Αν παρατηρήσετε ότι δεν μπορείτε να πληκτρολογήσετε κάποιο κείμενο στους κειμενογράφους του Workspace με τον Google Chrome (πχ. σε σχόλια) πιθανότατα έχει γίνει αυτόματη μετάφραση του Workspace στα Ελληνικά.

Θα πρέπει να απενεργοποιήσετε τη μετάφραση στα Ελληνικά, και το πρόβλημα θα αποκατασταθεί.

Δείτε περισσότερες πληροφορίες για το πως μπορείτε να αλλάξετε τη γλώσσα μιας σελίδας εδώ

Το Workspace σας έχει έναν πολύ ευέλικτο μηχανισμό ειδοποιήσεων τον οποίο μπορείτε να προσαρμόσετε για να δημιουργήσετε τις δικές σας ειδοποιήσεις στα γεγονότα που συμβαίνουν στο workspace σας.

Πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις (1) και στη συνέχεια επιλέξτε τις Ειδοποιήσεις (2) 

Στη λίστα  ​που εμφανίζεται υπάρχουν δύο βασικά tabs που διακρίνουν τα είδη των ειδοποιήσεων. Είναι οι ειδοποιήσεις Χρηστών και οι ειδοποιήσεις Πελατών.

Ενώ κάθε ειδοποίηση ανήκει σε ένα συγκεκριμένο υποσύστημα από τα:

• Αιτήματα
• Έργα
• Εργασίες
• Πελάτες

Οι ειδοποιήσεις χρηστών αφορούν τους χρήστες του workspace ενώ οι ειδοποιήσεις πελατών αφορούν λογαριασμούς πελατών. Μέσα από το σύστημα αυτό έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε ένα σύνθετο πλέγμα ειδοποιήσεων (είτε μέσω email είτε μέσω push notifications) προς τους συνεργάτες σας είτε προς τους πελάτες σας.

Για παράδειγμα μέσα από τις ειδοποιήσεις του Workspace σας μπορείτε αυτόματα να στείλετε email στον πελάτη σας όταν μια εργασία που σας έχει αναθέσει έχει ολοκληρωθεί.

Δείτε αναλυτικά πληροφορίες για τη δημιουργία ειδοποιήσεων στην ενότητα Δημιουργία ειδοποιήσεων.

Αν δημιουργήσετε ή προσπαθήσετε να επεξεργαστείτε μια ειδοποίηση θα ανοίξει μια οθόνη σαν αυτή παρακάτω:

Υπάρχουν 3 βασικά tabs που περιγράφουν την ειδοποίηση:

Γενικά

Στο tab Γενικά ορίζεται τους βασικούς κανόνες της ειδοποίησης όπως:

- αν αφορά ειδοποίηση χρήστη ή πελάτη (1)

- το όνομα της ειδοποίησης (2)

- το υποσύστημα που αφορά η ειδοποίηση αυτή (3)

- το γεγονός που ενεργοποιεί την ειδοποίηση (4)

- τους παραλήπτες της ειδοποίησης αυτής (5)

Συνθήκες

Στο tab Συνθήκες μπορείτε να ορίσετε συνθήκες που πρέπει να ισχύουν για να αποσταλεί μια ειδοποίηση

Για παράδειγμα αν θέλουμε να δημιουργήσουμε μια ειδοποίηση η οποία θα ενεργοποιηθεί όταν μια εργασία αλλάξει σε κατάσταση Ολοκληρώθηκε θα συμπληρώσουμε:

Πεδίο: [task].status.id

Σύγκριση: =

Τιμή: 3

Templates

Στο tab Templates ορίζουμε τα πρότυπα κείμενα για τις ειδοποιήσεις είτε πρόκειται για ειδοποίηση Push Notification είτε πρόκειται για Email. Αν η ειδοποίηση αφορά Πελάτη αυτή τη στιγμή υπάρχει διαθέσιμη μόνο η ειδοποίηση μέσω Email.

Πολλές φορές αυτά που συμβαίνουν στο Workspace σας είναι σημαντικά και το σύστημα φροντίζει να σας ενημερώσει σχετικά. Το Workspace σας, σας ενημερώνει:

• μέσω των ειδοποιήσεων που εμφανίζονται μέσα στην εφαρμογή (στο εικονίδιο με το καμπανάκι),
• μέσω email και
• μέσω ειδοποιήσεων browser (push notifications)

Κάθε ειδοποίηση έχει συγκεκριμένους κανόνες σχετικά με το ποιοί θα πρέπει να είναι κάθε φορά οι παραλήπτες της αλλά εσείς έχετε τη δυνατότητα να ρυθμίσετε αν θέλετε να λαμβάνετε email ή ειδοποιήσεις browser καθώς επίσης και να επιλέγετε ποιες ειδοποιήσεις σας ενδιαφέρουν.

