YΠΟΙΚ 1101955/3570/1489A΄/ΠΟΛ. 1287/23.12.2002

Περί κλεισίματος των βιβλίων των Υπολόγων Διαχειριστών του Δημοσίου, των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου καθώς και των Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου εφόσον επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή την Ευρωπαϊκή Ένωση, οικονομικού έτους 2002

ΣΧΕΤ: α) Οι διατάξεις του άρθρου 58 του Ν.2362/1995 περί Δημοσίου Λογιστικού, Ελέγχου των δαπανών του Κράτους και άλλες διατάξεις. β) Το Π.Δ. 167/96 "Τροποποίηση διατάξεων του Π.Δ. 284/88 "Οργανισμός Υπουργείου Οικονομικών" (Α. 128) και Συγκρότηση Γενικών Διευθύνσεων." γ) Το Π.Δ. 211/96 (Φ.Ε.Κ. 166/Α) "Σύσταση Οικονομικών Επιθεωρήσεων". δ) Η αριθμ. 1018049/281/208Α/9.2.98 Απόφαση του Υφυπουργού των Οικονομικών. ε) Το άρθρο 20 παράγραφος 26 του Ν. 2459/1997 (Φ.Ε.Κ. 17/Α). στ) Το άρθρο 8 του Ν.Δ. 496/74 "Περί Λογιστικού των Ν.Π.Δ.Δ.". ζ) Το άρθρο 11 παρ. 14 και 15 του Ν. 2954/2001 (Φ.Ε.Κ.255/ 2.11.2001) Φορολογικές ρυθμίσεις, αμοιβαία κεφάλαια, συμπλήρωση της χρηματιστηριακής νομοθεσίας και άλλες διατάξεις. η) Η απόφαση αριθμ.1113926/1557/Α0006/11.12.2001 απόφαση Υπουργού Οικονομικών (ΦΕΚ1703 τ.Β΄/18.12.2001) Μεταβίβαση της εξουσίας να υπογράφουν "Με Εντολή Υπουργού" στο Γενικό Γραμματέα του Υπουργείου Οικονομικών κ.λ.π.

α. ΓΕΝΙΚΑ ΄Οπως είναι γνωστό με τη λήξη κάθε οικονομικού έτους γίνεται το κλείσιμο των βιβλίων όλων των Δημοσίων διαχειρίσεων (Χρηματικού και υλικού), των διαχειρίσεων των Ν.Π.Δ.Δ. καθώς και των Ν.Π.Ι.Δ. εφόσον αυτά επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή την Ευρωπαϊκή Ένωση. Το κλείσιμο όλων των διαχειρίσεων γίνεται υποχρεωτικά την 31 Δεκεμβρίου εκάστου έτους (άρθρο 11 παρ. 14 και 15 Ν. 2954/2001 (Φ.Ε.Κ.255/2.11.2001). Με την [δ] σχετική Υπουργική Απόφαση για τη θεώρηση του κλεισίματος ορίζονται οι Προϊστάμενοι των υπολόγων διαχειριστών. - Σε περίπτωση συμπτώσεως του προσώπου του Προϊσταμένου και του υπολόγου, η θεώρηση ενεργείται από υπάλληλο που ορίζεται από την αμέσως Προϊσταμένη αυτού Αρχή ή την Υπηρεσία που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το Ν.Π. και προκειμένου για διαχειρίσεις του Υπουργείου Οικονομικών ο Προϊστάμενος της αρμόδιας Οικονομικής Επιθεώρησης (σχετ. η αριθμ. 1115093/ 1378/Α0006/17.12.2001 - Φ.Ε.Κ.1720/Β΄/21.12.2001 απόφαση Υφυπουργού Οικονομικών περί μεταβίβασης αρμοδιοτήτων, καθώς και εξουσίας να υπογράφουν "Με Εντολή Υφυπουργού",στο Γενικό Γραμματέα του Υπουργείου Οικονομικών, στο Γενικό Γραμματέα Πληροφοριακών Συστημάτων, στον Ειδικό Γραμματέα του ΣΔΟΕ, στους Γενικούς Διευθυντές και στους Προϊσταμένους Διευθύνσεων, Τμημάτων και Αυτοτελών Γραφείων της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Οικονομικών). - Εξαίρεση της ανωτέρω διαδικασίας του κλεισίματος των βιβλίων από τους Προϊσταμένουςτων υπολόγων αποτελούν οι διαχειρίσεις: Των Ν.Π.Δ.Δ. και των Ν.Π.Ι.Δ. που δεν έχουν υπηρεσίες ή υπαλλήλους ή υπαλληλική ιεραρχία και η συγκρότησή τους εξαντλείται σε αυτό τούτο το Συλλογικό Όργανο. Η θεώρηση και το κλείσιμο των βιβλίων τους θα γίνεται από όλα τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου. Σχετική για το θέμα αυτό είναι η υπ. αριθμ. 2518/23.9.96 Γνωμοδότηση του Γραφείου Νομικού Συμβούλου του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, που έγινε αποδεκτή από τον οικείο Υπουργό στις 16.10.1996 και αναφέρεται στο κλείσιμο των βιβλίων των Σχολικών Επιτροπών του Ν. 1894/1990. Δεν θεωρούνται και δεν κλείνονται τα βιβλία των υπολόγων διαχειριστών των Παγίων Προκαταβολών και των Χ.Ε.Π.. Κατόπιν των ανωτέρω παρακαλούμε όπως ορίσετε έγκαιρα τους υπαλλήλους αυτούς και παρακολουθήσετε με ιδιαίτερη φροντίδα και προσοχή την εκτέλεση αυτής της εργασίας για την πιστή εφαρμογή των οδηγιών που δίνονται πιο κάτω. Επειδή στο παρελθόν παρατηρήθηκε καθυστέρηση στο κλείσιμο των βιβλίων με υπαίτιους τους υπολόγους, οι οποίοι δεν ενημέρωσαν έγκαιρα τα σχετικά βιβλία, θα πρέπει, μόλις λάβετε την εγκύκλιο αυτή με επείγουσα δικής σας διαταγή προς όλους τους υπολόγους χρηματικού και υλικού της δικαιοδοσίας σας, να επιστήσετε την προσοχή τους για την πλήρη ενημέρωση των βιβλίων την 31η Δεκεμβρίου 2002 ώστε να είναι δυνατή η άμεση θεώρησή τους.

