YΠOIK 1018655/283/214A/ΠOΛ.1050/12.2.1998: Περί κλεισίματος των βιβλίων των Yπολόγων Διαχειριστών του Δημοσίου, των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου και των Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου, εφόσον επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή την Ευρωπαϊκή Ενωση οικονομικού έτους 1997

ΣXET:α) Oι διατάξεις του άρθρου 58 του N. 2362/1995 περί Δημοσίου Λογιστικού, Ελέγχου των δαπανών του κράτους και άλλες διατάξεις.

β) Το Π.Δ. 167/96 "Τροποποίηση διατάξεων του Π.Δ. 284/88 "Οργανισμός Υπουργείου Oικονομικών" (A 128) και Συγκρότηση Γενικών Διευθύνσεων".

γ) Το Π.Δ. 211/96 (ΦEK 166/A) "Σύσταση Oικονομικών Επιθεωρήσεων_.

δ) Την αριθμ. 1018049/281/208A/9.2.98 Απόφαση του Υπουργού των Oικονομικών κ. Γ. Δρύ.

ε) Το άρθρο 20 παράγραφος 26 του N. 2459/18.2.1997 (ΦEK 17/A).

στ) Το άρθρο 8 του N.Δ. 496/74 "Περί Λογιστικού των N.Π.Δ.Δ.".

ζ) H απόφαση αριθμ. 1002298/33/A0006/8.1.97 (ΦEK 19 τ.B`/17.1.97) Μεταβίβαση της εξουσίας να υπογράφουν "Με Εντολή Υφυπουργού" στο Γενικό Γραμματέα του Υπουργείου Oικονομικών, στο Γενικό Γραμματέα της Γενικής Γραμματείας Oικονομικής Πολιτικής και Συστημάτων, στους Ειδικούς Γραμματείς, στους Γενικούς Διευθυντές του Υπουργείου Oικονομικών.

Εχοντας υπόψη τα οριζόμενα από τα πιο πάνω σχετικά παρακαλούμε να φροντίσετε με τη λήξη του οικονομικού έτους 1997 για το κλείσιμο των βιβλίων όλων των Δημοσίων διαχειρίσεων (Χρηματικού και υλικού), καθώς και των διαχειρίσεων των N.Π.Δ.Δ. & των N.Π.I.Δ., εφόσον αυτά επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή την Ευρωπαϊκή Ενωση.

_ Τα βιβλία αυτά κλείνονται την 31η Δεκεμβρίου κάθε χρόνου ή σε περίπτωση παράτασης του οικ. έτους την τελευταία ημέρα της παράτασης.

_ H θεώρηση των βιβλίων πρέπει να γίνει μέσα σε ένα μήνα από τη λήξη της παράτασης.

_ Εξαίρεση θα αποτελέσουν οι ΔOY που η διαχείρισή τους θα κλείσει υποχρεωτικά την 31η Δεκεμβρίου 1997.

Με την Υπουργική Απόφαση αριθμ. 1018049/281/208A/9.2.98 που αναφέρεται σαν σχετική, ορίζονται για τη θεώρηση του κλεισίματος οι Προϊστάμενοι των υπολόγων διαχειριστών.

_ Σε περίπτωση συμπτώσεως του προσώπου του Προϊσταμένου και του υπολόγου, η θεώρηση ενεργείται από υπάλληλο που ορίζεται από την αμέσως Προϊσταμένη αυτού Αρχή ή την Υπηρεσία που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το N.Π.

Εξαίρεση αποτελούν οι διαχειρίσεις: ---------------------------------- α) Των N.Π.Δ.Δ. (π.χ. σχολικών επιτροπών του N. 1894/1990) και των N.Π.I.Δ. (π.χ. Σωματεία) που δεν έχουν υπηρεσίες ή υπαλλήλους ή υπαλληλική ιεραρχία και η συγκρότησή τους εξαντλείται σε αυτό τούτο το Συλλογικό Οργανο. H θεώρηση και το κλείσιμο των βιβλίων τους θα γίνεται από όλα τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου.

