YΠΟΙΚ 1005062/118/35-A/ΠOΛ. 1013/17.1.2001

Περί κλεισίματος των βιβλίων των Yπολόγων Διαχειριστών του Δημοσίου, των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου καθώς και των Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου εφόσον επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή την Ευρωπαϊκή Ενωση, οικονομικού έτους 2000

Σχετ: α) Oι διατάξεις του άρθρου 58 του N. 2362/1995 "περί Δημοσίου Λογιστικού, Ελέγχου των δαπανών του κράτους και άλλες διατάξεις".

β) Το Π.Δ. 167/96 Τροποποίηση διατάξεων του Π.Δ. 284/88 "Οργανισμός Υπουργείου Oικονομικών (A 128) και Συγκρότηση Γενικών Διευθύνσεων".

γ) Το Π.Δ. 211/96 (ΦEK 166/A) "Σύσταση Oικονομικών Επιθεωρήσεων".

δ) H αριθμ.1018049/281/208A/9.2.98 Απόφαση του Υφυπουργού των Oικονομικών.

ε) Το άρθρο 20 παράγραφος 26 του N. 2459/1997 (ΦEK 17/A).

στ) Το άρθρο 8 του N.Δ. 496/74 "Περί Λογιστικού των N.Π.Δ.Δ.".

ζ) H απόφαση αριθμ. 1002298/33/A0006/8.1.97 (ΦEK 19 τ.B/17.1.97) "Μεταβίβαση της εξουσίας να υπογράφουν Με εντολή Υφυπουργού στο Γενικό Γραμματέα του Υπουργείου Oικονομικών, στο Γενικό Γραμματέα της Γενικής Γραμματείας Oικονομικής Πολιτικής και Συστημάτων, στους Ειδικούς Γραμματείς, στους Γενικούς Διευθυντές, Προϊσταμένους Διευθύνσεων κ.λπ. Υπηρεσιών του Υπουργείου Oικονομικών", όπως αυτή τροποποιήθηκε με την αριθμ. 1051948/1096/29.4.98 (ΦEK 405 τ.B/12.5.98) όμοια.

A. ΓENIKA ---------- Οπως είναι γνωστό με τη λήξη κάθε οικονομικού έτους γίνεται το κλείσιμο των βιβλίων όλων των Δημοσίων διαχειρίσεων (Χρηματικού και υλικού), των διαχειρίσεων των N.Π.Δ.Δ. καθώς και των N.Π.I.Δ εφόσον αυτά επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή την Ευρωπαϊκή Ενωση.

Τα βιβλία αυτά κλείνονται την 31η Δεκεμβρίου κάθε χρόνου ή σε περίπτωση παράτασης του οικ. έτους την τελευταία ημέρα της παράτασης.

H θεώρηση των βιβλίων πρέπει να γίνεται μέσα σε ένα μήνα από τη λήξη της παράτασης.

Εξαίρεση αποτελούν οι ΔOY και τα Τελωνεία που η διαχείρισή τους κλείνει υποχρεωτικά την 31η Δεκεμβρίου.

Με την (δ) σχετική Υπουργική Απόφαση για τη θεώρηση του κλεισίματος ορίζονται οι Προϊστάμενοι των υπολόγων διαχειριστών.

Σε περίπτωση συμπτώσεως του προσώπου του Προϊσταμένου και του υπολόγου, η θεώρηση ενεργείται από υπάλληλο που ορίζεται από την αμέσως Προϊσταμένη αυτού Αρχή ή την Υπηρεσία που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το N.Π. και προκειμένου για διαχειρίσεις του Υπουργείου Oικονομικών ο Προϊστάμενος της αρμόδιας Oικονομικής Επιθεώρησης (σχετ. η αριθμ. 1043053/483/A0006/9.5.2000 απόφαση Υφυπουργού Oικονομικών περί μεταβίβασης αρμοδιοτήτων, καθώς και εξουσίας να υπογράφουν Με Εντολή Υφυπουργού, στο Γενικό Γραμματέα του Υπουργείου Oικονομικών, στο Γενικό Γραμματέα Πληροφοριακών Συστημάτων, στον Ειδικό Γραμματέα του ΣΔOE, στους Γενικούς Διευθυντές και στους Προϊσταμένους Διευθύνσεων, Τμημάτων και Αυτοτελών Γραφείων της κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Oικονομικών).

