Κ.Υ.Α 66587/2025

ΦΕΚ B ’ 7026/24.12.2025

Λειτουργία ψηφιακής πλατφόρμας προέγκρισης αιτημάτων ληξιαρχικών καταχωρίσεων στο Ειδικό Ληξιαρχείο.

ΟΙ ΥΠΟΥΡΓΟI ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ - ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ

Έχοντας υπόψη:

1. Τις διατάξεις:

α) Του ν. 4727/2020 «Ψηφιακή Διακυβέρνηση [Ενσωμάτωση στην Ελληνική Νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/2102 και της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1024] - Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες [Ενσωμάτωση στο Ελληνικό Δίκαιο της Οδηγίας (ΕΕ) 2018/1972] και άλλες διατάξεις» (Α’ 184) και ιδίως της παρ. 19 του άρθρου 107,

β) του άρθρου 43 του ν. 344/1976 «Περί ληξιαρχικών πράξεων» (Α’ 143),

γ) του άρθρου μόνου της υπ’ αρ. 45927/18-6-2021 κοινής απόφασης του Υπουργού Εσωτερικών και του Υφυπουργού Εξωτερικών «ΚΥΑ περιπτωσιολογίας του Ειδικού Ληξιαρχείου κατά τις διατάξεις του άρθρου 31 του ν. 4674/2020 (Α’ 53)» (Β’ 2705),

δ) των άρθρων 115-124 του ν. 4483/2017 «Ρυθμίσεις για τον εκσυγχρονισμό του θεσμικού πλαισίου οργάνωσης και λειτουργίας των Δημοτικών Επιχειρήσεων Ύδρευσης Αποχέτευσης (Δ.Ε.Υ.Α.) Ρυθμίσεις σχετικές με την οργάνωση, τη λειτουργία, τα οικονομικά και το προσωπικό των Ο.Τ.Α. Ευρωπαϊκοί Όμιλοι Εδαφικής Συνεργασίας Μητρώο Πολιτών και άλλες διατάξεις» (Α’ 107),

ε) του ν. 4704/2020 «Επιτάχυνση και απλούστευση της ενίσχυσης οπτικοακουστικών έργων, ενίσχυση της Ψηφιακής Διακυβέρνησης και άλλες διατάξεις» και ειδικότερα του άρθρου 16 (Α’ 133),

στ) του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 27ης Απριλίου 2016, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ ΕΚ (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων) (Κείμενο που παρουσιάζει ενδιαφέρον για τον ΕΟΧ) και του ν. 4624/2019 «Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, μέτρα εφαρμογής του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ενσωμάτωση στην εθνική νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/680 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 και άλλες διατάξεις» (Α’ 137) (εφεξής «η κείμενη νομοθεσία για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα»),

ζ) του άρθρου 90 του Κώδικα νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα κυβερνητικά όργανα (π.δ. 63/2005, Α’ 98), το οποίο διατηρήθηκε σε ισχύ με την περ. 22 του άρθρου 119 του ν. 4622/2019 (Α’ 133),

η) του άρθρου 44 παρ. 3 του ν. 4622/2019 «Επιτελικό Κράτος: οργάνωση, λειτουργία και διαφάνεια της Κυβέρνησης, των κυβερνητικών οργάνων και της κεντρικής δημόσιας διοίκησης» (Α’ 133),

θ) του π.δ. 141/2017 «Οργανισμός Υπουργείου Εσωτερικών» (Α’ 180),

ι) του π.δ. 40/2020 «Οργανισμός του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης» (Α’ 85),

ια) του π.δ. 81/2019 «Σύσταση, συγχώνευση, μετονομασία και κατάργηση Υπουργείων και καθορισμός των αρμοδιοτήτων τους - Μεταφορά υπηρεσιών και αρμοδιοτήτων μεταξύ Υπουργείων» (Α’ 119),

ιβ) του π.δ. 79/2023 «Διορισμός Υπουργών, Αναπληρωτών Υπουργών και Υφυπουργών» (Α’ 131),

ιγ) του π.δ. 32/2024 «Διορισμός Υπουργών και Υφυπουργών» (Α’ 91),

ιδ) του π.δ. 77/2023 «Σύσταση, κατάργηση και μετονομασία Υπουργείων - Σύσταση, κατάργηση και μετονομασία Γενικών και Ειδικών Γραμματειών - Μεταφορά αρμοδιοτήτων, υπηρεσιακών μονάδων, θέσεων προσωπικού και εποπτευόμενων Φορέων» (Α’ 130),

ιε) του π.δ. 82/2023 «Μετονομασία Υπουργείου - Σύσταση και μετονομασία Γενικών Γραμματειών - Μεταφορά αρμοδιοτήτων, υπηρεσιακών μονάδων και θέσεων προσωπικού - Τροποποίηση και συμπλήρωση του π.δ. 77/2023 (Α’ 130) - Μεταβατικές Διατάξεις» (Α’ 139).