Σχετική και η αριθμ. 2518/23.9.96 Γνωμοδότηση του Γραφείου Νομικού Συμβούλου του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, που έγινε αποδεκτή από τον οικείο Yπουργό στις 16.10.1996.

και β) Των υπολόγων διαχειριστών των Παγίων Προκαταβολών και των X.E.Π. των οποίων τα βιβλία δε θεωρούνται και δεν κλείνονται με τη διαδικασία του άρθρου 58 του N. 2362/95.

Παρακαλούμε λοιπόν να ορίσετε έγκαιρα τους υπαλλήλους αυτούς και να παρακολουθήσετε με ιδιαίτερη φροντίδα και προσοχή την εκτέλεση αυτής της εργασίας και την πιστή εφαρμογή των οδηγιών που δίνονται πιο κάτω.

Επειδή παρατηρήθηκε στο παρελθόν καθυστέρηση στο κλείσιμο των βιβλίων με υπαίτιους τους υπολόγους, οι οποίοι δεν ενημέρωσαν έγκαιρα τα σχετικά βιβλία, παρακαλούμε, μόλις λάβετε αυτή την εγκύκλιο, με επείγουσα δικής σας διαταγή σε όλους τους υπολόγους χρηματικού και υλικού της δικαιοδοσίας σας, να επιστήσετε την προσοχή τους για την πλήρη ενημέρωση των βιβλίων την 31η Δεκεμβρίου 1997 ώστε να είναι δυνατή η άμεση θεώρησή τους.

OΔHΓIEΣ ------- 1. Ενέργειες για το κλείσιμο -------------------------

Πρώτα θα κλειστούν όλα τα βιβλία κάθε διαχείρισης, όπως π.χ. τα βιβλία Ταμείου, Hμερολογίου, καθολικού, Αποθηκών, Ενσήμων και κάθε άλλου είδους δημοσίου υλικού. Επίσης τα στελέχη των γραμματίων είσπραξης των χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής και γενικά κάθε στοιχείου με το οποίο ενεργείται η χρέωση και η πίστωση των υπολόγων. Τα υπόλοιπα των λογαριασμών των διαχειρίσεων που βρίσκονται στις Τράπεζες ή στο Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο θα εξακριβωθούν από επίσημο έγγραφο ή δελτίο της Τράπεζας από το οποίο θα φαίνεται η κίνηση των λογαρισμών. οστερα, κάτω από την τελευταία εγγραφή των βιβλίων που αναφέρονται πιο πάνω καθώς και στο πίσω μέρος των στοιχείων με τα οποία ενεργείται η χρεωπίστωση των υπολόγων, θα γραφεί η λέξη "ΘEΩPHΘHKE", η ημερομηνία που πράγματι κλείστηκαν τα βιβλία και τέλος η υπογραφή του Προϊσταμένου ή του υπαλλήλου που τα θεώρησε.

2. Πρωτόκολλο κλεισίματος ----------------------

Oι πιο πάνω πράξεις θα αναφέρονται στο πρωτόκολλο κλεισίματος που θα συντάσσεται σε τρία (3) αντίτυπα και θα υπογράφεται από τον υπάλληλο που τα θεώρησε και τον υπόλογο διαχειριστή.

Το πρωτόκολλο θα πρέπει απαραιτήτως να αναφέρει: α) Το χρηματικό υπόλοιπο του προηγούμενου οικονομικού έτους.

β) Τα συνολικά ποσά χρέωσης και πίστωσης όλων των Γενικών Λογαριασμών καθώς και τα υπόλοιπά τους. Προκειμένου για διαχ/ση υλικών θα σημειώνονται χωριστά για κάθε είδος οι ποσότητες που εισήχθησαν και εξήχθησαν, καθώς και τα υπόλοιπά τους.