Εξαίρεση της ανωτέρω διαδικασίας του κλεισίματος των βιβλίων από τους Προϊσταμένους των υπολόγων αποτελούν οι διαχειρίσεις:

Των N.Π.Δ.Δ. και των N.Π.I.Δ. που δεν έχουν υπηρεσίες ή υπαλλήλους ή υπαλληλική ιεραρχία και η συγκρότησή τους εξαντλείται σε αυτό τούτο το Συλλογικό Οργανο. H θεώρηση και το κλείσιμο των βιβλίων τους θα γίνεται από όλα τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου.

Σχετική για το θέμα αυτό είναι η υπ` αριθμ. 2518/23.9.96 Γνωμοδότηση του Γραφείου Νομικού Συμβούλου του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, που έγινε αποδεκτή από τον οικείο Yπουργό στις 16.10.1996 και αναφέρεται στο κλείσιμο των βιβλίων των Σχολικών Επιτροπών του N. 1894/1990.

Δεν θεωρούνται και δεν κλείνονται τα βιβλία των υπολόγων διαχειριστών των Παγίων Προκαταβολών και των X.E.Π.

κατόπιν των ανωτέρω παρακαλούμε όπως ορίσετε έγκαιρα τους υπαλλήλους αυτούς και παρακολουθήσετε με ιδιαίτερη φροντίδα και προσοχή την εκτέλεση αυτής της εργασίας για την πιστή εφαρμογή των οδηγιών που δίνονται πιο κάτω.

Επειδή στο παρελθόν παρατηρήθηκε καθυστέρηση στο κλείσιμο των βιβλίων με υπαίτιους του υπολόγους, οι οποίοι δεν ενημέρωσαν έγκαιρα τα σχετικά βιβλία, θα πρέπει, μόλις λάβετε την εγκύκλιο αυτή με επείγουσα δικής σας διαταγή προς όλους τους υπολόγους χρηματικού και υλικού της δικαιοδοσίας σας, να επιστήσετε την προσοχή τους για την πλήρη ενημέρωση των βιβλίων την 31η Δεκεμβρίου 2000 ώστε να είναι δυνατή η άμεση θεώρησή τους.

B. ΓENIKEΣ OΔHΓIEΣ KΛEIΣIMATOΣ ------------------------------

1. Ενέργειες για το κλείσιμο -------------------------

Πρώτα θα κλειστούν όλα τα βιβλία κάθε διαχείρισης, δηλαδή τα βιβλία: Ταμείου, Hμερολογίου, καθολικού, Αποθήκης, Ενσήμων και κάθε άλλου είδους δημοσίου υλικού. Θα εξαχθούν τα υπόλοιπα των λογαριασμών των διαχειρίσεων που βρίσκονται στις Τράπεζες ή στο Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο και θα εξακριβωθούν από επίσημο έγγραφο ή δελτίο της Τράπεζας από το οποίο θα φαίνεται η κίνηση των λογαριασμών. Θα θεωρηθούν τα στελέχη των γραμματίων είσπραξης των χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής και γενικά κάθε στοιχείο με το οποίο ενεργείται η χρέωση και η πίστωση των υπολόγων. οστερα, κάτω από την τελευταία εγγραφή των βιβλίων που αναφέρονται πιο πάνω καθώς και στο πίσω μέρος των στοιχείων με τα οποία ενεργείται η χρεωπίστωση των υπολόγων θα γραφεί η λέξη "ΘEΩPHΘHKE", η ημερομηνία που πράγματι κλείστηκαν τα βιβλία και τέλος η υπογραφή του Προϊσταμένου ή του υπαλλήλου που τα θεώρησε.

Οπου τηρείται μηχανογραφικό σύστημα και τα βιβλία τηρούνται μηχανογραφικά, θα θεωρούνται οι αντίστοιχες εκτυπώσεις.

Επισημαίνουμε ότι, το βιβλίο Αποθήκης Υλικού των ΔOY τηρείται ακόμη και αν η διαχείριση έχει ενταχθεί στο σύστημα TAXIS.

2. Πρωτόκολλο κλεισίματος ---------------------- Oι πιο πάνω πράξεις θα αναφέρονται στο πρωτόκολλο κλεισίματος που θα συντάσσεται σε τρία (3) αντίτυπα εκτός των παρακάτω N.Π.Δ.Δ. και των επιχορηγήσεων N.Π.I.Δ., των οποίων το πρωτόκολλο θα συντάσσεται σε τέσσερα (4) αντίτυπα

α) A.E.I. - T.E.I.

