Αποφάσεις - Εγκύκλιοι

Κ.Υ.Α. 429/2020 Αντικατάσταση απόφασης σχετικά με τη συνεδρίαση συλλογικών οργάνων με τηλεδιάσκεψη

Αριθμ. 429

ΦΕΚ B’ 850/13.03.2020

Αντικατάσταση της υπ ́αριθμ. ΔΙΑΔΠ/Α/7841/ 19.04.2005 κοινής υπουργικής απόφασης (Β' 539).

ΟΙ ΥΠΟΥΡΓΟΙ

ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ-ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ-ΕΠΙΚΡΑΤΕΙΑΣ

Έχοντας υπόψη:

1. Τις διατάξεις

α) των άρθ. 13, 14 και 15 του ν. 2690/1999 «Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις» (Α ́ 45), όπως ισχύουν

β) του άρθ. 58 του ν. 4623/2019 «Ρυθμίσεις του Υπουργείου Εσωτερικών, διατάξεις για την ψηφιακή διακυβέρνηση, συνταξιοδοτικές ρυθμίσεις και άλλα επείγοντα ζητήματα» (Α ́ 134), όπως ισχύει

γ) του ν. 3979/2011 «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» (Α ́ 138), όπως ισχύει

δ) του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ενσωμάτωση στην εθνική νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/680 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016

ε) του ν. 4624/2019 «Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, μέτρα εφαρμογής του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ενσωμάτωση στην εθνική νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/680 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 και άλλες διατάξεις» (Α ́137), όπως ισχύει.

στ) του π.δ. 141/2017 (Α ́ 180), όπως ισχύει

ζ) του άρθρου 1 του π.δ. 81/2019 (Α ́ 119), όπως ισχύει

η) του π.δ. 83/2019 (Α ́ 121 και Α ́ 126 διορθώσεις σφαλμάτων), όπως ισχύει.

2. Την αριθμ. ΔΙΑΔΠ/Α/7841/2005 κοινή υπουργική απόφαση «Συνεδρίαση συλλογικών οργάνων με τηλεδιάσκεψη» (Β ́ 539).

3. Την αριθμ. Υ6/2019 απόφαση του Πρωθυπουργού «Ανάθεση αρμοδιοτήτων στον Υπουργό Επικρατείας» (Β ́ 2902).

4. Την αριθμ. 340/2019 απόφαση του Πρωθυπουργού και του Υπουργού Οικονομικών με θέμα: «Ανάθεση αρμοδιοτήτων στον Υφυπουργό Οικονομικών, Θεόδωρο Σκυλακάκη» (Β ́ 3051).

5. Την αριθμ. 3981ΕΞ2020 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Παροχή Υπηρεσίας Αυθεντικοποίησης Χρηστών oAuth2.0 σε Πληροφοριακά Συστήματα τρίτων Φορέων» (Β' 762).

6. Την ανάγκη ταχύτερης και αποτελεσματικότερης λειτουργίας των συλλογικών οργάνων της Διοίκησης και την εξυπηρέτηση των πολιτών.

7. Την ανάγκη άμεσης λήψης μέτρων, λόγω της εξάπλωσης του κορωνοϊού COVID-19, προς τον σκοπό της εύρυθμης και απρόσκοπτης λειτουργίας των συλλογικών οργάνων του δημοσίου, χωρίς την φυσική παρουσία των μελών τους.

8. Το γεγονός ότι με την παρούσα προκαλείται δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού, η οποία δεν είναι δυνατό να υπολογισθεί, σύμφωνα με το αριθμ. οικ.6350ΕΞ2020/12-3-2020 έγγραφο της ΓΔΟΔΥ του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, αποφασίζουμε:

Την αντικατάσταση της αριθμ. ΔΙΑΔΠ/Α/7841/19.04.2005 κοινής υπουργικής απόφασης «Συνεδρίαση συλλογικών οργάνων με τηλεδιάσκεψη» (Β' 539), ως εξής:

Άρθρο 1

Ως τηλεδιάσκεψη των συλλογικών οργάνων της διοίκησης νοείται η από απόσταση διάσκεψη, η αμφίδρομη δηλαδή επικοινωνία μεταξύ δύο ή περισσότερων ομάδων ή ατόμων μέσω συστημάτων ήχου, εικόνας και ήχου ή ηλεκτρονικών υπολογιστών ή άλλων μέσων που παρέχουν οι τεχνολογίες πληροφορικής και επικοινωνιών. Με την τηλεδιάσκεψη δίνεται η δυνατότητα σε ένα ή περισσότερα ή σε όλα τα μέλη ενός συλλογικού οργάνου, αλλά και σε πρόσωπα που συμμετέχουν ή καλούνται από συλλογικά όργανα, να λαμβάνουν μέρος σε μία διάσκεψη χωρίς να είναι απαραίτητη η φυσική τους παρουσία στο χώρο συνεδρίασης των υπόλοιπων μελών του συλλογικού οργάνου. Στόχος της τηλεδιάσκεψης είναι η διευκόλυνση της λειτουργίας των συλλογικών οργάνων, ιδίως σε περιπτώσεις που είναι δυσχερής η φυσική παρουσία κάποιων ή και όλων των μελών των συλλογικών οργάνων, ιδίως λόγω αδυναμίας προσέλευσης στον τόπο συνεδρίασης του συλλογικού οργάνου, λόγω καιρικών συνθηκών, έλλειψης συγκοινωνιακών μέσων, ανωτέρας βίας ή άλλων λόγων που συνήθως υπάρχουν σε απομακρυσμένες ή νησιωτικές περιοχές, με αποτέλεσμα να καθίσταται δυσχερής ή ανέφικτη η σύγκληση ενός συλλογικού οργάνου.

Άρθρο 2

Τηλεδιάσκεψη μέσω «ΣΥΖΕΥΞΙΣ»

1. Σε κάθε δημόσια υπηρεσία, πρέπει να εξασφαλισθεί ο κατάλληλος χώρος, εντός του οποίου θα εγκατασταθεί ο απαραίτητος τεχνολογικός εξοπλισμός. Ο χώρος πρέπει να επιλεγεί με βάση το κριτήριο της καλύτερης εξυπηρέτησης των υπηρεσιών αλλά και των πολιτών, ιδίως στις περιπτώσεις που είναι αναγκαία η προσέλευση και παρουσία πολιτών ή και υπαλλήλων στο συλλογικό όργανο. Ο χώρος της διάσκεψης πρέπει να βρίσκεται σε κεντρικό κατά το δυνατόν γεωγραφικό σημείο και ιδιαίτερα στις έδρες των Υπουργείων, Περιφερειών και Δήμων. Ιδιαίτερα, πρέπει να είναι προσβάσιμος από όσο το δυνατό περισσότερα μέσα μαζικής μεταφοράς καθώς και προσβάσιμος σε άτομα με αναπηρίες. Επίσης πρέπει να διασφαλίζεται η δυνατότητα, στον ίδιο χώρο, να εξυπηρετούνται μέσω της τηλεδιάσκεψης περισσότερα του ενός συλλογικά όργανα διαφορετικών υπηρεσιών, αντικειμένων και αρμοδιοτήτων, ώστε να επιτυγχάνεται η αποδοτικότερη χρήση των διαθέσιμων μέσων. Σε όλη τη διάρκεια της συνεδρίασης πρέπει να διατίθεται τεχνική υποστήριξη από εξειδικευμένο προσωπικό, ώστε να εξασφαλίζεται η συνεχής και απρόσκοπτη ροή της συνεδρίασης και η ποιότητα της αναμετάδοσης. Το τεχνικό υποστηρικτικό προσωπικό δεν θα παρευρίσκεται στον ίδιο χώρο με τους συμμετέχοντες στη διάσκεψη και θα καλείται μόνο σε περίπτωση προβλήματος.