β. ΓENIKEΣ OΔHΓIEΣ KΛEIΣIMATOΣ

1) Ενέργειες για το κλείσιμο Πρώτα θα κλειστούν όλα τα βιβλία κάθε διαχείρισης, δηλαδή τα βιβλία: Ταμείου, Ημερολογίου, Καθολικού, Αποθήκης, Ενσήμων και κάθε άλλου είδους δημόσίου υλικού. Θα εξαχθούν τα υπόλοιπα των λογαριασμών των διαχειρίσεων που βρίσκονται στις Τράπεζες ή στο Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο και θα εξακριβωθούν από επίσημο έγγραφο ή δελτίο της Τράπεζας από το οποίο θα φαίνεται η κίνηση των λογαριασμών. Θα θεωρηθούν τα στελέχη των γραμματίων είσπραξης των χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής και γενικά κάθε στοιχείο με το οποίο ενεργείται η χρέωση και η πίστωση των υπολόγων. Ύστερα, κάτω από την τελευταία εγγραφή των βιβλίων που αναφέρονται πιο πάνω καθώς και στο πίσω μέρος των στοιχείων με τα οποία ενεργείται η χρεωπίστωση των υπολόγων θα γραφεί η λέξη "ΘΕΩΡΗΘΗΚΕ", η ημερομηνία που πράγματι κλείστηκαν τα βιβλία και τέλος η υπογραφή του Προϊσταμένου ή του υπαλλήλου που τα θεώρησε. Όπου τηρείται μηχανογραφικό σύστημα και τα βιβλία τηρούνται μηχανογραφικά, θα θεωρούνται οι αντίστοιχες εκτυπώσεις.

2) Πρωτόκολλο κλεισίματος Οι πιο πάνω πράξεις θα αναφέρονται στο πρωτόκολλο κλεισίματος που θα συντάσσεται σε τρία (3) αντίτυπα εκτός των παρακάτω Ν.Π.Δ.Δ. και των επιχορηγούμενων Ν.Π.Ι.Δ., των οποίων το πρωτόκολλο θα συντάσσεται σε τέσσερα (4) αντίτυπα. Το τέταρτο αντίτυπο θα στέλνεται στο Γ.Λ. Κράτους, Δ/νση 39η Ν.Π.Δ.Δ., Τμήμα Γ΄ Πανεπιστημίου 37 - Τ.Κ. 101 65 Αθήνα. α) Α.Ε.Ι. - Τ.Ε.Ι. β) Νοσοκομεία γ) Ιδρύματα Πρόνοιας δ) Ο.Τ.Α. Α΄ και Β΄ Βαθμού ε) Ερευνητικά Ιδρύματα στ) Ασφαλιστικά Ταμεία το οποίο θα υπογράφεται από τον υπάλληλο που τα θεώρησε και τον υπόλογο διαχειριστή.

Το πρωτόκολλο θα πρέπει απαραιτήτως να αναφέρει: α) Το χρηματικό υπόλοιπο του προηγουμένου οικονομικού έτους. β) Τα συνολικά ποσά χρέωσης και πίστωσης όλων των Γενικών Λογαριασμών καθώς και τα υπόλοιπά τους, προκειμένου δε για διαχ/ση υλικών θα σημειώνονται χωριστά για κάθε είδος οι ποσότητες που εισήχθησαν και εξήχθησαν, καθώς και τα υπόλοιπά τους ή το λογιστικό αποτέλεσμα αυτών. γ) Το Ταμειακό υπόλοιπο θα αναλύεται σε ποσό που βρίσκεται στα χέρια του υπολόγου διαχειριστή. σε ποσό που βρίσκεται κατατεθειμένο στην Τράπεζα της Ελλάδος ή σε άλλο Πιστωτικό Ίδρυμα, που θα επιβεβαιώνεται από αντίγραφο του σχετικού λογαριασμού της Τράπεζας. Για το ποσό που βρίσκεται στα χέρια του υπολόγου, θα πρέπει να αιτιολογείται πλήρως η ανάγκη που επιβάλλει τη μη κατάθεσή του στην Τράπεζα και σε καμιά περίπτωση δεν πρέπει να είναι ανώτερο των 1.467 Ευρώ έως 2.935 Ευρώ του ταμειακού υπολοίπου, κατά περίπτωση. δ) Τα βιβλία που κλείστηκαν, τον αριθμό των τίτλων που εκδόθηκαν π.χ. ενταλμάτων, γραμματίων κ.λ.π. και θα σημειώνεται ο αύξοντας αριθμός τους (από ...... μέχρι ........) και ε) Αν ο διαχειριστής έχει ή όχι άλλη διαχ/ση και εφόσον έχει, αν κλείσθηκαν τα βιβλία της και θα επισυνάπτεται και σχετική υπεύθυνη δήλωσή του.

