ΥΠΟΙΚ 1099808/2991/ΠΟΛ.1199/25.10.1999 Διευκρινίσεις για τις διαδικασίες και τα δικαιολογητικά απόδοσης ΑΦΜ, καθώς και οδηγίες για την εισαγωγή των στοιχείων στο σύστημα

Οπως γνωρίζετε, με την υπ` αριθ. 1027411/842/ΔΜ/26.2.1998 (ΦΕΚ 193/Β`) Υπουργική Απόφαση, που εκδόθηκε κατ` εξουσιοδότηση του άρθρου 31 του Ν.2515/1997 και που σας κοινοποιήθηκε με την υπ` αριθ. 1045709/1693/ΔΜ/ΠΟΛ.1106/1998 εγκύκλιο, ορίζεται η υποχρεωτική χορήγηση Αριθμού Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ) και οι διαδικασίες απόδοσής του. Με την υπ` αριθ. 1050563/1800/ΔΜ/ΠΟΛ.1120/1998 εγκύκλιο, σας παρασχέθηκαν ειδικότερες οδηγίες για την ορθή και ομοιόμορφη εφαρμογή της παραπάνω ΑΥΟ.

Επειδή, παρά ταύτα, από πληροφορίες και διαμαρτυρίες φορολογούμενων, έχει περιέλθει σε γνώση μας η μη ομοιόμορφη εφαρμογή των προβλεπομένων διαδικασιών, με δυσμενείς συνέπειες στο Μητρώο (λανθασμένη εισαγωγή στοιχείων), αλλά και στην εύρυθμη λειτουργία όλης της ΔΟΥ, παρέχονται για μια ακόμη φορά οι παρακάτω οδηγίες ειδικά για τις διαδικασίες και τα δικαιολογητικά απόδοσης ΑΦΜ, καθώς και για την εισαγωγή των στοιχείων στο σύστημα.

Α. Διαδικασία και δικαιολογητικά απόδοσης ΑΦΜ ------------------------------------------

Οπως είναι γνωστό, τα στοιχεία - κλειδιά που ταυτοποιούν τον ένα ΑΦΜ με ένα πρόσωπο, είναι τα εξής:

- Ονομα

- Επώνυμο

- Επώνυμο και όνομα πατέρα

- Πατρικό επώνυμο και όνομα μητέρας

- Ημερομηνία γέννησης

- Τόπος γέννησης

Για την πιστοποίηση αυτών των στοιχείων, κάθε Φυσικό Πρόσωπο πρέπει να επιδεικνύει (άρθρο 5 της ΑΥΟ):

- Την αστυνομική του ταυτότητα (ημεδαπό Φυσικό Πρόσωπο).

- Το διαβατήριο ή την ταυτότητά του (αλλοδαπό Φυσικό Πρόσωπο) ή το Ειδικό Δελτίο Ταυτότητας Ομογενούς (Ε.Δ.Τ.Ο.), με την απαραίτητη προϋπόθεση της αναγραφής σ` αυτά όλων των παραπάνω αναφερομένων στοιχείων (κλειδιά) και

- Ληξιαρχική πράξη γέννησης, στην περίπτωση που το Φυσικό Πρόσωπο στερείται ταυτότητας ή διαβατηρίου ή τα αναγραφόμενα στα παραπάνω έγγραφα στοιχεία είναι ελλιπή.

Σε καμία περίπτωση η βεβαίωση κατάθεσης δικαιολογητικών στις Υπηρεσίες του ΟΑΕΔ, για τη χορήγηση σ` αυτούς Πράσινης Κάρτας, αλλά και η ίδια η Πράσινη Κάρτα σε όσους έχει δοθεί, δεν είναι αποδεικτικό στοιχείο ταυτότητας για τη χορήγηση ΑΦΜ.