2. Η είσοδος/συμμετοχή των μελών στο δίκτυο τηλεδιάσκεψης (συνεδρία) γίνεται μέσω διαδικασίας ταυτοποίησης με χρήση ηλεκτρονικών ή άλλων μέσων, τα οποία θα διασφαλίζουν την πιστοποίηση της ταυτότητας των συμμετεχόντων. Το Έργο Δίκτυο «ΣΥΖΕΥΞΙΣ» διασφαλίζει την ασφάλεια της ηλεκτρονικής διακίνησης των πληροφοριών (φωνής, δεδομένων, εικόνας), μέσω του ελέγχου της ταυτότητας των συμμετεχόντων (αυθεντικοποίηση), της εξουσιοδοτημένης πρόσβασης (εξουσιοδότηση συμμετέχοντος), της προστασίας των πληροφοριών από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση (εμπιστευτικότητα) και της μη τροποποίησης των πληροφοριών (ακεραιότητα της πληροφορίας). Οι προδιαγραφές και κανόνες ασφάλειας της ηλεκτρονικής διακίνησης πληροφοριών του «ΣΥΖΕΥΞΙΣ» πρέπει να τηρούνται και από τα άλλα δίκτυα που προσφέρουν ανάλογες υπηρεσίες, στο πλαίσιο και της πολιτικής του κάθε φορέα. Η ταυτοποίηση των προσώπων που συμμετέχουν στους χώρους της τηλεδιάσκεψης θα διασφαλίζεται με τον έλεγχο των στοιχείων ταυτότητάς τους (ψηφιακής ή μη). Επίσης, θα πρέπει να τηρούνται όλα τα μέτρα ασφάλειας και επιτήρησης που απαιτούνται για την διασφάλιση της μυστικότητας/εμπιστευτικότητας των συνεδριάσεων (π.χ. ηχομόνωση χώρων, έλεγχος πρόσβασης κ.α.), στο πλαίσιο της πολιτικής του κάθε φορέα. Η απαρτία του συλλογικού οργάνου θα πιστοποιείται και θα καταγράφεται από τον προεδρεύοντα της συνεδρίασης.

3. Η τήρηση των πρακτικών διενεργείται από τον γραμματέα. Τα πρακτικά, προκειμένου να υπογραφούν, αποστέλλονται εγγράφως με συστημένη επιστολή ή μέσω ψηφιακά υπογεγραμμένου και κρυπτογραφημένου e-mail από το δίκτυο «ΣΥΖΕΥΞΙΣ» (ή από άλλο αντίστοιχων προδιαγραφών δίκτυο) στα μέλη που συμμετείχαν και κοινοποιούνται σε όλα τα υπόλοιπα μέλη για ενημέρωσή τους.

4. Η δυνατότητα ηλεκτρονικής καταγραφής της συνεδρίασης που παρέχεται από την τεχνολογία πρέπει να αποτρέπει οποιαδήποτε τροποποίηση των όσων διαμείβονται στην τηλεδιάσκεψη και να βοηθά στην επεξεργασία των πρακτικών, χωρίς να δημιουργούνται ασάφειες και αμφισβητήσεις.

Άρθρο 3

Τηλεδιάσκεψη μέσω «e:Presence.gov.gr»

1. Η συνεδρίαση των συλλογικών οργάνων των φορέων του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα με τηλεδιάσκεψη μπορεί να γίνεται και με χρήση της υπηρεσίας τηλεδιάσκεψης e:Presence.gov.gr, που παρέχεται από την Ανώνυμη Εταιρεία με την επωνυμία Εθνικό Δίκτυο Υποδομών Τεχνολογίας και έρευνας Α.Ε. (ΕΔΥΤΕ Α.Ε.).

2. Σε κάθε φορέα ορίζεται Συντονιστής Φορέα, με αρμοδιότητες:

α) τη δημιουργία, διαχείριση και εποπτεία όλων των τηλεδιασκέψεων για λογαριασμό του φορέα,

β) την πρόσκληση των μελών του συλλογικού οργάνου και τυχόν συμμετεχόντων,

γ) τον ορισμό Συντονιστών Οργανικών Μονάδων για τηλεδιασκέψεις σε μία ή περισσότερες οργανικές μονάδες του φορέα.