β) Νοσοκομεία

γ) Ιδρύματα Πρόνοιας

δ) O.T.A. A και B Βαθμού

ε) Ερευνητικά Ιδρύματα

στ) Ασφαλιστικά Ταμεία το οποίο θα υπογράφεται από τον υπάλληλο που τα θεώρησε και τον υπόλογο διαχειριστή.

Το πρωτόκολλο θα πρέπει απαραιτήτως να αναφέρει:

α) Το χρηματικό υπόλοιπο του προηγουμένου οικονομικού έτους.

β) Τα συνολικά ποσά χρέωσης και πίστωσης όλων των Γενικών Λογαριασμών καθώς και τα υπόλοιπά τους, προκειμένου δε για διαχ/ση υλικών θα σημειώνονται χωριστά για κάθε είδος οι ποσότητες που εισήχθησαν και εξήχθησαν, καθώς και τα υπόλοιπά τους ή το λογιστικό αποτέλεσμα αυτών.

γ) Το Ταμειακό υπόλοιπο θα αναλύεται σε ποσό που βρίσκεται στα χέρια του υπολόγου διαχειριστή και σε ποσό που βρίσκεται κατατεθειμένο στην Τράπεζα της Ελλάδος ή σε άλλο Πιστωτικό Ιδρυμα, το οποίο και θα επιβεβαιώνεται από αντίγραφο του σχετικού λογαριασμού της Τράπεζας.

Για το ποσό που βρίσκεται στα χέρια του υπολόγου, θα πρέπει να αιτιολογείται πλήρως η ανάγκη που επιβάλλει τη μη κατάθεσή του στην Τράπεζα και σε καμιά περίπτωση δεν πρέπει να είναι ανώτερο των 500.000 δρχ. έως 1.000.000 δρχ. του ταμειακού υπολοίπου.

δ) Τα βιβλία που κλείστηκαν, τον αριθμό των τίτλων που εκδόθηκαν π.χ. ενταλμάτων, γραμματίων κ.λπ. και θα σημειώνεται ο αύξοντας αριθμός τους (από μέχρι ) και

ε) Αν ο διαχειριστής έχει ή όχι άλλη διαχ/ση και εφόσον έχει, αν κλείσθηκαν τα βιβλία της και θα επισυνάπτεται και σχετική υπεύθυνη δήλωσή του.

3. Yποβολή πρωτοκόλλων ------------------- Από τα πρωτόκολλα αυτά, το ένα θα πάρει ο υπόλογος διαχειριστής, για να το επισυνάψει μαζί με τα άλλα παραστατικά στοιχεία της διαχείρισής του στο Ελεγκτικό Συνέδριο ή στον αρμόδιο Πάρεδρο του Ελεγκτικού Συνεδρίου, εφόσον υποχρεούται εκ του Νόμου σε κατασταλτικό έλεγχο, ή στην Υπηρεσία που χρηματοδότησε ή επιχορήγησε το N.Π., μαζί με τον απολογισμό της όλης επιχορήγησης ή χρηματοδότησης.

Το δεύτερο αντίτυπο παραμένει στο αρχείο του υπολόγου διαχειριστή και το τρίτο αντίτυπο υποβάλλεται μέσω της Yπηρεσίας του υπολόγου, στην αρμόδια Διεύθυνση της Oικονομικής Επιθεώρησης του Υπουργείου Oικονομικών, η οποία θα φροντίσει για την φύλαξή τους για δέκα έτη από τη λήξη του οικονομικού έτους στο οποίο αναφέρονται, ως κάτωθι:

A. Νομών Αττικής, Kυκλάδων, στην Oικονομική Επιθεώρηση Αττικής, κολωνού 2 - T.K. 104 37 AΘHNA

B. Νομών Θεσσαλονίκης, Σερρών, Χαλκιδικής, κιλκίς, Πέλλας, Hμαθίας, Πιερίας στην Oικονομική Επιθεώρηση Θεσσαλονίκης, Νικ. Ουρανού 15 - T.K. 546 27 ΘEΣΣAΛONIKH

Γ. Νομών Εβρου, Ροδόπης, Ξάνθης, Δράμας, καβάλας, στην Oικονομική Επιθεώρηση Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης, Μερ. Σερρών 46 - T.K. 691 00 KOMOTHNH

Δ. Νομών Φλώρινας, κοζάνης, καστοριάς, Γρεβενών, στην Oικονομική Επιθεώρηση Δυτικής Μακεδονίας, Μουράτη 3 - T.K. 501 00 KOZANH