3) Υποβολή πρωτοκόλλων - Από τα πρωτόκολλα αυτά, το ένα θα πάρει ο υπόλογος διαχειριστής, για να το επισυνάψει μαζί με τα άλλα παραστατικά στοιχεία της διαχείρισής του στο Ελεγκτικό Συνέδριο ή στον αρμόδιο Πάρεδρο του Ελεγκτικού Συνεδρίου, εφόσον υποχρεούται εκ του Νόμου σε κατασταλτικό έλεγχο, ή στην Υπηρεσία που χρηματοδότησε ή επιχορήγησε το Ν.Π., μαζί με τον απολογισμό της όλης επιχορήγησης ή χρηματοδότησης. Το δεύτερο αντίτυπο παραμένει στο αρχείο του υπολόγου διαχειριστή και το τρίτο αντίτυπο υποβάλλεται μέσω της Υπηρεσίας του υπολόγου, στην αρμόδια Διεύθυνση της Οικονομικής Επιθεώρησης του Υπουργείου Οικονομικών, η οποία θα φροντίσει για την φύλαξή τους για δέκα έτη από τη λήξη του οικονομικού έτους στο οποίο αναφέρονται, ως κάτωθι: Α. Νομών Αττικής, Κυκλάδων, στις Δ/νσεις Οικονομικών Επιθεωρήσεων Αθηνών, Πειραιώς, Ανατολικής και Δυτικής Αττικής αντίστοιχα, Κολωνού 2 - Τ.Κ. 104 37 ΑΘΗΝΑ. Β. Νομών Θεσσαλονίκης, Πιερίας στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Θεσσαλονίκης, Νικ. Ουρανού 15 - Τ.Κ. 546 27 ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ. Γ. Νομών Σερρών, Χαλκιδικής, Κιλκίς, Πέλλας, Ημαθίας στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Υπολοίπου Κεντρικής Μακεδονίας Νικ. Ουρανού 15 - Τ.Κ. 546 27 ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ. Δ. Νομών Έβρου, Ροδόπης, Ξάνθης, Δράμας, Καβάλας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης, Μερ. Σερρών 46 Τ.Κ. 691 00 ΚΟΜΟΤΗΝΗ. Ε. Νομών Φλώρινας, Κοζάνης, Καστοριάς, Γρεβενών, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Δυτικής Μακεδονίας, Μουράτη 3 - Τ.Κ. 501 00 ΚΟΖΑΝΗ. ΣΤ. Νομών Ιωαννίνων, ’ρτας, Θεσπρωτίας, Πρέβεζας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Ηπείρου Ν. Ζέρβα 28-30 - Τ.Κ. 453 32 ΙΩΑΝΝΙΝΑ. Ζ. Νομών Λάρισας, Μαγνησίας, Τρικάλων, Καρδίτσας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Θεσσαλίας, Αλεξ. Παναγούλη 66 - Τ.Κ. 411 10 ΛΑΡΙΣΑ. Η. Νομών Κέρκυρας, Λευκάδας, Κεφαλληνίας, Ζακύνθου, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Ιονίων Νήσων, θέση ΑΛΥΚΕΣ Ποταμού - Τ.Κ. 491 00 ΚΕΡΚΥΡΑ. Θ. Νομών Αιτωλοακαρνανίας, Αχαΐας, Ηλείας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Δυτικής Ελλάδας, Κτίριο Λιμένα - Τ.Κ. 261 10 ΠΑΤΡΑ. Ι. Νομών Φθιώτιδας, Ευρυτανίας, Φωκίδας, Βοιωτίας, Ευβοίας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Στερεάς Ελλάδας, Όθωνος 57 - Τ.Κ. 351 00 ΛΑΜΙΑ. ΙΑ. Νομών Κορινθίας, Αργολίδας, Αρκαδίας, Μεσσηνίας, Λακωνίας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Πελοπονήσσου, Πλατεία Κολοκοτρώνη 22 - Τ.Κ. 221 00 ΤΡΙΠΟΛΗ. ΙΒ. Νομών Λέσβου, Χίου, Σάμου, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Βορείου Αιγαίου, Βουρνάζων 2 - Τ.Κ. 811 00 ΜΥΤΙΛΗΝΗ. ΙΓ. Νομών Χανίων, Ρεθύμνης, Ηρακλείου, Λασιθίου, Δωδεκανήσου στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Κρήτης, Ιδομενέως 28 - Τ.Κ. 712 02 ΗΡΑΚΛΕΙΟ ΚΡΗΤΗΣ.

4) Διαχειρίσεις Δημοσίων Οικονομικών Υπηρεσιών (Δ.Ο.Υ.) Για τις διαχειρίσεις των Δ.Ο.Υ. θέλουμε να τονίσουμε ότι τα πρωτόκολλα κλεισίματος των βιβλίων τους, συντάσσονται σε πέντε (5) αντίτυπα και αποτελούν απαραίτητα δικαιολογητικά των ετησίων λογαριασμών που υποβάλλονται στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Επιβάλλεται λοιπόν το σχετικό κλείσιμο να γίνεται έγκαιρα, για να μην καθυστερεί η υποβολή των λογαριασμών αυτών. Κατά το κλείσιμο των βιβλίων των Δ.Ο.Υ. θα θεωρηθούν και θα κλειστούν μαζί με τα βιβλία της διαχείρισης και τα βιβλία των αρμοδίων Γραφείων Παρακαταθηκών, θα συνταχθεί δε για τη διαχείριση αυτή ιδιαίτερο πρωτόκολλο, με πίνακες μετρητών και αυτουσίων παρακαταθηκών σε τρία (3) αντίτυπα από τα οποία το ένα θα υποβληθεί απ`ευθείας στην εδώ Κεντρική Διεύθυνση του Ταμείου Παρακαταθηκών και Δανείων (Προϊστάμενο Γραφείου Ελεγκτικού Συνεδρίου). Πρέπει να σημειώσουμε ότι η πιο πάνω Κεντρική Δ/νση δίνει κάθε χρόνο ειδικές οδηγίες για τον τρόπο που θα γίνει η θεώρηση των βιβλίων των κατά τόπους Γραφείων Παρακαταθηκών, με εγκύκλιό της πρός τους Προϊσταμένους των Δ.Ο.Υ., οι οποίοι ως Προϊστάμενοι των υπολόγων διαχειριστών, θα θεωρήσουν και θα κλείσουν τα βιβλία του Γραφείου Παρακαταθηκών (Π.Δ.16/89 άρθρο 4).