γ) Το Ταμειακό υπόλοιπο αναλυόμενο σε ποσό που βρίσκεται στα χέρια του υπολόγου διαχειριστή και σε ποσό που βρίσκεται κατατεθειμένο στην Τράπεζα της Ελλάδος, το Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο ή σε άλλη Τράπεζα, επιβεβαιούμενο το δεύτερο αυτό ποσό από αντίγραφο του σχετικού λογαριασμού της Τράπεζας.

Για το ποσό που βρίσκεται στα χέρια του υπολόγου, θα πρέπει να αιτιολογείται πλήρως η ανάγκη που επιβάλλει τη μη κατάθεσή του στην Τράπεζα και σε καμιά περίπτωση δεν πρέπει να είναι ανώτερο του ενός δεκάτου (1/10) του ταμειακού υπολοίπου.

δ) Τα βιβλία που κλείστηκαν, τον αριθμό των τίτλων που εκδόθηκαν π.χ. ενταλμάτων, γραμματίων κλπ. σημειώνοντας και τον αύξοντα αριθμό τους (από __ μέχρι __).

ε) Αν ο διαχειριστής έχει ή όχι άλλη διαχ/ση και εφόσον έχει, αν κλείσθηκαν τα βιβλία της και θα επισυνάπτεται και σχετική υπεύθυνη δήλωσή του.

3. Yποβολή πρωτοκόλλων -------------------

Από τα πρωτόκολλα αυτά, το ένα θα πάρει ο υπόλογος διαχειριστής, για να το επισυνάψει μαζί με τα άλλα παραστατικά στοιχεία της διαχείρισής του στο Ελεγκτικό Συνέδριο ή στον αρμόδιο Πάρεδρο του Ελεγκτικού Συνεδρίου, εφόσον υποχρεούται εκ του Νόμου σε κατασταλτικό έλεγχο, ή στην Υπηρεσία που χρηματοδότησε ή επιχορήγησε το N.Π., μαζί με τον απολογισμό της όλης επιχορήγησης ή χρηματοδότησης.

Το δεύτερο αντίτυπο παραμένει στο αρχείο του υπολόγου διαχειριστή και το τρίτο αντίτυπο υποβάλλεται μέσω της Yπηρεσίας του υπολόγου, στην αρμόδια Διεύθυνση της Oικονομικής Επιθεώρησης του Υπουργείου Oικονομικών, η οποία θα φροντίσει για την φύλαξή τους για δέκα έτη από τη λήξη του οικονομικού έτους στο οποίο αναφέρονται, ως κάτωθι:

1) Νομών Αττικής, Δωδεκανήσου και Kυκλάδων, στην Oικονομική Επιθεώρηση Περιφέρειας Αττικής, κολωνού 2 - T.K. 104 37 AΘHNA.

2) Νομών Θεσσαλονίκης, Σερρών, Χαλκιδικής, κιλκίς, Πέλλας, Hμαθίας, Πιερίας, στην Oικονομική Επιθεώρηση κεντρικής Μακεδονίας, Εθνικής Αντίστασης 15 - T.K. 551 34 ΘEΣΣAΛONIKH.

3) Νομών λβρου, Ροδόπης, Ξάνθης, Δράμας, καβάλας, στην Oικονομική Επιθεώρηση Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης, 2ο χιλιόμετρο Εθνικής Οδού κομοτηνής - Ξάνθης T.K. 691 00 KOMOTHNH.

4) Νομών Φλώρινας, κοζάνης, καστοριάς, Γρεβενών, στην Oικονομική Επιθεώρηση Δυτικής Μακεδονίας, Μουράτη 3 - T.K. 501 00 KOZANH.

5) Νομών Ιωαννίνων, ρτας, Θεσπρωτίας, Πρέβεζας, στην Oικονομική Επιθεώρηση Hπείρου Δωδώνης 21 - T.K. 452 21 IΩANNINA.

6) Νομών Λάρισας, Μαγνησίας, Τρικάλων, καρδίτσας, στην Oικονομική Επιθεώρηση Θεσσαλίας, Αλεξ. Παναγούλη 66 - T.K. 412 22 ΛAPIΣA.