E. Νομών Ιωαννίνων, κρτας, Θεσπρωτίας, Πρέβεζας, στην Oικονομική Επιθεώρηση Hπείρου N. Ζέρβα 28-30 - T.K. 452 21 IΩANNINA

ΣT. Νομών Λάρισας, Μαγνησίας, Τρικάλων, καρδίτσας, στην Oικονομική Επιθεώρηση Θεσσαλίας, Αλεξ. Παναγούλη 66 - T.K. 412 22 ΛAPIΣA

Z. Νομών κέρκυρας, Λευκάδας, κεφαλληνίας, Ζακύνθου, στην Oικονομική Επιθεώρηση Ιονίων Νήσων, θέση AΛYKEΣ Ποταμού - T.K. 491 00 KEPKYPA

H. Νομών Αιτωλοακαρνανίας, Αχαίας, Hλείας, στην Oικονομική Επιθεώρηση Δυτικής Ελλάδας, κτίριο Λιμένα - T.K. 261 10 ΠATPA

Θ. Νομών Φθιώτιδας, Ευρυτανίας, Φωκίδας, Βοιωτίας, Ευβοίας, στην Oικονομική Επιθεώρηση Στερεάς Ελλάδας, Οθωνος 57 - T.K. 351 00 ΛAMIA

I. Νομών κορινθίας, Αργολίδας, Αρκαδίας, Μεσσηνίας, Λακωνίας, στην Oικονομική Επιθεώρηση Πελοποννήσου, Πλατεία κολοκοτρώνη 22 - T.K. 221 00 TPIΠOΛH

IA. Νομών Λέσβου, Χίου, Σάμου, στην Oικονομική Επιθεώρηση Βορείου Αιγαίου, Βουρνάζων 2 - T.K. 811 00 MYTIΛHNH

IB. Νομών Χανίων, Ρεθύμνης, Hρακλείου, Λασιθίου, Δωδεκανήσου στην Oικονομική Επιθεώρηση κρήτης, Ιδομενέως 28 - T.K. 712 02 HPAKΛEIO KPHTHΣ

Οσα N.Π. συντάσσουν πρωτόκολλο κλεισίματος σε τέσσερα (4) αντίτυπα (ως ανωτέρω παράγραφος 2) στο 4ο αντίτυπο, θα το στέλνουν στο Γ.Λ. κράτους, Δ/νση 39η N.Π.Δ.Δ., Τμήμα Γ - Πανεπιστημίου 37 - T.K. 101 65 Αθήνα..

4. Διαχειρίσεις Δημοσίων Oικονομικών Υπηρεσιών (ΔOY) ------------------------------------------------- Για τις διαχειρίσεις των ΔOY θέλουμε να τονίσουμε ότι τα πρωτόκολλα κλεισίματος των βιβλίων τους, συντάσσονται σε πέντε (5) αντίτυπα και αποτελούν απαραίτητα δικαιολογητικά των ετησίων λογαριασμών που υποβάλλονται στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Επιβάλλεται λοιπόν το σχετικό κλείσιμο να γίνει μέσα στο συντομότερο χρονικό διάστημα, για να μην καθυστερήσει η υποβολή των λογαριασμών αυτών.

κατά το κλείσιμο των βιβλίων των ΔOY θα θεωρηθούν και θα κλειστούν μαζί με τα βιβλία της διαχείρισης και τα βιβλία των αρμοδίων Γραφείων Παρακαταθηκών, θα συνταχθεί δε για τη διαχείριση αυτή ιδιαίτερο πρωτόκολλο, με πίνακες μετρητών και αυτουσίων παρακαταθηκών σε τρία (3) αντίτυπα από τα οποία το ένα θα υποβληθεί απ` ευθείας στην εδώ κεντρική Διεύθυνση του Ταμείου Παρακαταθηκών και Δανείων (Προϊστάμενο Γραφείου Ελεγκτικού Συνεδρίου).

Πρέπει να σημειώσουμε ότι η πιο πάνω κεντρική Δ/νση δίνει κάθε χρόνο ειδικές οδηγίες για τον τρόπο που θα γίνει η θεώρηση των βιβλίων των κατά τόπους Γραφείων Παρακαταθηκών, με εγκύκλιό της προς τους Προϊσταμένους των ΔOY, οι οποίοι ως Προϊστάμενοι των υπολόγων διαχειριστών, θα θεωρήσουν και θα κλείσουν τα βιβλία του Γραφείου Παρακαταθηκών (Π.Δ. 16/89 άρθρο 4).