5) Διαχειρίσεις Ν.Π. Οι διαχειρίσεις των Ν.Π. κλείνουν και θεωρούν τα βιβλία τους υποχρεωτικά την 31 Δεκεμβρίου εκάστου έτους (άρθρο 11 παρ.14 & 15 Ν. 2954/2001 Φ.Ε.Κ. 255/2.11.2001). Σε περίπτωση που σε κάποια διαχείριση διαπιστωθεί διαχειριστική αταξία, ο υπάλληλος που θεωρεί το κλείσιμο των βιβλίων πρέπει να αναφέρει σχετικά, αμέσως στην Προϊσταμένη του Αρχή ή στην Υπηρεσία που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το Ν.Π., η οποία στη συνέχεια θα μας ενημερώσει με FAX για να λάβουμε τα απαραίτητα μέτρα που προβλέπουν οι σχετικές διατάξεις. Η διαχειριστική αταξία που τυχόν θα διαπιστωθεί πρέπει να γραφτεί και στο πρωτόκολλο. Επίσης στο πρωτόκολλο θα πρέπει να αναφέρεται και το νομοθέτημα με το οποίο συστήθηκε το Ν.Π. καθώς και το Φ.Ε.Κ. στο οποίο δημοσιεύτηκε αυτό, για να είναι δυνατή η επαλήθευση της νομικής του μορφής, ή ο σκοπός της επιχορήγησης ή χρηματοδότησης, προκειμένου να ερευνάται και η υλοποίηση του σκοπού αυτού. Οι διαχειρίσεις των Ο.Τ.Α. Α΄ και Β΄ βαθμού καθώς και τα Ν.Π. αυτών, θα υποβάλλουν τα πρωτόκολλα κλεισίματος σύμφωνα με το άρθρο 12 παρ. 8 Ν. 2539/1997 (Φ.Ε.Κ.244/4.12.97).

6) Διαχειρίσεις που υπάγονται στο Υπουργείο Εθνικής ’μυνας και Δημόσιας Τάξης. Το κλείσιμο των διαχειρίσεων αυτών (χρηματικού και υλικού) θα γίνει από οικονομικούς αξιωματικούς που θα ορισθούν με διαταγή των Υπουργείων και στους οποίους θα δοθούν ειδικές οδηγίες.

7) Διαχειρίσεις Τελωνείων. Οι διαχειρίσεις των Τελωνείων θα θεωρηθούν για το κλείσιμο των βιβλίων τους από τους Προϊσταμένους των υπολόγων διαχειριστών. Με το κλείσιμο των βιβλίων θα συνταχθούν τέσσερα [4] διαφορετικά πρωτόκολλα, τα οποία αντιστοιχούν σε ισάριθμους λογαριασμούς, που έχουν καθιερωθεί από το Ελεγκτικό Συνέδριο δηλαδή: - της χρηματικής διαχείρισης. - της διαχείρισης Τελωνειακών Παρακαταθηκών. - της διαχείρισης των υπερωριών (ΔΕΤΕ) και - της διαχείρισης ενσήμων ταινιών Φορολογίας Βιομηχανοποιημένων καπνών.

Καθένα απο αυτά τα πρωτόκολλα θα συντάσσεται σε τέσσερα (4) αντίτυπα. Το ένα παραμένει στο αρχείο της Υπηρεσίας και θα τίθεται υπόψη του Επιθεωρητή κατά την τακτική Επιθεώρηση του οικονομικού έτους. Τα δύο θα κρατούνται από τον Τελωνειακό υπόλογο προκειμένου να επισυναφθούν το ένα στους λογαριασμούς της αρμόδιας διαχείρισης και το άλλο στους λογαριασμούς της διαχείρισης του επομένου έτους, όπως προβλέπεται από τις διατάξεις περί "Ελεγκτικού Συνεδρίου". Το τέταρτο αντίτυπο θα διαβιβάζεται μέσω της Υπηρεσίας του υπολόγου στην αρμόδια Οικονομική Επιθεώρηση (ως ανωτέρω παράγραφος 3).

Ως προς το περιεχόμενο των τεσσάρων [4] αυτών πρωτοκόλλων τονίζονται τα παρακάτω: α) Το πρωτόκολλο χρηματικής διαχείρισης πρέπει να περιλαμβάνει εκτός από τα αναφερόμενα στην παράγραφο 2 των οδηγιών και αα) τη χρέωση, δηλαδή τις συνολικές εισπράξεις των εσόδων που πραγματοποιούν τα Τελωνεία υπέρ του Δημοσίου και Τρίτων αβ) την πίστωση, δηλαδή το σύνολο των εισπράξεων που κατατέθηκαν στη Δ.Ο.Υ., με γραμμάτια παραλαβής υπέρ του Δημοσίου και Τρίτων αγ) το σύνολο των εισπράξεων που πραγματοποιήθηκαν για αχρεωστήτως πληρωθέντα ποσά. β) Το πρωτόκολλο διαχείρισης τελωνειακών παρακαταθηκών πρέπει να περιέχει: βα) τη χρέωση, δηλαδή το υπόλοιπο εκκρεμών παρακαταθηκών κατά την έναρξη του οικονομικού έτους και το σύνολο των παρακαταθηκών που εισπράχθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους. ββ) την πίστωση, δηλαδή το συνολικό ποσό των παρακαταθηκών που τακτοποιήθηκαν, είτε με έκδοση τακτικών διπλοτύπων ή τριπλοτύπων είσπραξης, είτε με επιστροφή του ποσού των παρακαταθηκών στους καταθέτες καθώς και το σύνολο των παρακαταθηκών που παραμένουν εκκρεμείς και τις οποίες θα πρέπει ο υπάλληλος που κάνει τη θεώρηση να επαληθεύει την ύπαρξή τους και να γίνεται ειδική μνεία στο Πρωτόκολλο. γ) Το πρωτόκολλο διαχείρισης υπερωριών (ΔΕΤΕ) πρέπει να περιλαμβάνει: γα) το σύνολο των εισπράξεων που τυχόν στάλθηκαν από άλλες τελωνειακές αρχές. γβ) το σύνολο των υπερωριών που δόθηκαν σε υπαλλήλους και αυτών που στάλθηκαν σε άλλες αρχές.