Μπορείτε να ρυθμίσετε τις ειδοποιήσεις από τις ρυθμίσεις σας (Βλ. Οι ρυθμίσεις μου) και συγκεκριμένα πατώντας στο Tab Ειδοποιήσεις θα σας ανοίξει μια σελίδα σαν την παρακάτω:

Από τη σελίδα αυτή μπορείτε να διαλέξετε για τι θέλετε να ειδοποιήστε:

• για τα πάντα
• για συγκεκριμένες καταστάσεις ή 
• για τίποτα

 Αν επιλέξετε "συγκεκριμένες καταστάσεις" θα εμφανιστεί το υπο-μενού που βλέπετε στην εικόνα παραπάνω από το οποίο μπορείτε να επιλέξετε τις καταστάσεις που σας ενδιαφέρουν

Επίσης θα πρέπει να επιλέξετε πως θέλετε να ειδοποιήστε:

• μέσω email
• μέσω browser ειδοποιήσεων

Έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε δικά σας πεδία ώστε να οργανώσετε την πληροφορία με τον τρόπο που σας είναι χρήσιμη.

Τα πεδία μπορούν να προστεθούν:

• στις εργασίες
• στα έργα
• στους πελάτες και
• στις επαφές

Για να προσθέσετε ένα επιπλέον πεδίο θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:

1. Πατήστε την επιλογή Ρυθμίσεις.

2. Πατήστε την επιλογή Επιπλέον πεδία.

3. Πατήστε στο κουμπί με τον τίτλο + Νέο πεδίο και θα σας ανοίξει μια φόρμα σαν αυτή παρακάτω:

Θα πρέπει να συμπληρώσετε το Όνομα, την Οντότητα και τον Τύπο του πεδίου που θέλετε να δημιουργήσετε.

Η επιλογή της οντότητας καθορίζει που θα εμφανίζετε το πεδίο αυτό και μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ:

• Εργασία
• Πελάτης
• Επαφή
• Έργο

Στην συνέχεια από τον τύπο του πεδίου μπορείτε να επιλέξετε τι τύπο πεδίου θέλετε να προσθέσετε από τις διαθέσιμες επιλογές:

• Φράση
• Ακέραιος αριθμός
• Δεκαδικός αριθμός
• Κείμενο
• Μορφοποιημένο κείμενο
• Ημερομηνία
• Toggle

Ανάλογα με τον τύπο εμφανίζεται διαφορετικό πεδίο για να συμπληρώσετε. 

Για παράδειγμα θέλω να δημιουργήσω ένα πεδίο στους Πελάτες που να λέγεται "Τελευταία επίσκεψη" το οποίο να είναι της μορφής Ημερομηνία, ώστε να μπορούν οι συνεργάτες μου να αποθηκεύουν την τελευταία φορά που επισκέφτηκαν ένα πελάτη. Συμπληρώνω την παραπάνω φόρμα και πατάω αποθήκευση.

Με την αλλαγή αυτή συνέχεια σε όλους τους πελάτες στην κεντρική σελίδα του πελάτη θα εμφανίζεται το πεδίο αυτό ενώ ταυτόχρονα στην επεξεργασία θα μπορούμε να το συμπληρώσουμε με την ημερομηνία της τελευταίας επίσκεψης.

Πέρα από τις ρυθμίσεις του Workspace στις οποίες έχουν πρόσβαση μόνοι οι διαχειριστές, κάθε χρήστης έχει και προσωπικές ρυθμίσεις.

Για να δείτε τις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας:

1. Ανοίξτε τις προσωπικές επιλογές πατώντας στο όνομα σας στο πάνω μέρος της οθόνης και πατήστε Ρυθμίσεις, όπως φαίνεται στην ακόλουθη εικόνα.

Στη συνέχεια θα ανοίξει μια σελίδα σαν την παρακάτω:

Από τη σελίδα αυτή μπορείτε:

1. Να επεξεργαστείτε τα στοιχεία σας, να ορίσετε ένα προσωπικό token, το οποίο είναι σαν ένα επιπλέον password το οποίο χρειάζεται για τη διασύνδεση του workspace σας με τρίτες εφαρμογές (πχ. CalDAV Βλ. Μπορώ να εξάγω τα ημερολόγια μου;)

2. Να ρυθμίσετε το μικρόφωνο και την κάμερα σας για να μπορείτε να πραγματοποιείτε κλήσεις βίντεο ή ήχου (Βλ. Πώς ρυθμίζω το μικρόφωνο/ την κάμερα μου)

3. Να εξάγετε τα ημερολόγια σας (Βλ. Μπορώ να εξάγω τα ημερολόγια μου;)

4. Να ρυθμίσετε τις ειδοποιήσεις σας (Βλ. Ειδοποιήσεις)