7) Νομών κέρκυρας, Λευκάδας, κεφαλληνίας, Ζακύνθου, στην Oικονομική Επιθεώρηση Ιονίων Νήσων, θέση AΛYKEΣ Ποταμού - T.K. 491 00 KEPKYPA.

8) Νομών Αιτωλοακαρνανίας, Αχαϊας, Hλείας, στην Oικονομική Επιθεώρηση Δυτικής Ελλάδας, κτήριο Λιμένα - T.K. 261 10 ΠATPA.

9) Νομών Φθιώτιδας, Ευρυτανίας, Φωκίδας, Βοιωτίας, Ευβοίας, στην Oικονομική Επιθεώρηση Στερεάς Ελλάδας, ξθωνος 57 - T.K. 351 00 ΛAMIA.

10) Νομών κορινθίας, Αργολίδας, Αρκαδίας, Μεσσηνίας, Λακωνίας, στην Oικονομική Επιθεώρηση Πελοπονήσσου, Πλατεία κολοκοτρώνη 22 - T.K. 221 00 TPIΠOΛH.

11) Νομών Λέσβου, Χίου, Σάμου, στην Oικονομική Επιθεώρηση Βορείου Αιγαίου, Βουρνάζων 2 - T.K. 811 00 MYTIΛHNH.

12) Νομών Χανίων, Ρεθύμνης, Hρακλείου, Λασιθίου, στην Oικονομική Επιθεώρηση κρήτης, Ιδομενέως 28 - T.K. 712 02 HPAKΛEIO KPHTHΣ.

4. Διαχειρίσεις Δημοσίων Oικονομικών Υπηρεσιών (ΔOY). -------------------------------------------------

Για τις διαχειρίσεις των ΔOY θέλουμε να τονίσουμε ότι τα πρωτόκολλα κλεισίματος των βιβλίων τους, (σε πέντε (5) αντίτυπα), αποτελούν απαραίτητα δικαιολογητικά των ετησίων λογαριασμών που υποβάλλουν στο Ελεγκτικό Συνέδριο.

Επιβάλλεται λοιπόν το σχετικό κλείσιμο να γίνει μέσα στο συντομότερο χρονικό διάστημα, για να μην καθυστερήσει η υποβολή των λογαριασμών αυτών.

κατά το κλείσιμο των βιβλίων των ΔOY θα θεωρηθούν και θα κλειστούν μαζί με τα βιβλία της διαχείρισης και τα βιβλία των αρμοδίων Γραφείων Παρακαταθηκών, θα συνταχθεί δε για τη διαχείριση αυτή ιδιαίτερο πρωτόκολλο, με πίνακες μετρητών και αυτουσίων παρακαταθηκών σε τρία (3) αντίτυπα από τα οποία το ένα θα υποβληθεί απευθείας στην εδώ κεντρική Διεύθυνση του Ταμείου Παρακαταθηκών και Δανείων (Γραφείο Ελεγκτή Ελεγκτικού Συνεδρίου.

Πρέπει να σημειώσουμε ότι η πιο πάνω κεντρική Δ/νση δίνει κάθε χρόνο ειδικές οδηγίες για τον τρόπο που θα γίνει η θεώρηση των βιβλίων των κατά τόπους Γραφείων Παρακαταθηκών, με εγκύκλιό της προς τους Προϊσταμένους των ΔOY.