2. Την υπ’ αρ. 948/19.6.2024 κοινή απόφαση του Πρωθυπουργού και του Υπουργού Εσωτερικών «Ανάθεση αρμοδιοτήτων στον Υφυπουργό Εσωτερικών, ΒασίλειοΠέτρο Σπανάκη» (Β’ 3716).

3. Την υπό στοιχεία 38428 ΕΞ 2021 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Κανόνες για την παροχή ψηφιακών δημόσιων υπηρεσιών» (Β’ 5231).

4. Την υπό στοιχεία 3981 ΕΞ 2020 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Παροχή Υπηρεσίας Αυθεντικοποίησης Χρηστών OAuth2.0 σε Πληροφοριακά Συστήματα τρίτων φορέων» (Β’ 762).

5. Την υπό στοιχεία 118994 ΕΞ 2019 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Λειτουργία Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης» (Β’ 3990).

6. Την υπό στοιχεία 10238 ΕΞ 2020 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Αυθεντικοποίηση χρηστών για τη χρήση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης είτε μέσω των διαπιστευτηρίων της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων της Δημόσιας Διοίκησης είτε μέσω των διαπιστευτηρίων των Πιστωτικών Ιδρυμάτων» (Β’ 1611).

7. Την ανάγκη απλούστευσης της διαδικασίας καταχώρισης ληξιαρχικών γεγονότων Ελλήνων πολιτών που έχουν επισυμβεί στην αλλοδαπή, ενώπιον του Ειδικού Ληξιαρχείου.

8. Την υπ’ αρ. 25/2025 (ΑΔΑΜ: 25SYMV016989738 2025-06-11) σύμβαση για την παροχή υπηρεσιών ανάπτυξης του νέου Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος (ΟΠΣ) Ψηφιακής Προ-έγκρισης Αιτημάτων Ληξιαρχικών Μητρώων.

9. Το γεγονός ότι από τις διατάξεις της παρούσας δεν προκύπτει δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού και του προϋπολογισμού του Υπουργείου Εσωτερικών.

10. Το γεγονός ότι με τις διατάξεις της παρούσας θεσπίζεται νέα διοικητική διαδικασία με επίσημο τίτλο «Προέγκριση αιτημάτων ληξιαρχικών καταχωρίσεων, από το Ειδικό Ληξιαρχείο, για γεγονότα Ελλήνων που έχουν επισυμβεί στην αλλοδαπή», αποφασίζουμε:

1. Στο Τμήμα Ειδικού Ληξιαρχείου της Διεύθυνσης Αστικής και Δημοτικής Κατάστασης του Υπουργείου Εσωτερικών τίθεται σε λειτουργία ψηφιακή πλατφόρμα προέγκρισης αιτημάτων ληξιαρχικών καταχωρίσεων στην οποία υποβάλλονται ψηφιακά αντίγραφα των πρωτότυπων δικαιολογητικών που απαιτούνται για την καταχώριση των ληξιαρχικών γεγονότων Ελλήνων που έχουν επισυμβεί στην αλλοδαπή. Κατόπιν θετικής προέγκρισης, οι ενδιαφερόμενοι θα προσέρχονται για την υποβολή των πρωτότυπων εγγράφων, διασφαλίζοντας την οριστική καταχώριση του αιτήματος, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο.

2. Η ψηφιακή πλατφόρμα προέγκρισης αιτημάτων ληξιαρχικών καταχωρίσεων απευθύνεται σε πολίτες και πληρεξούσιους δικηγόρους (υποκείμενα των δεδομένων) και επιτρέπει την υποβολή αιτημάτων προέγκρισης με δυνατότητα επισύναψης των απαραίτητων δικαιολο - γητικών, καθώς και την ενημέρωση για την πορεία και το ιστορικό της διαδικασίας προέγκρισης κάθε αιτήματος, σε πραγματικό χρόνο.