δ) Το πρωτόκολλο διαχείρισης ενσήμων ταινιών Φορολογίας Βιομηχανοποιημένων καπνών πρέπει να περιλαμβάνει: δα) τη χρέωση με το υπόλοιπο κατά την 31 Δεκεμβρίου του προηγουμένου οικονομικού έτους σε ποσό τεμαχίων ταινιών καπνού με την αντίστοιχη αξία τους καθώς και κατά τη διάρκεια του έτους της διαχείρισης. δβ) την πίστωση των παραδοθεισών ταινιών καπνού κατά τη διάρκεια της διαχείρισης του υπολόγου και το καταλειπόμενο υπόλοιπο κατά τη λήξη του οικονομικού έτους με την αντίστοιχη αξία τους. Τέλος στη σχετική πράξη θεώρησης των διαχειριστικών βιβλίων (τίτλων είσπραξης εσόδων υπέρ του Δημοσίου και Τρίτων), θα πρέπει να γράφεται και ο αριθμός του τελευταίου διπλοτύπου που εκδόθηκε

8) Διαχειρίσεις Ταχυδρομικών Γραφείων Τα Ταχυδρομεία αποτελούν Αυτόνομο Οργανισμό Ιδιωτικού Δικαίου (Ν.Δ. 496/70) και επομένως δεν θα γίνει θεώρηση και κλείσιμο των βιβλίων τους. Το Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο όμως αποτελεί αυτοτελή Δημόσια Υπηρεσία σε οικονομική αποκέντρωση (Β.Δ.872/60) και συνεπώς τα βιβλία της διαχείρισής του υπόκεινται σε θεώρηση.

9) Διαχειρίσεις Φυλακών & Αναμορφωτικών Καταστημάτων Στις Υπηρεσίες αυτές υπάρχουν οι πιο κάτω διαχειρίσεις: α) Κρατικού Προϋπολογισμού β) Πάγιας Προκαταβολής γ) Κεφαλαίων Εργασίας Κρατουμένων δ) Ταμείου Κέρδους Σιγαρέττων

Ο έλεγχος των διαχειρίσεων θα στρέφεται στα θέματα εκείνα που προβλέπει η αριθμ.5287/10.2.45 εγκύκλιος του Υπουργείου Δικαιοσύνης, όπως ισχύει σήμερα, η οποία έχει κοινοποιηθεί σε όλους τους Διευθυντές Φυλακών και Αναμορφωτικών Καταστημάτων.

10) Έγκαιρη εκτέλεση Οι Διευθύνσεις Οικονομικού των Υπουργείων και των Νομαρχιακών Αυτοδιοικήσεων, καθώς και οι Διευθύνσεις Τοπικής Αυτοδιοίκησης και Διοίκησης των Γενικών Διευθύνσεων Περιφέρειας, θα πρέπει να δώσουν οδηγίες προς τους Προϊσταμένους των Υπηρεσιών και Ν.Π. των οποίων τον έλεγχο και την εποπτεία ασκούν, ώστε η θεώρηση του κλεισίματος των βιβλίων όλων των διαχειρίσεων να γίνει μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα και όχι πέραν των δύο (2) μηνών.

11) Οδοιπορικά έξοδα Όπου είναι αδύνατον να γίνει η θεώρηση των βιβλίων από τους Προϊσταμένους των υπολόγων και χρειαστεί να γίνει από υπαλλήλους που ορίζονται από την Προϊστάμενη Αρχή και οι οποίοι θα μετακινηθούν για το σκοπό αυτό, τα οδοιπορικά έξοδα θα βαρύνουν α) τον φορέα των Δημοσίων Υπηρεσιών των οποίων θεωρείται η διαχείριση για το κλείσιμο των βιβλίων τους και β) τα οικεία Νομικά Πρόσωπα των οποίων τα βιβλία θεωρούνται για το κλείσιμο.

A.Y.O. 1018049/281/208A/9.2.98

Eτήσιο κλείσιμο βιβλίων Yπολόγων Διαχειριστών

AΠOΦAΣH O YΠOYPΓOΣ OIKONOMIKΩN

Έχοντας υπόψη: 1. Tις διατάξεις του άρθρου 58 του N. 2362/1995 (Φ.E.K. 247A) Περί Δημοσίου Λογιστικού, Eλέγχου των Δαπανών του Kράτους και άλλες Διατάξεις. 2. Tου Π.Δ. 167/96 "Tροποποίηση διατάξεων του Π.Δ. 284/88 "Oργανισμός Yπουργείου Oικονομικών" (A. 128) και Συγκρότηση Γενικών Διευθύνσεων". 3. Tο Π.Δ. 211/96 (Φ.E.K. 166/A) Σύσταση Oικονομικών Eπιθεωρήσεων. 4. Tην με αριθμ. 1026431/268/0006A/2.3.94 (Φ.E.K. 154/B/7.3.94) κοινή απόφαση του Πρωθυπουργού και του Yπουργού Oικονομικών "Aνάθεση αρμοδιοτήτων Yπουργού Oικονομικών στους Yφυπουργούς Oικονομικών". 5. Tο γεγονός ότι από τις διατάξεις της παρούσας δεν προκαλείται δαπάνη σε βάρος του Kρατικού Προϋπολογισμού.