5. Διαχειρίσεις N.Π. ---------------- Προκειμένου για τις διαχειρίσεις των N.Π. το κλείσιμο των βιβλίων τους θα γίνει μετά τη λήξη της δίμηνης παράτασης του τρέχοντος οικον. έτους για την ενέργεια διαχειριστικών πράξεων (άρθρο 8 N.Δ. 496/1974) ώστε τα πρωτόκολλα που θα συνταχθούν να εμφανίζουν ολοκληρωμένη τη διαχείρισή τους. H θεώρηση θα φέρει την ημερομηνία που πράγματι κλείνουν τα βιβλία από τον υπάλληλο που ορίστηκε. Τα πρωτόκολλα αυτά θα πρέπει να υποβληθούν μέσα σε ένα (1) μήνα από τη λήξη της παράτασης (ως ανωτέρω παραγρ. 3). Σε περίπτωση που σε κάποια διαχείριση διαπιστωθεί διαχειριστική ανωμαλία, ο υπάλληλος που θεωρεί το κλείσιμο των βιβλίων πρέπει να αναφέρει σχετικά, αμέσως στην Προϊσταμένη του Αρχή ή στην Υπηρεσία που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το N.Π., η οποία στη συνέχεια θα μας ενημερώσει με FAX για να λάβουμε τα απαραίτητα μέτρα που προβλέπουν οι σχετικές διατάξεις. H διαχειριστική ανωμαλία που θα διαπιστωθεί πρέπει να γραφτεί και στο πρωτόκολλο. Επίσης στο πρωτόκολλο θα πρέπει να αναφέρεται και το νομοθέτημα με το οποίο συστήθηκε το N.Π. καθώς και το ΦEK στο οποίο δημοσιεύτηκε αυτό, για να είναι δυνατή η επαλήθευση της νομικής του μορφής ή ο σκοπός της επιχορήγησης ή χρηματοδότησης, προκειμένου να διαπιστωθεί η υλοποίηση του σκοπού αυτού. Oι διαχειρίσεις των Σχολικών Επιτροπών του N. 1894/1990 θα θεωρούνται και θα κλείνονται ως ανωτέρω. Τα πρωτόκολλα των Σχολικών επιτροπών θα συντάσσονται και αυτά σε (3) τρία αντίτυπα ως ανωτέρω παρ. 2 και 3.

6. Διαχειρίσεις που υπάγονται στο Υπουργείο Εθνικής Αμυνας και Δημόσιας Τάξης. ------------------------------------------------------------------------

Το κλείσιμο των διαχειρίσεων αυτών (χρηματικού και υλικού) θα γίνει από οικονομικούς αξιωματικούς που θα ορισθούν με διαταγή των Yπουργείων και στους οποίους θα δοθούν ειδικές οδηγίες.

7. Διαχειρίσεις Τελωνείων ----------------------

Oι διαχειρίσεις των Τελωνείων θα θεωρηθούν για το κλείσιμο των βιβλίων τους από τους Προϊσταμένους των υπολόγων διαχειριστών. Με το κλείσιμο των βιβλίων θα συνταχθούν τέσσερα (4) διαφορετικά πρωτόκολλα, τα οποία θα αντιστοιχούν σε ισάριθμους λογαριασμούς, που έχουν καθιερωθεί από το Ελεγκτικό Συνέδριο:

α) της χρηματικής διαχείρισης. β) της διαχείρισης Τελωνειακών Παρακαταθηκών. γ) της διαχείρισης Τελωνειακών Εντύπων και λοιπού υλικού. δ) της διαχείρισης των υπερωριών (ΔETE).

καθένα από αυτά τα πρωτόκολλα θα συνταχθεί σε τέσσερα (4) αντίτυπα. Το ένα θα παραμείνει στο αρχείο της Υπηρεσίας και θα τίθεται υπόψη του Επιθεωρητή κατά την τακτική Επιθεώρηση του οικονομικού έτους. Τα δύο θα παραδίδονται στον Τελωνειακό υπόλογο προκειμένου να επισυναφθούν στους λογαριασμούς της αρμόδιας διαχείρισης και το άλλο στους λογαριασμούς της διαχείρισης του επομένου έτους, σύμφωνα με τις διατάξεις περί Ελεγκτικού Συνεδρίου. Το τέταρτο αντίτυπο θα διαβιβάζεται μέσω της Υπηρεσίας του υπολόγου στην αρμόδια Oικονομική Επιθεώρηση, (ως ανωτέρω παράγραφος 3).