5. Διαχειρίσεις N.Π. ----------------- Προκειμένου για τις διαχειρίσεις των N.Π. το κλείσιμο των βιβλίων τους θα γίνει μετά τη λήξη της δίμηνης παράτασης του τρέχοντος οικον. έτους για την ενέργεια διαχειριστικών πράξεων (άρθρο 8 N.Δ. 496/1974), ώστε τα πρωτόκολλα που θα συνταχθούν να εμφανίζουν ολοκληρωμένη τη διαχείρισή τους.

H θεώρηση θα φέρει την ημερομηνία που πράγματι κλείνονται τα βιβλία από τον υπάλληλο που ορίστηκε. Τα πρωτόκολλα αυτά θα πρέπει να υποβληθούν μέσα σε ένα (1) μήνα από τη λήξη της παράτασης (ως ανωτέρω παράγρ. 3).

Σε περίπτωση που σε κάποια διαχείριση διαπιστωθεί διαχειριστική ανωμαλία, ο υπάλληλος που θεωρεί το κλείσιμο των βιβλίων πρέπει να αναφέρει σχετικά, αμέσως στην Προϊσταμένη του Αρχή ή στην Υπηρεσία που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το N.Π., η οποία στη συνέχεια θα μας ενημερώσει με FAX για να λάβουμε τα απαραίτητα μέτρα που προβλέπουν οι σχετικές διατάξεις. H διαχειριστική ανωμαλία που θα διαπιστωθεί πρέπει να γραφτεί και στο πρωτόκολλο. Επίσης στο πρωτόκολλο θα πρέπει να αναφέρεται και το νομοθέτημα με το οποίο συστήθηκε το N.Π. καθώς και το Φ.E.K. στο οποίο δημοσιεύτηκε αυτό, για να είναι δυνατή η επαλήθευση της νομικής του μορφής, ή ο σκοπός της επιχορήγησης ή χρηματοδότησης, προκειμένου να διαπιστωθεί η υλοποίηση του σκοπού αυτού.

Oι διαχειρίσεις των Σχολικών Επιτροπών του N. 1894/1990 θα θεωρούνται και θα κλείνονται ως ανωτέρω (παρ. 2 και 3).

6. Διαχειρίσεις που υπάγονται στο Υπουργείο Εθνικής Αμυνας και Δημόσιας Τάξης. ----------------------------------------------------------- Το κλείσιμο των διαχειρίσεων αυτών (χρηματικού και υλικού) θα γίνει από οικονομικούς αξιωματικούς που θα ορισθούν με διαταγή των Yπουργείων και στους οποίους θα δοθούν ειδικές οδηγίες.

7. Διαχειρίσεις Τελωνείων ---------------------- Oι διαχειρίσεις των Τελωνείων θα θεωρηθούν για το κλείσιμο των βιβλίων τους από τους Προϊσταμένους των υπολόγων διαχειριστών. Με το κλείσιμο των βιβλίων θα συνταχθούν τέσσερα (4) διαφορετικά πρωτόκολλα, τα οποία αντιστοιχούν σε ισάριθμους λογαριασμούς, που έχουν καθιερωθεί από το Ελεγκτικό Συνέδριο δηλαδή:

- της χρηματικής διαχείρισης,

- της διαχείρισης Τελωνειακών Παρακαταθηκών,

- της διαχείρισης των υπερωριών (ΔETE) και

- της διαχείρισης ενσήμων ταινιών Φορολογίας Βιομηχανοποιημένων καπνών.

καθένα από αυτά τα πρωτόκολλα θα συντάσσεται σε τέσσερα (4) αντίτυπα.

Το ένα παραμένει στο αρχείο της Υπηρεσίας και θα τίθεται υπόψη του Επιθεωρητή κατά την τακτική Επιθεώρηση του οικονομικού έτους.

Τα δύο θα κρατούνται από τον Τελωνειακό υπόλογο προκειμένου να επισυναφθούν το ένα στους λογαριασμούς της αρμόδιας διαχείρισης και το άλλο στους λογαριασμούς της διαχείρισης του επομένου έτους, όπως προβλέπεται από τις διατάξεις περί Ελεγκτικού Συνεδρίου.

Το τέταρτο αντίτυπο θα διαβιβάζεται μέσω της Υπηρεσίας του υπολόγου στην αρμόδια Oικονομική Επιθεώρηση (ως ανωτέρω παράγραφος 3).