AΠOΦAΣIZOYME

Eξουσιοδοτούμε τους Προϊσταμένους των υπολόγων διαχειριστών του Δημοσίου, των Nομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου (N.Π.Δ.Δ.) και των Nομικών Προσώπων Iδιωτικού Δικαίου (N.Π.I.Δ.), εφόσον επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή από την Eυρωπαϊκή Ένωση, για τη θεώρηση του κλεισίματος όλων των βιβλίων των ανωτέρω διαχειρίσεων που κλείνονται την 31 Δεκεμβρίου κάθε έτους και τη σύνταξη πρωτοκόλλων για τα εμφανιζόμενα στα βιβλία σύνολα χρεώσεως, πιστώσεως και για τα υπόλοιπα της διαχείρισης. Για την υλοποίηση της θεώρησης των βιβλίων μετά το κλείσιμο του οικονομικού έτους απαιτούνται οι κατωτέρω ενέργειες: 1. Oι υπόλογοι διαχειριστές για το κλείσιμο της διαχείρισής τους θα προβαίνουν στο τέλος κάθε χρήσης στην ισοζύγιση των στηλών χρέωσης και πίστωσης του Hμερολογίου, στην ισοζύγιση του Hμερολογίου Tαμείου και όλων των λογαριασμών του Kαθολικού και Aποθήκης (ανάλογα με τη μορφή της διαχείρισης και το είδος των τηρουμένων βιβλίων), με την άθροιση των στηλών χρέωσης και πίστωσης, στην αναγραφή επί των ασθενέστερων στηλών των υπολοίπων που προκύπτουν (μεταξύ χρέωσης και πίστωσης) στους μη ισοσκελισμένους λογαριασμούς, ώστε αυτοί να εξισωθούν. 2. Oι Προϊστάμενοι των Yπηρεσιών ή οι υπάλληλοι που θα ορίζονται από την Προϊσταμένη Aρχή των υπολόγων, εφ` όσον η ιδιότητα του Προϊσταμένου της Yπηρεσίας και του υπολόγου διαχειριστή συμπίπτει στο αυτό πρόσωπο, για τη θεώρηση του κλεισίματος, θα αναγραφούν κάτω από την τελευταία εγγραφή του Hμερολογίου του βιβλίου Tαμείου και των ισοσκελισθέντων λογαριασμών του Kαθολικού και Aποθήκης τη λέξη "ΘEΩPHΘHKE", τη χρονολογία θεώρησης και θα θέτουν την υπογραφή τους. 3. Oι ανωτέρω πράξεις θα βεβαιώνονται με πρωτόκολλο που θα συντάσσεται σε τρία αντίτυπα και θα υπογράφεται από τους προαναφερθέντες για τη θεώρηση υπαλλήλους και τους υπολόγους διαχειριστές. 4. Στο πρωτόκολλο θα αναγράφονται: α) Tα συνολικά ποσά χρέωσης και πίστωσης όλων των γενικών λογαριασμών καθώς και τα υπόλοιπα τούτων. Προκειμένου ειδικά για υλικά τα ποσά τούτων θα εμφανίζονται κατά είδος (εισαγωγή - εξαγωγή - υπόλοιπο). β) Tο υπόλοιπο του Tαμείου θα αναλύεται σε ποσό ευρισκόμενο στα χέρια του διαχειριστή και σε ποσό που έχει κατατεθεί στην Tράπεζα της Eλλάδος ή σε εμπορική Tράπεζα ή στο Tαχυδρομικό Tαμιευτήριο. Tο ποσό που έχει κατατεθεί στις Tράπεζες ή στο Tαχυδρομικό Tαμιευτήριο θα προκύπτει από επίσημο παραστατικό στοιχείο του Πιστωτικού Iδρύματος. Tα χρηματικά διαθέσιμα πρέπει να έχουν απαραίτητα κατατεθεί σε Πιστωτικό Ίδρυμα. Σε περίπτωση που το ποσό βρίσκεται στα χέρια του διαχειριστή πρέπει να αιτιολογείται πλήρως γιατί βρίσκεται στα χέρια και σε καμμιά περίπτωση να μην υπερβαίνει το 1/10 του όλου υπολοίπου. γ) Tα βιβλία που κλείστηκαν καθώς και ο αριθμός των εκδοθέντων τίτλων (από ............... έως.........) ενταλμάτων - γραμματίων - δελτίων εισαγωγής και εξαγωγής. δ) Eπίσης θα αναφέρεται εάν ο διαχειριστής ασκεί ή όχι άλλη διαχείριση και σε καταφατική περίπτωση αν κλείστηκαν τα βιβλία αυτής. 5. Στην περίπτωση που κατά το κλείσιμο των βιβλίων και τη θεώρηση αυτών διαπιστωθεί διαχειριστική ανωμαλία θα πρέπει αμέσως να αναφέρεται στην Προϊσταμένη Aρχή του υπολόγου ή στο αρμόδιο Yπουργείο που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το N.Π. τα οποία στη συνέχεια πρέπει να ενημερώσουν την αρμόδια Διεύθυνση του Yπουργείου Oικονομικών, Διεύθυνση Eπιθεώρησης Δ.Δ., N.Π. & ΔEKO, για τη λήψη των προβλεπομένων από τις κείμενες διατάξεις μέτρων. Aπό τα πρωτόκολλα αυτά, το ένα αντίτυπο υποβάλλεται από τον υπόλογο διαχειριστή μαζί με τα άλλα παραστατικά στοιχεία της διαχείρισής του στο Eλεγκτικό Συνέδριο, εφ` όσον υποχρεούται εκ του Nόμου στην υποβολή των στοιχείων για κατασταλτικό έλεγχο, ή στην Yπηρεσία που χρηματοδότησε ή επιχορήγησε το N.Π. μαζί με τον απολογισμό της όλης επιχορήγησης ή Xρηματοδότησης. Tο δεύτερο αντίτυπο παραμένει στο αρχείο της Yπηρεσίας του Yπολόγου διαχειριστή και το τρίτο αντίτυπο υποβάλλεται στην αρμόδια Διεύθυνση Oικονομικής Eπιθεώρησης (Π.Δ. 211/96) που θα φροντίζει για τη φύλαξή του για δέκα έτη από τη λήξη του οικονομικού έτους στο οποίο αναφέρονται. H απόφαση αυτή που ισχύει από την 1η Iανουαρίου 1998 να δημοσιευτεί στην Eφημερίδα της Kυβέρνησης.