Σημειώνεται ότι όταν τα στοιχεία των ξενόγλωσσων ταυτοτήτων και διαβατηρίων των αλλοδαπών είναι γραμμένα με λατινικούς χαρακτήρες, δεν απαιτείται επίσημη μετάφραση, αφού είναι δυνατή η εισαγωγή τους στο σύστημα. Απαιτείται επίσημη μετάφραση στις περιπτώσεις εκείνες των ξενόγλωσσων ταυτοτήτων ή διαβατηρίων που δεν είναι δυνατή η καταχώρισή τους (κινέζικη γραφή κ.λπ.), καθώς και σε όσες απαιτείται επιβεβαίωση τυχόν ισχυρισμών των αλλοδαπών περί εθνικότητας (Αλβανοί).

Επισημαίνεται, επίσης, ότι ως επίσημη μετάφραση θεωρείται αυτή του Μεταφραστικού Τμήματος του Υπουργείου Εξωτερικών, καθώς και αυτή των δικηγόρων (Ν.3026/1954 και υπ` αριθ. 479/1997 Γνωμοδότηση του Ν.Σ.Κ.).

Τονίζεται ιδιαίτερα ότι, σε κάθε περίπτωση, ο υπάλληλος του Γραφείου Μητρώου, υποχρεούται να φωτοτυπεί τα επιδεικνυόμενα σ` αυτόν έγγραφα και να τα διαφυλάττει στο τηρούμενο Αρχείο Μητρώου.

Β. Εισαγωγή στοιχείων στο σύστημα ------------------------------

Μετά τον έλεγχο των στοιχείων ταυτότητας και του Κεντρικού Μητρώου του ΚΕΠΥΟ, εισάγονται τα στοιχεία για την απόδοση του ΑΦΜ.

Κατά την καταχώριση και εισαγωγή των στοιχείων στο σύστημα, απαιτείται να επιδεικνύεται από τον εξουσιοδοτημένο, από τον Προϊστάμενο της ΔΟΥ, υπάλληλο του Μητρώου, η δέουσα σχολαστικότητα και επιμέλεια. Η ορθή καταχώρισή τους έχει ως αποτέλεσμα τη δημιουργία αξιόπιστου Τοπικού, αλλά και Κεντρικού Μητρώου και αποτελεί το βασικό θεμέλιο και για την εύρυθμη λειτουργία όλης της ΔΟΥ, αλλά και για αξιόπιστες διασταυρώσεις, ελέγχους, αλλά και για τη δημιουργία της εικόνας του κάθε φορολογούμενου (profile).

Επειδή από τους υπεύθυνους του Υποκαταστήματος Μητρώου του μηχανογραφικού συστήματος TAXIS - Εφαρμογές έχουν υποβληθεί παράπονα στη Διεύθυνσή μας, κατά καιρούς, για λανθασμένη καταχώριση στοιχείων στο σύστημα από τους υπαλλήλους του Γραφείου Μητρώου αρκετών ΔΟΥ, με δυσμενείς συνέπειες στην παραγωγική λειτουργία του TAXIS, λόγω του χρόνου που απαιτείται για τις εκ μέρους τους διορθώσεις, παρακαλούνται:

Οι Προϊστάμενοι των ΔΟΥ, ως έχοντες και την ευθύνη της εύρυθμης λειτουργίας της Υπηρεσίας τους (άρθρο 4 του Π.Δ.16/1989), να επιστήσουν την προσοχή στους από αυτούς εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους του Γραφείου Μητρώου, που τονίζεται ότι είναι και οι μόνοι που πρέπει να έχουν πρόσβαση στο υποσύστημα Μητρώου (για τον έλεγχο του συστήματος), να επιδεικνύουν τη δέουσα επιμέλεια και προσοχή και στον έλεγχο των υποβαλλομένων δικαιολογητικών, αλλά και στην καταχώριση στο σύστημα των στοιχείων ταυτότητας για τη χορήγηση ΑΦΜ.

Το δε υποσύστημα Μητρώου του Εργου TAXIS - Εφαρμογές να αποστέλλει εφεξής στη Διεύθυνση Μητρώου - Τμήματα Α` και Β` όλα τα έγγραφα των ΔΟΥ που αναφέρονται σε λανθασμένη καταχώριση στοιχείων και κατά τη χορήγηση ΑΦΜ, αλλά και κατά τη χορήγηση βεβαίωσης έναρξης - μεταβολής και διακοπής εργασιών επιχείρησης.