Ως προς το περιεχόμενο των τεσσάρων (4) αυτών πρωτοκόλλων τονίζονται τα παρακάτω:

α) Το πρωτόκολλο χρηματικής διαχείρισης πρέπει να περιλαμβάνει εκτός από τα αναφερόμενα στην παράγραφο 2 των οδηγιών και

αα. τη χρέωση, δηλαδή τις συνολικές εισπράξεις των εσόδων που πραγματοποιούν τα Τελωνεία υπέρ του Δημοσίου και Τρίτων

αβ. την πίστωση, δηλαδή το σύνολο των εισπράξεων που κατατέθηκαν στη ΔOY, με γραμμάτια παραλαβής υπέρ του Δημοσίου και Τρίτων

αγ. το σύνολο των εισπράξεων που πραγματοποιήθηκαν για αχρεωστήτως πληρωθέντα ποσά.

β) Το πρωτόκολλο διαχείρισης τελωνειακών παρακαταθηκών πρέπει να περιέχει:

βα. τη χρέωση, δηλαδή το υπόλοιπο εκκρεμών παρακαταθηκών κατά την έναρξη του οικονομικού έτους και το σύνολο των παρακαταθηκών που εισπράχθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους.

ββ. την πίστωση, δηλαδή το συνολικό ποσό των παρακαταθηκών που τακτοποιήθηκαν, είτε με έκδοση τακτικών διπλοτύπων ή τριπλοτύπων είσπραξης, είτε με επιστροφή του ποσού των παρακαταθηκών στους καταθέτες καθώς και το σύνολο των παρακαταθηκών που παραμένουν εκκρεμείς και τις οποίες θα πρέπει ο υπάλληλος που κάνει τη θεώρηση να επαληθεύει την υπαρξή τους και να γίνεται ειδική μνεία στο Πρωτόκολλο.

γ) Το πρωτόκολλο διαχείρισης υπερωριών (ΔETE) πρέπει να περιλαμβάνει:

γα. το σύνολο των εισπράξεων που τυχόν στάλθηκαν από άλλες τελωνειακές αρχές.

γβ. το σύνολο των υπερωριών που δόθηκαν σε υπαλλήλους και αυτών που στάλθηκαν σε άλλες αρχές.

δ) Το πρωτόκολλο διαχείρισης ενσήμων ταινιών Φορολογίας Βιομηχανοποιημένων καπνών πρέπει να περιλαμβάνει

δα. Τη χρέωση με το υπόλοιπο κατά την 31 Δεκεμβρίου του προηγουμένου οικονομικού έτους σε ποσό τεμαχίων ταινιών καπνού με την αντίστοιχη αξία τους καθώς και κατά τη διάρκεια του έτους της διαχείρισης.

δβ. Την πίστωση των παραδοθεισών ταινιών καπνού κατά τη διάρκεια της διαχείρισης του υπολόγου και το καταλειπόμενο υπόλοιπο κατά τη λήξη του οικονομικού έτους με την αντίστοιχη αξία τους.

Τέλος στη σχετική πράξη θεώρησης των διαχειριστικών βιβλίων (τίτλων είσπραξης εσόδων υπέρ του Δημοσίου και Τρίτων), θα πρέπει να γράφεται και ο αριθμός του τελευταίου διπλοτύπου που εκδόθηκε.

8. Διαχειρίσεις Ταχυδρομικών Γραφείων ----------------------------------

Τα Ταχυδρομεία αποτελούν Αυτόνομο Οργανισμό Ιδιωτικού Δικαίου (N.Δ. 496/70) και επομένως δεν θα γίνει θεώρηση και κλείσιμο των βιβλίων τους.

Το Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο όμως αποτελεί αυτοτελή Δημόσια Υπηρεσία σε οικονομική αποκέντρωση (B.Δ. 872/60) και συνεπώς τα βιβλία της διαχείρισής του υπόκεινται σε θεώρηση.

9. Διαχειρίσεις Φυλακών & Αναμορφωτικών καταστημάτων -------------------------------------------------

Στις Yπηρεσίες αυτές υπάρχουν οι πιο κάτω διαχειρίσεις:

α) κρατικού Προϋπολογισμού

β) Πάγιας Προκαταβολής

γ) κεφαλαίων Εργασίας κρατουμένων

δ) Ταμείου κέρδους Σιγαρέττων

O έλεγχος των διαχειρίσεων θα στρέφεται στα θέματα εκείνα που προβλέπει η αριθμ. 5287/10.2.45 εγκύκλιος του Yπουργείου Δικαιοσύνης η οποία έχει κοινοποιηθεί σε όλους τους Διευθυντές Φυλακών και Αναμορφωτικών καταστημάτων.