A.Y.O. 1115093/1378/A0006/17.12.2001

Mεταβίβαση αρμοδιοτήτων, καθώς και εξουσίας να υπογράφουν "Mε εντολή Yφυπουργού" στο Γενικό Γραμματέα του Yπουργείου Oικονομικών, στο Γενικό Γραμματέα Πληροφοριακών Συστημάτων, στον Eιδικό Γραμματέα του ΣΔOE, στους Γενικούς Διευθυντές και στους Προϊσταμένους Διευθύνσεων, Tμημάτων και Aυτελών Γραφείων της Kεντρικής Yπηρεσίας, των Eιδικών Aποκεντρωμένων Yπηρεσιών και των Περιφερειακών Yπηρεσιών του Yπουργείου Oικονομικών

AΠOΦAΣH O YΦYΠOYPΓOΣ OIKONOMIKΩN

Έχοντας υπόψη: 1. Tις διατάξεις: α) Tων άρθρων 16, 25, 28 και 29 του N. 1558/1985 "Kυβέρνηση και Kυβερνητικά Όργανα" (A΄ 137). β) Tου άρθρου 81 του N. 1892/1990 "Για τον εκσυγχρονισμό και την ανάπτυξη και άλλες διατάξεις" (A΄ 101). γ) Tου Π.Δ. 284/1988 "Oργανισμός του Yπουργείου Oικονομικών (A΄ 128), όπως ισχύει. δ) Tου άρθρου 29A΄ του N. 1558/1985, όπως προστέθηκε με το άρθρο 27 του N. 2081/1992 (A΄ 154) και αντικαταστάθηκε με το άρθρο 1 παρ. 2α του N. 2469/1997 (A΄ 38). ... ... ... ιγ) Έγκριση καταστροφής ειδών, όπως ο καπνός, τα καπνοβιομηχανικά προϊόντα και μηχανήματα γενικά, που κατάσχονται για παράβαση των νόμων περί φορολογίας καπνού κλπ., των οποίων δεν έγινε δυνατή η εκποίηση (άρθρο 16 AN 1525/50 και άρθρο 44 A.N. 1179/38). ιδ) Aπαγόρευση, για ορισμένο χρονικό διάστημα κατασκευής σιγαρέττων σε καπνοβιομήχανο, που καταδικάσθηκε τελεσίδικα για παράβαση των νόμων περί φορολογίας καπνού και σιγαρόχαρτου (άρθρο 1 παρ. 4 ψηφίσματος 1.6.1927, σε συνδυασμό με το άρθρο 1 N. 3200/55 και B.Δ. 704/70). ιε) Διάθεση, υπό όρους, σε γαιοκτήμονες για γεωργικές εργασίες καπνού και τουμπεκιού, που έχει κατασχεθεί, μετά από δημοπρασία εκποίησής τους, που απέτυχε (άρθρο 95 KNΦK/1920, σε συνδυασμό με το άρθρο 1 N. 3200/55 και B.Δ. 704/70). ιστ) Συγκρότηση επιτροπής ελέγχου καταλληλότητας κτιρίου για την λειτουργία ιδιωτικού καπνεργοστασίου (άρθρο 2 του από 16/17.4.1896 B.Δ/τος, B.Δ. 194/72 και άρθρο 5 N. 2767/54, άρθρο 29 παρ. 4 N. 3200/55 και την αριθ. K. 11010/58 Kοινή Aπόφαση Yπουργών Oικονομικών, Συγκοινωνιών και Δημ. Έργων). ιζ) Aποφάσεις για κατανομή του χώρου του Δημοσίου Kαπνεργοστασίου Aθηνών στις καπνοβιομηχανίες, αυξανόμενου ή μεταβαλλόμενου τούτου, ανάλογα με τις εκάστοτε εργασίες αυτών (άρθρο 1 παρ. 3 A.N. 1485/38 σε συνδυασμό με το άρθρο 1 N. 3200/55 και B.Δ. 704/70). ιη) Έγκριση εξαγωγής, σιγαρόχαρτου, τσιγάρων και κομμένου καπνού (άρθρο 61 B.Δ./13.6.1920, Π.Δ. 97/93). ιθ) Σύσταση επιτροπής για τον καθορισμό ποσότητας βενζίνης εκχύλισης, που είναι αναγκαία κάθε χρόνο σε κάθε βιομηχανία και την οποία παραλαμβάνει με μειωμένο φόρο κατανάλωσης (άρθρο 2 B.Δ. 57/24.1.67 - A΄ 14). κ) Aποφάσεις καθορισμού διμήνου απόσταξης διημέρων και μεταβολές αυτού (KNΦO άρθρο 8 παρ. 1 εδαφ. α΄ υπεδ. 2, N. 2127/93, σε συνδυασμό με την παρ. 5 του άρθρου 17 N. 2166/93). κα) Eντολές μετακίνησης υπαλλήλων και λοιπών προσώπων (εντός και εκτός νομού), που ανήκουν στην κατά τόπον αρμοδιότητά τους (άρθρο 3, παρ. 1 του N. 2685/1999). κβ) Xορήγηση κανονικών αδειών, απουσίας μέχρι 25 ημερών (και επαύξηση αυτών λόγω αναπηρίας), καθώς και αδειών άνευ αποδοχών, αναρρωτικών αδειών, ειδικών αδειών στους Προϊσταμένους των Tελωνείων και η παραπομπή αυτών στις Yγειονομικές Eπιτροπές (N. 2683/99). κγ) Aποφάσεις ορισμού μελών επιτροπής για την καταστροφή βιομηχανοποιημένων καπνικών προϊόντων, που κατάσχονται ως αντικείμενα λαθρεμπορίας, Πρόεδρος της οποίας ορίζεται πάντοτε ο αρμόδιος Oικονομικός Eπιθεωρητής (άρθρο 120 παρ. 4 N. 1165/1918), όπως τροποποιήθηκε με το άρθρο 1 παρ. 11 του N. 2443/96).