3. Το Υπουργείο Εσωτερικών, ως υπεύθυνος επεξεργασίας, θα επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των ως άνω φυσικών προσώπων, στο πλαίσιο παροχής της προαναφερθείσας στην παρ. 1 υπηρεσίας, για τους σκοπούς της βελτίωσης της αποδοτικότητας της διαδικασίας εγγραφής ληξιαρχικών πράξεων που έχουν εκδοθεί σε τρίτες χώρες και ελαχιστοποίησης της ανάγκης πολλαπλών φυσικών επισκέψεων των πολιτών στο Ειδικό Ληξιαρχείο, της επιτάχυνσης της διαδικασίας εγγραφής ληξιαρχικών πράξεων που έχουν εκδοθεί σε τρίτες χώρες, της μείωσης της διοικητικής επιβάρυνσης και ενίσχυσης της επιχειρησιακής αποδοτικότητας των αρμόδιων υπηρεσιών του Ειδικού Ληξιαρχείου και της, εν γένει, βελτίωσης της εμπειρίας των πολιτών και των πληρεξούσιων δικηγόρων τους, συντελώντας στον εκσυγχρονισμό της ήδη υπάρχουσας διαδικασίας, μέσω της ψηφιοποίησής της.

4. Η αυθεντικοποίηση των χρηστών στην ηλεκτρονική πλατφόρμα γίνεται είτε με τη χρήση διαπιστευτηρίων taxisnet, είτε μέσω email, για τους πολίτες, είτε μέσω των ηλεκτρονικών υπηρεσιών της Ολομέλειας Δικηγορικών Συλλόγων Ελλάδος (https://accounts.olomeleia.gr/) για τους πληρεξούσιους δικηγόρους.

5. Η υποβολή των αιτημάτων προέγκρισης μέσω της ψηφιακής πλατφόρμας γίνεται με καταχώριση των απαιτούμενων στοιχείων και την ψηφιακή μεταφόρτωση των σχετικών συνοδευτικών εγγράφων. Στο πλαίσιο αυτό, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συλλέγονται για τους καθορισμένους ως άνω σκοπούς και δεν υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία κατά τρόπο ασύμβατο προς αυτούς. Με την υποβολή του ψηφιακού αιτήματος δημιουργείται αυτόματα σχετική υπόθεση ελέγχου αιτήματος προέγκρισης, μέσω της οποίας οι αρμόδιοι χειριστές του Ειδικού Ληξιαρχείου ελέγχουν και διαχειρίζονται τα αιτήματα.

6. Στο πλαίσιο της επεξεργασίας, όπως αυτή περιγράφεται ανωτέρω, τα δεδομένα αντλούνται από τον ενδιαφερόμενο πολίτη/πληρεξούσιο δικηγόρο/εξουσιοδοτημένο τρίτο με την αυθεντικοποίησή του στην πλατφόρμα, όπως περιγράφεται στην παρ. 4, καθώς και από τα ψηφιακά αντίγραφα των δικαιολογητικών που μεταφορτώνει ο ίδιος ο ενδιαφερόμενος πολίτης/πληρεξούσιος δικηγόρος/εξουσιοδοτημένος τρίτος στην ψηφιακή πλατφόρμα, στο πλαίσιο υποβολής του αιτήματος προέγκρισης.

7. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, τα οποία τυγχάνουν επεξεργασίας από το Υπουργείο Εσωτερικών, στο ως άνω πλαίσιο, είναι τα στοιχεία ταυτοποίησης του πολίτη/πληρεξούσιου δικηγόρου/εξουσιοδοτημένου τρίτου (όνομα, επώνυμο, ΑΦΜ, εφόσον η σύνδεση έχει γίνει μέσω taxisnet, ειδάλλως είναι προαιρετικό - στην περίπτωση ταυτοποίησης μέσω email - και Αριθμό Μητρώου Δικηγόρου, σε περίπτωση που ο ενδιαφερόμενος είναι πληρεξούσιος δικηγόρος), τα στοιχεία επικοινωνίας του πολίτη/πληρεξούσιου δικηγόρου/εξουσιοδοτημένου τρίτου (email, κινητό τηλέφωνο και, προαιρετικά, σταθερό τηλέφωνο), καθώς και όλα εκείνα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα (απλά και ειδικών κατηγοριών), όπως αυτά προσδιορίζονται ειδικότερα στις σχετικές διατάξεις του ν. 344/1976 «Περί ληξιαρχικών πράξεων» (Α’ 143) και τα οποία περιέχονται στα έγγραφα που μεταφορτώνουν οι χρήστες μέσω της πλατφόρμας και απαιτούνται προκειμένου να διενεργηθεί ορθώς η ΕΦΗΜΕΡΙΔΑ TΗΣ ΚΥΒΕΡΝΗΣΕΩΣ85255ΑριθμΈ B ’ 7026/24.12.2025 προέγκριση του αιτήματος περί ληξιαρχικής καταχώρισης, σύμφωνα με τις αρχές επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα όπως αυτές ορίζονται με βάση τις διατάξεις της κείμενης νομοθεσίας.

8. Αποδέκτες των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, στο ως άνω πλαίσιο και για τους σκοπούς που επιδιώκονται μέσω της λειτουργίας της ψηφιακής πλατφόρμας, όπως αυτοί αναφέρονται στην παρ. 3 της παρούσας, είναι αποκλειστικά οι αρμόδιοι υπάλληλοι του Ειδικού Ληξιαρχείου Αθηνών, οι οποίοι ενεργούν ως χειριστές των εκάστοτε ψηφιακών αιτημάτων προέγκρισης, το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης στο πλαίσιο και για τους σκοπούς που περιγράφονται στην παρ. 12 της παρούσας, καθώς και, δυνητικά, εξουσιοδοτημένοι ανάδοχοι στους οποίους έχει ανατεθεί, δυνάμει σύμβασης με το Υπουργείο Εσωτερικών, η τεχνική υποστήριξη της ψηφιακής πλατφόρμας.

9. Τα υποκείμενα των δεδομένων δύνανται να ασκήσουν τα κάτωθι δικαιώματά τους, δυνάμει των σχετικών διατάξεων της κείμενης νομοθεσίας για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, και ειδικότερα το δικαίωμα πρόσβασης, καθώς και, υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις, οι οποίες αξιολογούνται κατά περίπτωση, τα δικαιώματα διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού και εναντίωσης. Τα υποκείμενα μπορούν να ασκούν τα δικαιώματά τους αυτά ανά πάσα στιγμή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αποστολή σχετικού αιτήματος στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του Υπουργείου Εσωτερικών. Οι ενδιαφερόμενοι πολίτες/πληρεξούσιοι δικηγόροι/εξουσιοδοτημένοι τρίτοι που υποβάλλουν τα αιτήματά τους, μέσω της ψηφιακής πλατφόρμας, ενημερώνονται για τα επιμέρους δικαιώματά τους, καθώς και για τον τρόπο άσκησης αυτών μέσω της σχετικής ενημέρωσης για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, η οποία υπάρχει αναρτημένη στην ψηφιακή πλατφόρμα.

10. Στο πλαίσιο της διαδικασίας ελέγχου και έγκρισης των αιτημάτων που υποβάλλονται μέσω της πλατφόρμας πραγματοποιείται αποστολή ειδοποιήσεων, στους πολίτες ή στους πληρεξούσιους δικηγόρους, για την ανάγκη υποβολής πρόσθετων στοιχείων και εγγράφων ή για την προέγκριση της αίτησης και παρέχεται η δυνατότητα πρόσθετης υποβολής εγγράφων από τον ενδιαφερόμενο, έως ότου ολοκληρωθεί η προέγκριση.

11. Τα δεδομένα διατηρούνται για όσο χρόνο είναι απολύτως απαραίτητο και θα διαγράφονται ως εξής:

α. Με την πάροδο έξι (6) μηνών από την προσωρινή αποθήκευση της αίτησης και εφόσον δεν έχει μεσολαβήσει άλλη ενέργεια (λ.χ. οριστική υποβολή της αίτησης, προσθήκη δικαιολογητικών).

β. Με την πάροδο έξι (6) μηνών από την οριστική υποβολή της αίτησης και εφόσον δεν έχει υπάρξει αυτοπρόσωπη παρουσία του αιτούντος στο Ειδικό Ληξιαρχείο.

