Θέμα: «Διευκρινίσεις για τη διαδικασία βεβαίωσης γνησίου υπογραφής του άρθρου 11 του ν. 2690/1999 (Α' 45)».

Με αφορμή πρόσφατα έγγραφα και προφορικά ερωτήματα από ΚΕΠ της χώρας προς την Υπηρεσία μας ως προς τη διαδικασία της βεβαίωσης γνησίου υπογραφής και προκειμένου να διασφαλιστεί η εφαρμογή της κείμενης νομοθεσίας κατά ενιαίο και ομοιόμορφο τρόπο από όλες τις δημόσιες υπηρεσίες, θέτουμε υπόψη σας τα ακόλουθα:

Α. ΓΕΝΙΚΑ

Σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 1 του άρθρου 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (ν. 2690/1999), όπως ισχύει, προβλέπονται τα ακόλουθα:

«Η βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής του ενδιαφερομένου γίνεται, από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή από τα Κ.Ε.Π., εκτός από τις υπηρεσίες της Ελληνικής Αστυνομίας, βάσει του δελτίου ταυτότητας ή των αντίστοιχων εγγράφων που προβλέπονται στο άρθρο 3.

ΔΕΝ απαιτείται βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής του ενδιαφερομένου, όταν προσέρχεται αυτοπροσώπως για υποθέσεις του στις υπηρεσίες του δημόσιου τομέα ή στα Κ.Ε.Π., προσκομίζοντας το δελτίο ταυτότητας ή τα αντίστοιχα πρωτότυπα έγγραφα.

Στις περιπτώσεις που ο νόμος απαιτεί βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής του ενδιαφερομένου, αρκεί η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή η εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του ενδιαφερομένου, εφόσον το έγγραφο διακινείται ηλεκτρονικά.».

ΣΥΝΕΠΩΣ:

1. Σύμφωνα με τα ως άνω οριζόμενα ΟΛΕΣ οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ της χώρας εκτός από τις υπηρεσίες της Ελληνικής Αστυνομίας, ΥΠΟΧΡΕΟΥΝΤΑΙ να βεβαιώνουν το γνήσιο της υπογραφής. Η αρμοδιότητα για τη διεκπεραίωση της διαδικασίας αυτής από τα Κ.Ε.Π., δεν καταργεί την υποχρέωση διεκπεραίωσής τους από τις λοιπές διοικητικές αρχές. Κατά συνέπεια, επισημαίνουμε εκ νέου ότι, είναι ΠΑΡΑΝΟΜΗ τόσο η άρνηση διοικητικής αρχής να προβεί στη διεκπεραίωση της βεβαίωσης γνησίου υπογραφής, με το πρόσχημα ότι αρμόδια για αυτό είναι τα Κ.Ε.Π., όσο και η παραπομπή για τη συγκεκριμένη διοικητική πράξη σε άλλη διοικητική αρχή.

2. Oι ως άνω διατάξεις ΔΕΝ προβλέπουν τη διενέργεια δειγματοληπτικού ελέγχου προκειμένου να εξακριβωθεί η γνησιότητα της πράξης βεβαίωσης του γνησίου υπογραφής. Επιπροσθέτως, οι διατάξεις της παρ. 2β του άρθρου 11 του Κώδικα, με τις οποίες προβλέπεται, μεταξύ άλλων, δειγματοληπτικός έλεγχος ακρίβειας υποβαλλόμενων στη Διοίκηση στοιχείων δεν αφορούν στη διαδικασία της βεβαίωσης του γνησίου της υπογραφής αλλά στη διαδικασία κατάθεσης ευκρινών φωτοαντιγράφων.

3. Οι φορείς του δημοσίου ΔΕΝ επιτρέπεται να ζητούν από τον ενδιαφερόμενο βεβαίωση γνησίου υπογραφής στην περίπτωση που αυτός προσέρχεται αυτοπροσώπως για τις υποθέσεις του στις αρμόδιες υπηρεσίες.

4. Οι φορείς του δημοσίου ΔΕΝ επιτρέπεται να ζητούν τη βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής σε αιτήσεις, υπεύθυνες δηλώσεις και πάσης φύσεως έγγραφα του ενδιαφερομένου όταν δεν υπάρχει ρητή πρόβλεψη περί τούτου στο σχετικό θεσμικό πλαίσιο της διαδικασίας για την οποία υποβάλλονται αυτά.

5. Στην περίπτωση που το θεσμικό πλαίσιο της διαδικασίας ρητά προβλέπει τη βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής ΚΑΙ το έγγραφο διακινείται ηλεκτρονικά, τότε οι φορείς του δημοσίου κάνουν υποχρεωτικά αποδεκτή την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του ενδιαφερομένου επί του εγγράφου, χωρίς περαιτέρω διατυπώσεις ή επισημειωματικές πράξεις όπως η βεβαίωση γνησίου υπογραφής.

Συναφώς υπενθυμίζεται ότι οι φορείς του δημοσίου κάνουν υποχρεωτικά αποδεκτά τα ηλεκτρονικά έγγραφα που εκδίδονται με τη χρήση των ειδικών ηλεκτρονικών εφαρμογών «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου», «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού» και «Ψηφιακή Βεβαίωση ή Συνυπογραφή Προτυποποιημένου Ιδιωτικού Εγγράφου» μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ) και διακινούνται είτε ως ηλεκτρονικά έγγραφα με χρήση Τ.Π.Ε. είτε ως έντυπα έγγραφα κατ’ εφαρμογή του άρθρου 5 της υπ' αριθ. 40912 ΕΞ 2021/18-11-2021 απόφασης του Υπουργού Επικρατείας (Β' 5354) όπως τροποποιήθηκε με την υπ’ αριθ. 1785/28-5-2025 απόφαση του Υπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης (Β' 3995).

Οι δημόσιες υπηρεσίες παρακαλούνται για την πιστή τήρηση της παρούσας εγκυκλίου.

Η παρούσα παρακαλούμε να κοινοποιηθεί σε όλες τις οργανικές μονάδες των Υπουργείων, Γενικών και Ειδικών Γραμματειών, καθώς και στα εποπτευόμενα Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου και Ιδιωτικού Δικαίου. Επιπλέον, οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις παρακαλούνται να κοινοποιήσουν άμεσα την παρούσα εγκύκλιο στους ΟΤΑ α' και β' βαθμού αρμοδιότητάς τους.

Η παρούσα εγκύκλιος βρίσκεται αναρτημένη στην ιστοσελίδα του Υπουργείου μας (www.ypes.gr), στη διαδρομή: Έργο & Δράσεις - Δημόσια Διοίκηση – Απλούστευση Διαδικασιών.

Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ

ΙΩΑΝΝΗΣ ΦΟΥΣΤΑΝΑΚΗΣ