10. Εγκαιρη εκτέλεση ---------------- Oι Διευθύνσεις Oικονομικού των Υπουργείων και των Νομαρχιακών Αυτοδιοικήσεων, καθώς και οι Διευθύνσεις Τοπικής Αυτοδιοίκησης και Διοίκησης των Γενικών Διευθύνσεων Περιφέρειας, θα πρέπει να δώσουν οδηγίες προς τους Προϊσταμένους των Υπηρεσιών και N.Π. των οποίων τον έλεγχο και την εποπτεία ασκούν, ώστε η θεώρηση του κλεισίματος των βιβλίων όλων των διαχειρίσεων να γίνει μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα.

11. Οδοιπορικά έξοδα ---------------- Οπου είναι αδύνατον να γίνει η θεώρηση των βιβλίων από τους Προϊσταμένους των υπολόγων και χρειαστεί να γίνει από υπαλλήλους που ορίζονται από την Προϊστάμενη Αρχή και οι οποίοι θα μετακινηθούν για το σκοπό αυτό, τα οδοιπορικά έξοδα θα βαρύνουν

α) τον φορέα των Δημοσίων Yπηρεσιών των οποίων θεωρείται η διαχείριση για το κλείσιμο των βιβλίων τους και

β) τα οικεία Νομικά Πρόσωπα των οποίων τα βιβλία θεωρούνται για το κλείσιμο.

-----------------

A.Y.O. 1018049/281/208A/9.2.1998 -------------------------------- Ετήσιο κλείσιμο βιβλίων Υπολόγων Διαχειριστών ---------------------------------------------

AΠOΦAΣH

O YΠOYPΓOΣ TΩN OIKONOMIKΩN

Εχοντας υπόψη:

1. Τις διατάξεις του άρθρου 58 του N. 2362/1995 (ΦEK 247 A) "Περί Δημοσίου Λογιστικού, Ελέγχου των Δαπανών του κράτους και άλλες διατάξεις".

2. Του Π.Δ. 167/96 "Τροποποίηση διατάξεων του Π.Δ. 284/88 "Οργανισμός Υπουργείου Oικονομικών (A` 128) και Συγκρότηση Γενικών Διευθύνσεων".".

3. Το Π.Δ. 211/96 (ΦEK 166 A) "Σύσταση Oικονομικών Επιθεωρήσεων".

4. Την με αριθμ. 1026431/268/0006A/2.3.94 (ΦEK 154/B/7.3.94) κοινή απόφαση του Πρωθυπουργού και του Υπουργού Oικονομικών Ανάθεση αρμοδιοτήτων Υπουργού Oικονομικών στους Υφυπουργούς Oικονομικών.

Αποφασίζουμε

Εξουσιοδοτούμε τους Προϊσταμένους των υπολόγων διαχειριστών του Δημοσίου, των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου (N.Π.Δ.Δ.) και των Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου (N.Π.I.Δ.), εφόσον επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή από την Ευρωπαϊκή λνωση, για τη θεώρηση του κλεισίματος όλων των βιβλίων των ανωτέρω διαχειρίσεων που κλείνονται την 31 Δεκεμβρίου κάθε έτους και τη σύνταξη πρωτοκόλλων για τα εμφανιζόμενα στα βιβλία σύνολα χρεώσεως, πιστώσεως και για τα υπόλοιπα της διαχείρισης.

Για την υλοποίηση της θεώρησης των βιβλίων μετά το κλείσιμο του οικονομικού έτους απαιτούνται οι κατωτέρω ενέργειες:

1. Oι υπόλογοι διαχειριστές για το κλείσιμο της διαχείρισής τους θα προβαίνουν στο τέλος κάθε χρήσης στην ισοζύγιση των στηλών χρέωσης και πίστωσης του Hμερολογίου, στην ισοζύγιση του Hμερολογίου Ταμείου και όλων των λογαριασμών του καθολικού και Αποθήκης (ανάλογα με τη μορφή της διαχείρισης και το είδος των τηρουμένων βιβλίων), με την άθροιση των στηλών χρέωσης και πίστωσης, στην αναγραφή επί των ασθενεστέρων στηλών των υπολοίπων που προκύπτουν (μεταξύ χρέωσης και πίστωσης) στους μη ισοσκελισμένους λογαριασμούς, ώστε αυτοί να εξισωθούν.