3. Οι Συντονιστές Οργανικών Μονάδων έχουν τις αρμοδιότητες των περ. α' και β' της προηγούμενης παραγράφου για τις τηλεδιασκέψεις της οργανικής μονάδας, για την οποία ορίστηκαν.

4. Προκειμένου να συνδεθεί ένας χρήστης για πρώτη φορά σε μία τηλεδιάσκεψη στο e:Presence.gov.gr, ακολουθείται η εξής διαδικασία:

α) Να ακολουθήσει το σύνδεσμο που του παρέχεται μέσα στο e-mail-πρόσκληση που λαμβάνει από το συντονιστή τηλεδιασκέψεων,

β) Να πιστοποιηθεί μέσω της αυθεντικοποίησης χρηστών (oAuth

2.0) που παρέχεται από το κέντρο διαλειτουργικότητας της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (ΓΠΣΔΔ), με τα διαπιστευτήρια που έχει ο χρήστης από TaxisNet, κατά τα οριζόμενα στην αριθμ. 3981ΕΞ2020 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Παροχή Υπηρεσίας Αυθεντικοποίησης Χρηστών oAuth2.0 σε Πληροφοριακά Συστήματα τρίτων Φορέων» (Β' 762). Η υπηρεσία e:Presence.gov. gr λαμβάνει μέσω αυτού του Web Service τα ακόλουθα στοιχεία ταυτοποίησης που τηρούνται για το χρήστη:

i) όνομα και επώνυμο του χρήστη,

ii) όνομα πατρός και όνομα μητρός, iii) Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ.) και

γ) Να αποδεχθεί τους Όρους Χρήσης της υπηρεσίας e:Presence.gov.gr. Στη συνέχεια, κάθε επόμενη σύνδεση του χρήστη σε μια τηλεδιάσκεψη μπορεί να πραγματοποιηθεί εκτελώντας μόνο το πρώτο από τα τρία προαναφερθέντα βήματα.

5. Οι φορείς του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα που χρησιμοποιούν την υπηρεσία φέρουν Τεύχος B’ 850/13.03.2020 ΕΦΗΜΕΡΙ∆Α TΗΣ ΚΥΒΕΡΝΗΣΕΩΣ 9501 την αποκλειστική ευθύνη για την τήρηση των κείμενων διατάξεων για τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων.

6. Η ΕΔΥΤΕ Α.Ε. είναι υπεύθυνη για την τεχνική υποστήριξη των Συντονιστών των τηλεδιασκέψεων της υπηρεσίας τηλεδιάσκεψης e:Presence.gov.gr. Σε όλη τη διάρκεια της τηλεδιάσκεψης οι Φορείς πρέπει να διαθέτουν τεχνική υποστήριξη από εξειδικευμένο προσωπικό, ώστε να εξασφαλίζεται η συνεχής και απρόσκοπτη ροή της τηλεδιάσκεψης και η ποιότητα της αναμετάδοσης. Το τεχνικό υποστηρικτικό προσωπικό δεν θα παρευρίσκεται στον ίδιο χώρο με τους συμμετέχοντες. Αναλυτικότερες πληροφορίες για την παροχή της υπηρεσίας e:Presence. gov.gr είναι διαθέσιμες στην ιστοσελίδα της υπηρεσίας και περιλαμβάνονται στους Όρους Χρήσης της.

7. Η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που πραγματοποιείται στο πλαίσιο της παροχής της υπηρεσίας e:Presence.gov.gr γίνεται σύμφωνα με τις διατάξεις του Ευρωπαϊκού Κανονισμού 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ΕΚ (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων) όπως κάθε φορά ισχύει, καθώς και του ν. 4624/2019 (ΦΕΚ 137/Α’/2019) «Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, μέτρα εφαρμογής του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ενσωμάτωση στην εθνική νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/680 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 και άλλες διατάξεις» όπως κάθε φορά ισχύει.