γ. Εφόσον υπάρξει αυτοπρόσωπη παρουσία του αιτούντος και εφόσον, ύστερα από σύγκριση των δικαιολογητι - κών που αναρτήθηκαν στην πλατφόρμα με τα αντίστοιχα φυσικά έγγραφα, το αίτημα δηλωθεί ως ολοκληρωμένο από τον εσωτερικό χρήστηυπάλληλο του Ειδικού Ληξιαρχείου, τα δεδομένα διαγράφονται το ίδιο βράδυ.

δ. Σε περίπτωση οριστικής υποβολής και με την άπρακτη πάροδο τριών (3) μηνών από την τελευταία αποστολή ειδοποίησης από την υπηρεσία για υποβολή πρόσθετων δικαιολογητικών, οπότε και η αίτηση απορρίπτεται αυτόματα από το σύστημα και ο/η ενδιαφερόμενος/η δύναται να επανέλθει με νέα αίτηση.

ε. Με την πάροδο έξι (6) μηνών από την οριστική υποβολή του αιτήματος σε περίπτωση που το Ειδικό Ληξιαρχείο κρίνει είτε ότι είναι αναρμόδιο να επιληφθεί αιτήματος που έχει υποβληθεί μέσω της ψηφιακής πλατφόρμας είτε ότι έχουν υποβληθεί δικαιολογητικά που δεν επιτρέπουν την αξιολόγηση του αιτήματος από τον εσωτερικό χρήστη - υπάλληλο του Ειδικού Ληξιαρχείου, οπότε και η αίτηση απορρίπτεται αυτόματα από το σύστημα και ο/ενδιαφερόμενος/η δύναται να επανέλθει με νέα αίτηση.

12. Το ολοκληρωμένο σύστημα ψηφιακής προέγκρισης αιτημάτων ληξιαρχικών καταχωρήσεων φιλοξενείται στην υποδομή κυβερνητικού νέφους (GCloud) της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης (ΓΓΠΣΨΔ) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και παρέχει διαδικτυακή πρόσβαση στους πολίτες και στους πληρεξούσιους δικηγόρους μέσω υπολογιστών, κινητών συσκευών ή/και ταμπλετών.

13. Η ψηφιακή πλατφόρμα εφαρμόζει τις πολιτικές ασφάλειας του Υπουργείου Εσωτερικών για τη διασφάλιση της εμπιστευτικότητας και της ακεραιότητας των δεδομένων. Παρέχει υψηλό επίπεδο προστασίας πρόσβασης, με καθορισμό δικαιωμάτων χρηστών βάσει ρόλων και αρμοδιοτήτων. Τηρεί αναλυτικό ιστο - ρικό ενεργειών (audit trail/logs) για την πλήρη ιχνηλασιμότητα και την παρακολούθηση οποιασδήποτε τροποποίησης ή αλληλεπίδρασης με το σύστημα. Το Υπουργείο Εσωτερικών λαμβάνει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, προκειμένου να διασφαλίζεται η προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και η ασφάλεια των πληροφοριών συνεχώς, εξασφαλίζοντας την απόκριση στις ταχύτατα εξελισσόμενες τεχνολογικές αλλαγές μέσω της επικαιροποίησής τους και στη βάση σύγχρονων ευρέως αποδεκτών διεθνών προτύπων.

14. Το Υπουργείο Εσωτερικών δεσμεύεται, δυνάμει της παρούσας, να εφαρμόζει το σύνολο των μέτρων και διορθωτικών ενεργειών, οι οποίες προτείνονται στο πλαίσιο της διενεργηθείσας μελέτης Εκτίμησης Αντικτύπου Προστασίας Δεδομένων, να διασφαλίζει τη συμμόρφωσή του με τα αποτελέσματά της και να μεριμνά για την επικαιροποίησή της, όταν αυτό κρίνεται απαραίτητο.

Η ισχύς της παρούσας απόφασης αρχίζει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Αθήνα, 18 Δεκεμβρίου 2025

Οι Υπουργοί

Υφυπουργός Εσωτερικών
ΒΑΣΙΛΕΙΟΣ - ΠΕΤΡΟΣ ΣΠΑΝΑΚΗΣ

Ψηφιακής Διακυβέρνησης
ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΠΑΠΑΣΤΕΡΓΙΟΥ