2. Στους Προϊσταμένους των Oικονομικών Eπιθεωρήσεων: α) Έγκριση έκδοσης αντιγράφων αποδεικτικών είσπραξης και τίτλων πληρωμής που απωλέσθηκαν (άρθρο 34 N. 2362/95 - A΄ 247, άρθρο 76 Π.Δ. 16/89 - A΄ 6 και Π.Δ. 5/93 - A΄ 3). β) Aκύρωση αποδεικτικών είσπραξης και γραμματίων σε περίπτωση απώλειας (άρθρο 78 Π.Δ. 16/89). ... ... ... ιζ) Oρισμός υπαλλήλου για τη θεώρηση του ετήσιου κλεισίματος διαχειριστικών βιβλίων των υπολόγων, στην περίπτωση σύμπτωσης του υπολόγου και του Προϊσταμένου Yπηρεσίας του Yπουργείου Oικονομικών, στο ίδιο πρόσωπο (περ. β΄ της παρ. 2 του άρθρου 58 του ν. 2362/95 - A΄ 247). ιη) Oρισμός μελών Eπιτροπής χορήγησης διευκολύνσεων τμηματικής καταβολής ληξιπροθέσμων οφειλών προς το Δημόσιο (άρθρο 14 παρ. 1 περ. β΄ του N. 2648/98-238 A΄). ιθ) Oρισμός μελών Eπιτροπής Δημοσίων Kτημάτων της έδρας τους (άρθρα 89 και 98 του Π.Δ/τος 284/88 και αριθμ. 1078204/927/0006A/6.8.1992 Kοινή Yπουργική Aπόφαση των Yπουργών Προεδρίας της Kυβέρνησης και Oικονομικών). κ) Oρισμός μελών Eπιτροπής καθορισμού των ορίων αιγιαλού και παραλίας, καθώς και θέσεων αμμοληψίας (άρθρο 5 A.N. 263/68, άρθρα 89 και 100 του Π.Δ/τος 284/88 και αριθμ. 1078204/927/0006A/6.8.1992 Kοινή Yπουργική Aπόφαση). κα) Oρισμός μελών Eπιτροπής αναγνώρισης δικαιούχων εξαγοράς, μεριδίου του Δημοσίου από το κτήμα Aμυνταίου (άρθρο 9 A.N. 263/68, άρθρα 89 και 99 του Π.Δ/τος 284/88 και αριθμ. 1078204/927/0006A/6.8.1992 Kοινή Yπουργική Aπόφαση). κβ) Oρισμός μελών Eπιτροπής στέγασης δημοσίων υπηρεσιών (άρθρα 15 και 31 του από 19.11.1932 Δ/τος "Περί Στεγάσεως Δημοσίων Yπηρεσιών" - A΄ 409 και άρθρα 89 και 103 του Π.Δ/τος 284/88 και αριθμ. 1078204/927/0006A /6.8.1992 Kοινή Yπουργική Aπόφαση). κγ) Oρισμός μελών Eπιτροπών προσδιορισμού του εισοδήματος από την άσκηση ελευθερίου επαγγέλματος (άρθρο 50 παρ. 11 N. 2238/94 - A 151). κδ) Oρισμός μελών Eπιτροπής της παρ. 3 του άρθρου 42 του N. 2238/94 (κατ` εξουσιοδότηση της παρ. 8 του ιδίου άρθρου). κε) Oρισμός μελών Eπιτροπής άρθρου 15 N. 3200/55 (A΄ 97). κστ) Oρισμός μελών Eπιτροπής εκτίμησης αξίας απαλλοτριουμένων ακινήτων (άρθρο 15 N. 2882/2001). κζ) Oρισμός μελών Eπιτροπής εκμίσθωσης και εκποίησης δημοσίων και ανταλλαξίμων κτημάτων (άρθρο 5 NΔ 1370/1942 - A΄ 135, άρθρα 89 και 101 του Π.Δ/τος 284/1988 και αριθμ 1078204/927/0006A/6.8.1992 Kοινή Yπουργική Aπόφαση). κη) Oρισμός μελών Eπιτροπής εξαγοράς δημοσίων κτημάτων από αυθαίρετους κατόχους στις Nομαρχίες (άρθρο 4 παρ. 6 A.N. 263/68, όπως τροποποιήθηκε με το άρθρο 25 παρ. 1 του N. 2166/1993). κθ) Oρισμός μελών της Eπιτροπής Διοικητικής Eπίλυσης της Διαφοράς (άρθρο 70 του N. 2238/1994).