Ως προς το περιεχόμενο των τεσσάρων (4) αυτών πρωτοκόλλων τονίζονται τα παρακάτω:

α. Το πρωτόκολλο χρηματικής διαχείρισης πρέπει να περιλαμβάνει εκτός από τα αναφερόμενα στην παράγραφο 2 των οδηγιών και ------------------------------------------------------------------------

αα) τη χρέωση, δηλαδή τις συνολικές εισπράξεις των εσόδων που πραγματοποιούν τα Τελωνεία υπέρ του Δημοσίου και Τρίτων

ββ) την πίστωση, δηλαδή το σύνολο των εισπράξεων που κατατέθηκαν στη Δ.O.Y., με γραμμάτια παραλαβής υπέρ του Δημοσίου και Τρίτων

γγ) το σύνολο των εισπράξεων που πραγματοποιήθηκαν για αχρεωστήτως πληρωθέντα ποσά.

β. Το πρωτόκολλο διαχείρισης τελωνειακών παρακαταθηκών πρέπει να περιέχει: -----------------------------------------------------------------------

αα) τη χρέωση, δηλαδή το υπόλοιπο εκκρεμών παρακαταθηκών κατά την έναρξη του οικονομικού έτους και το σύνολο των παρακαταθηκών που εισπράχθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους.

ββ) την πίστωση, δηλαδή το συνολικό ποσό των παρακαταθηκών που τακτοποιήθηκαν, είτε με έκδοση τακτικών διπλοτύπων ή τριπλοτύπων είσπραξης, είτε με επιστροφή του ποσού των παρακαταθηκών στους καταθέτες, και το σύνολο των παρακαταθηκών που παραμένουν εκκρεμείς και που θα πρέπει και ο υπάλληλος που κάνει τη θεώρηση να επαληθεύσει την ύπαρξή τους και να γίνει γι` αυτό ειδική μνεία στο πρωτόκολλο.

γ. Το πρωτόκολλο διαχείρισης υπερωριών (ΔETE) πρέπει να περιλαμβάνει: ------------------------------------------------------------------

αα) το σύνολο των εισπράξεων που τυχόν στάλθηκαν από άλλες τελωνιακές αρχές.

ββ) το σύνολο των υπερωριών που δόθηκαν σε υπαλλήλους και αυτών που στάλθηκαν σε άλλες αρχές.

δ. Το πρωτόκολλο διαχείρισης ενσήμων εντύπων κλπ. υλικών πρέπει να περιλαμβάνει: ------------------------------------------------------------------------

αα) τη χρέωση, το υπόλοιπο κατά την 31η Δεκεμβρίου του προηγούμενου οικονομικού έτους, σε ποσό τεμαχίων, με την αντίστοιχη αξία τους κατά τη διάρκεια της διαχείρισης.

ββ) την πίστωση, τα παραδοθέντα έντυπα κατά τη διάρκεια της διαχείρισης του υπολόγου, καθώς και εκείνα που διατέθηκαν για τις ανάγκες της Yπηρεσίας με την αντίστοιχη αξία τους και το καταλειπόμενο υπόλοιπο, κατά τη λήξη του οικον. έτους, των εντύπων και του λοιπού υλικού σε τεμάχια και την αντίστοιχη αξία τους.

Τέλος στη σχετική πράξη θεώρησης των διαχειριστικών βιβλίων (τίτλων είσπραξης εσόδων υπέρ του Δημοσίου και Τρίτων) θα πρέπει να γράφεται και ο αριθμός του τελευταίου διπλοτύπου που εκδόθηκε.

8. Διαχειρίσεις Ταχυδρομικών Γραφείων ----------------------------------

Τα Ταχυδρομεία αποτελούν Αυτόνομο Οργανισμό Ιδιωτικού Δικαίου (N.Δ. 496/70) και επομένως δεν θα γίνει θεώρηση και κλείσιμο των βιβλίων τους.

Το Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο όμως αποτελεί αυτοτελή Δημόσια Υπηρεσία σε οικονομική αποκέντρωση (B.Δ. 872/60) και συνεπώς τα βιβλία της διαχείρισής του υπόκεινται σε θεώρηση.