8. α) Η αυθεντικοποίηση των χρηστών της υπηρεσίας e:Presence.gov.gr παρέχεται από το κέντρο διαλειτουργικότητας της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (ΓΠΣΔΔ), με τα διαπιστευτήρια που έχει ο χρήστης στο TaxisNet. Με αποκλειστικό σκοπό την ταυτοποίηση των χρηστών που χρησιμοποιούν την υπηρεσία e:Presence.gov.gr η ΕΔΥΤΕ Α.Ε. λαμβάνει μέσω της ως άνω αυθεντικοποίησης (oAuth

2.0), τα ακόλουθα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα: όνομα, επώνυμο, username, όνομα πατρός, όνομα μητρός, ΑΦΜ, έτος γέννησης.

β) Τα δεδομένα που λαμβάνονται μέσω της ως άνω υπηρεσίας αυθεντικοποίησης, διατηρούνται για το αναγκαίο χρονικό διάστη μα σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο και τις οδηγίες του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της ΓΓΠΣΔΔ. Εξειδίκευση των σχετικών ρυθμίσεων αναρτώνται στην ιστοσελίδα της υπηρεσίας e:Presence. gov.gr και περιλαμβάνονται στη Δήλωση Ιδιωτικότητας της υπηρεσίας.

9. α) Με αποκλειστικό σκοπό τη δυνατότητα χρήσης της υπηρεσίας e:Presence.gov.gr και την αποτελεσματική και σύννομη παροχή της, η ΕΔΥΤΕ Α.Ε., ενεργώντας ως Υπεύθυνη Επεξεργασίας, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις περί προσωπικών δεδομένων, συλλέγει, επεξεργάζεται και διατηρεί τα κάτωθι δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των χρηστών:

i) Διεύθυνση IP από την οποία ο χρήστης συνδέεται στην υπηρεσία e:Presence.gov. gr,

ii) Χρονοσήμανση χρήσης υπηρεσίας (timestamp), iii) Στοιχεία συσκευής σύνδεσης (τύπος συσκευής, κατασκευαστής, μοντέλο, λειτουργικό σύστημα),

iv) Διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (e-mail),

v) Τηλέφωνο επικοινωνίας (υποχρεωτικό μόνο για χρήστες που έχουν ρόλο Συντονιστή τηλεδιασκέψεων).

β) Ο κάθε φορέας, ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας, είναι αποκλειστικά υπεύθυνος για τη συλλογή, την επεξεργασία και τη νομική της βάση, τον σκοπό, την ενημέρωση των υποκειμένων και την ικανοποίηση των δικαιωμάτων αυτών, για το σύνολο των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που επεξεργάζεται κατά τη χρήση της υπηρεσίας e:Presence.gov.gr, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις περί προσωπικών δεδομένων. Η ΕΔΥΤΕ Α.Ε., για τη διεξαγωγή της τηλεδιάσκεψης, ενεργεί ως Εκτελούσα την Επεξεργασία για λογαριασμό του εκάστοτε Φορέα, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις περί προσωπικών δεδομένων.

γ) Εξειδίκευση των ως άνω ρυθμίσεων αναρτώνται στην ιστοσελίδα της υπηρεσίας e:Presence.gov.gr και περιλαμβάνονται στη Δήλωση Ιδιωτικότητας της υπηρεσίας.

Άρθρο 4

Κατά τα λοιπά, όσον αφορά στα γενικότερα ζητήματα της συγκρότησης, σύνθεσης, των συνεδριάσεων, της λειτουργίας και των αποφάσεων των συλλογικών οργάνων, ισχύουν οι διατάξεις των άρθρων 13, 14 και 15 του ν. 2690/1999 (Α' 48) που αφορούν στα συλλογικά όργανα της διοίκησης.

Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Αθήνα, 12 Μαρτίου 2020

Οι Υπουργοί

Υφυπουργός Οικονομικών ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΣΚΥΛΑΚΑΚΗΣ

Εσωτερικών ΠΑΝΑΓΙΩΤΗΣ ΘΕΟΔΩΡΙΚΑΚΟΣ

Επικρατείας

ΚΥΡΙΑΚΟΣ ΠΙΕΡΡΑΚΑΚΗΣ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δεν υπάρχουν σχόλια! Πρόσθεσε το σχόλιο σου τώρα!