συμπληρώσει αυτόματα.

6. Ημερομηνία παράδοσης 

Ορίστε την επιθυμητή ημερομηνία λήξης που θέλετε να έχει η εργασία που δημιουργείτε. Βάζοντας Ημερομηνία Παράδοσης, το σύστημα είναι σε θέση να εκτιμήσει τα έργα που είναι εκπρόθεσμα και να τα εμφανίζει διαφορετικά στο σύστημα

Κάθε έργο αποτελείται από μια σελίδα που συγκεντρώνει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με αυτό.

Πατώντας σε ένα έργο ανοίγει μια σελίδα σαν την παρακάτω:

Η οθόνη που εμφανίζεται πρώτη κάθε φορά που μπαίνετε σε ένα έργο είναι η σελίδα με τις Πληροφορίες. (1) Αντίστοιχα από το πάνω μέρος της σελίδας μπορείτε να πλοηγηθείτε

• στις εργασίες που ανήκουν στο έργο αυτό
• στα αρχεία του έργου. Βλ. Αρχεία
• στη συζήτηση γύρω από το έργο αυτό Βλ. Σχόλια

Σημειώνουμε πως η επιλογή "Επεξεργασία" εμφανίζεται αποκλειστικά στο χρήστη που δημιούργησε το έργο αυτό

Επιπλέον στη σελίδα αυτή υπάρχουν κάποιες γενικές πληροφορίες για το έργο.

2. Μέλη

Εδώ εμφανίζονται τα μέλη της ομάδας που συμμετέχει σε αυτό το έργο

3. Πελάτης

Στο πλαίσιο αυτό εμφανίζεται ο πελάτης που είναι συνδεδεμένος με το έργο αυτό. Ένα έργο μπορεί να συνδεθεί μόνο με έναν πελάτη

4. Πλήκτρο ολοκλήρωσης έργου

Στη θέση αυτή εμφανίζεται το πλήκτρο για την ολοκλήρωση ή το άνοιγμα του έργου. Δείτε περισσότερα γι' αυτό στην ενότητα Ανοιχτά/ Ολοκληρωμένα έργα

5. Περιγραφή

Στο πλαίσιο αυτό εμφανίζεται η περιγραφή για το έργο όπως την συμπληρώσατε κατά τη δημιουργία του

6. Ιστορικό

Σε κάθε έργο υπάρχει καταχωρημένο το ιστορικό που δείχνει τις ενέργειες που έχουν γίνει στο έργο αυτό

Τα έργα μπορούν είτε να είναι Ανοικτά είτε Ολοκληρωμένα. Ένα έργο ολοκληρώνεται όταν επιλέξουμε εμείς πως έχουν γίνει όλες οι εργασίες που θεωρούμε ότι χρειαζόντουσαν για το έργο αυτό. 

Για να αλλάξετε την κατάσταση ενός έργου από Ανοιχτό σε Ολοκληρωμένο πατήστε το σχετικό κουμπί που εμφανίζεται στη σελίδα του έργου.

Από τη στιγμή που ένα έργο αλλάξει κατάσταση σε Ολοκληρωμένο παύει να εμφανίζεται στη λίστα με τα ανοιχτά έργα και πλέον μπορείτε να το βρείτε μόνο στα Ολοκληρωμένα.

Το έργο μπορεί να αλλάξει ξανά κατάσταση σε Ανοιχτό ανά πάσα στιγμή επιλέγοντας την αντίστοιχη επιλογή στη σελίδα του έργου

Σημειώνουμε πως μόνο ο χρήστης που δημιούργησε το έργο μπορεί να του αλλάξει την κατάσταση.

Η αλλαγή της κατάστασης δημιουργεί μια ειδοποίηση προς τα μέλη της ομάδας στην οποία ανήκει το έργο.