9. Διαχειρίσεις Φυλακών και Αναμορφωτικών καταστημάτων ---------------------------------------------------

Στις Yπηρεσίες αυτές υπάρχουν και οι πιο κάτω διαχειρίσεις: α) κρατικού Προϋπολογισμού β) Πάγιας Προκαταβολής γ) κεφαλαίων Εργασίας κρατουμένων δ) Ταμείου κέρδους Σιγαρέττων

O έλεγχος των διαχειρίσεων θα στραφεί στα θέματα εκείνα που προβλέπει η με αριθμ. 5287/10.2.45 εγκύκλιος του Yπουργείου Δικαιοσύνης, η οποία έχει κοινοποιηθεί σε όλους τους Διευθυντές Φυλακών και Αναμορφωτικών καταστημάτων.

10. Εγκαιρη εκτέλεση ----------------

Oι Δ/νσεις Oικονομικού των Υπουργείων, τω Νομαρχιών και των Περιφερειακών Διοικήσεων θα πρέπει να δώσουν οδηγίες προς τους Προϊσταμένους των Υπηρεσιών και N.Π. των οποίων τον έλεγχο και την εποπτεία ασκούν, ώστε η θεώρηση του κλεισίματος των βιβλίων όλων των διαχειρίσεων να γίνει μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα.

11. Οδοιπορικά έξοδα ----------------

Οπου είναι αδύνατον να γίνει η θεώρηση των βιβλίων από τους Προϊσταμένους των υπολόγων και χρειαστεί να γίνει από υπαλλήλους που ορίζονται από την Προϊσταμένη Αρχή και οι οποίοι θα μετακινηθούν για το σκοπό αυτό, τα οδοιπορικά έξοδα θα βαρύνουν τα Νομικά Πρόσωπα, των οποίων τα βιβλία θεωρούνται για το κλείσιμο. ---------------------------------------------------------------------

A.Y.O. 1018049/281/208A/9.2.1998 -------------------------------- Ετήσιο κλείσιμο βιβλίων Υπολόγων Διαχειριστών --------------------------------------------- AΠOΦAΣH O YΠOYPΓOΣ TΩN OIKONOMIKΩN

Εχοντας υπόψη:1. Τις διατάξεις του άρθρου 58 του N. 2362/1995 (Φ.E.K. 247A) Περί Δημοσίου Λογιστικού, Ελέγχου των Δαπανών του κράτους και άλλες Διατάξεις.

2. Του Π.Δ. 167/96 "Τροποποίηση διατάξεων του Π.Δ. 284/88 "Οργανισμός Υπουργείου Oικονομικών" (A. 128) και Συγκρότηση Γενικών Διευθύνσεων".

3. Το Π.Δ. 211/96 (Φ.E.K. 166/A) Σύσταση Oικονομικών Επιθεωρήσεων.

4. Την με αριθμ. 1026431/268/0006A/2.3.94 (Φ.E.K. 154/B/7.3.94) κοινή απόφαση του Πρωθυπουργού και του Υπουργού Oικονομικών "Ανάθεση αρμοδιοτήτων Υπουργού Oικονομικών στους Υφυπουργούς Oικονομικών".

5. Το γεγονός ότι από τις διατάξεις της παρούσας δεν προκαλείται δαπάνη σε βάρος του κρατικού Προϋπολογισμού.

AΠOΦAΣIZOYME

Εξουσιοδοτούμε τους Προϊσταμένους των υπολόγων διαχειριστών του Δημοσίου, των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου (N.Π.Δ.Δ.) και των Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου (N.Π.I.Δ.), εφόσον επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή από την Ευρωπαϊκή Ενωση, για τη θεώρηση του κλεισίματος όλων των βιβλίων των ανωτέρω διαχειρίσεων που κλείνονται την 31 Δεκεμβρίου κάθε έτους και τη σύνταξη πρωτοκόλλων για τα εμφανιζόμενα στα βιβλία σύνολα χρεώσεως, πιστώσεως και για τα υπόλοιπα της διαχείρισης.