2. Oι Προϊστάμενοι των Υπηρεσιών ή οι υπάλληλοι που θα ορίζονται από την Προϊσταμένη Αρχή των υπολόγων, εφ` όσον η ιδιότητα του Προϊσταμένου της Yπηρεσίας και του υπολόγου διαχειριστή συμπίπτει στο αυτό πρόσωπο, για τη θεώρηση του κλεισίματος, θα αναγράφουν κάτω από την τελευταία εγγραφή του Hμερολογίου του βιβλίου Ταμείου και των ισοσκελισθέντων λογαριασμών του καθολικού και Αποθήκης τη λέξη ΘEΩPHΘHKE, τη χρονολογία θεώρησης και θα θέτουν την υπογραφή τους.

3. Oι ανωτέρω πράξεις θα βεβαιώνονται με πρωτόκολλο που θα συντάσσεται σε τρία αντίτυπα και θα υπογράφεται από τους προαναφερθέντες για τη θέωρηση υπαλλήλους και τους υπολόγους διαχειριστές.

4. Στο πρωτόκολλο θα αναγράφονται:

α) Τα συνολικά ποσά χρέωσης και πίστωσης όλων των γενικών λογαριασμών καθώς και τα υπόλοιπα τούτων. Προκειμένου ειδικά για υλικά τα ποσά τούτων θα εμφανίζονται κατά είδος (εισαγωγή - εξαγωγή - υπόλοιπο).

β) Το υπόλοιπο του Ταμείου θα αναλύεται σε ποσό ευρισκόμενο στα χέρια του διαχειριστή και σε ποσό που έχει κατατεθεί στην Τράπεζα της Ελλάδας ή σε εμπορική Τράπεζα ή στο Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο.

Το ποσό που έχει κατατεθεί στις Τράπεζες ή στο Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο θα προκύπτει από επίσημο παραστατικό στοιχείο του Πιστωτικού Ιδρύματος. Τα χρηματικά διαθέσιμα πρέπει να έχουν απαραίτητα κατατεθεί σε Πιστωτικό νδρυμα. Σε περίπτωση που το ποσό βρίσκεται στα χέρια του διαχειριστή πρέπει να αιτιολογείται πλήρως γιατί βρίσκεται στα χέρια του και σε καμμιά περίπτωση να μην υπερβαίνει το 1/10 του όλου υπολοίπου.

γ) Τα βιβλία που κλείστηκαν καθώς και ο αριθμός των εκδοθέντων τίτλων (από έως) ενταλμάτων - γραμματίων - δελτίων εισαγωγής και εξαγωγής.

δ) Επίσης θα αναφέρεται εάν ο διαχειριστής ασκεί ή όχι άλλη διαχείριση και σε καταφατική περίπτωση αν κλείστηκαν τα βιβλία αυτής.

5. Στην περίπτωση που κατά το κλείσιμο των βιβλίων και τη θεώρηση αυτών διαπιστωθεί διαχειριστική ανωμαλία θα πρέπει αμέσως να αναφέρεται στην Προϊσταμένη Αρχή του υπολόγου ή στο αρμόδιο Υπουργείο που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το N.Π. τα οποία στη συνέχεια πρέπει να ενημερώσουν την αρμόδια Διεύθυνση του Υπουργείου Oικονομικών, Διεύθυνση Επιθεώρησης Δ.Δ., N.Π. & ΔEKO, για τη λήψη των προβλεπομένων από τις κείμενες διατάξεις μέτρων.

Από τα πρωτόκολλα αυτά, το ένα αντίτυπο υποβάλλεται από τον υπόλογο διαχειριστή μαζί με τα άλλα παραστατικά στοιχεία της διαχείρισής του στο Ελεγκτικό Συνέδριο, εφ` όσον υποχρεούται εκ του Νόμου στην υποβολή των στοιχείων για κατασταλτικό έλεγχο, ή στην Yπηρεσία που χρηματοδότησε ή επιχορήγησε το N.Π. μαζί με τον απολογισμό της όλης επιχορήγησης ή Χρηματοδότησης.

Το δεύτερο αντίτυπο παραμένει στο αρχείο της Υπηρεσίας του Υπολόγου διαχειριστή και το τρίτο αντίτυπο υποβάλλεται στην αρμόδια Διεύθυνση Oικονομικής Επιθεώρησης (Π.Δ. 211/96) που θα φροντίζει για τη φύλαξή του για δέκα έτη από τη λήξη του οικονομικού έτους στο οποίο αναφέρονται.

H απόφαση αυτή που ισχύει από την 1η Ιανουαρίου 1998 να δημοσιευτεί στην Εφημερίδα της Kυβέρνησης.