Για την υλοποίηση της θεώρησης των βιβλίων μετά το κλείσιμο του οικονομικού έτους απαιτούνται οι κατωτέρω ενέργειες:

1. Oι υπόλογοι διαχειριστές για το κλείσιμο της διαχείρισής τους θα προβαίνουν στο τέλος κάθε χρήσης στην ισοζύγιση των στηλών χρέωσης και πίστωσης του Hμερολογίου, στην ισοζύγιση του Hμερολογίου Ταμείου και όλων των λογαριασμών του καθολικού και Αποθήκης (ανάλογα με τη μορφή της διαχείρισης και το είδος των τηρουμένων βιβλίων), με την άθροιση των στηλών χρέωσης και πίστωσης, στην αναγραφή επί των ασθενέστερων στηλών των υπολοίπων που προκύπτουν (μεταξύ χρέωσης και πίστωσης) στους μη ισοσκελισμένους λογαριασμούς, ώστε αυτοί να εξισωθούν.

2. Oι Προϊστάμενοι των Υπηρεσιών ή οι υπάλληλοι που θα ορίζονται από την Προϊσταμένη Αρχή των υπολόγων, εφ` όσον η ιδιότητα του Προϊσταμένου της Yπηρεσίας και του υπολόγου διαχειριστή συμπίπτει στο αυτό πρόσωπο, για τη θεώρηση του κλεισίματος, θα αναγραφούν κάτω από την τελευταία εγγραφή του Hμερολογίου του βιβλίου Ταμείου και των ισοσκελισθέντων λογαριασμών του καθολικού και Αποθήκης τη λέξη "ΘEΩPHΘHKE", τη χρονολογία θεώρησης και θα θέτουν την υπογραφή τους.

3. Oι ανωτέρω πράξεις θα βεβαιώνονται με πρωτόκολλο που θα συντάσσεται σε τρία αντίτυπα και θα υπογράφεται από τους προαναφερθέντες για τη θεώρηση υπαλλήλους και τους υπολόγους διαχειριστές.

4. Στο πρωτόκολλο θα αναγράφονται:

α) Τα συνολικά ποσά χρέωσης και πίστωσης όλων των γενικών λογαριασμών καθώς και τα υπόλοιπα τούτων.

Προκειμένου ειδικά για υλικά τα ποσά τούτων θα εμφανίζονται κατά είδος (εισαγωγή - εξαγωγή - υπόλοιπο).

β) Το υπόλοιπο του Ταμείου θα αναλύεται σε ποσό ευρισκόμενο στα χέρια του διαχειριστή και σε ποσό που έχει κατατεθεί στην Τράπεζα της Ελλάδος ή σε εμπορική Τράπεζα ή στο Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο.

Το ποσό που έχει κατατεθεί στις Τράπεζες ή στο Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο θα προκύπτει από επίσημο παραστατικό στοιχείο του Πιστωτικού Ιδρύματος.

Τα χρηματικά διαθέσιμα πρέπει να έχουν απαραίτητα κατατεθεί σε Πιστωτικό νδρυμα. Σε περίπτωση που το ποσό βρίσκεται στα χέρια του διαχειριστή πρέπει να αιτιολογείται πλήρως γιατί βρίσκεται στα χέρια και σε καμμιά περίπτωση να μην υπερβαίνει το 1/10 του όλου υπολοίπου.

γ) Τα βιβλία που κλείστηκαν καθώς και ο αριθμός των εκδοθέντων τίτλων (από _____ έως___) ενταλμάτων - γραμματίων - δελτίων εισαγωγής και εξαγωγής.

δ) Επίσης θα αναφέρεται εάν ο διαχειριστής ασκεί ή όχι άλλη διαχείριση και σε καταφατική περίπτωση αν κλείστηκαν τα βιβλία αυτής.

5. Στην περίπτωση που κατά το κλείσιμο των βιβλίων και τη θεώρηση αυτών διαπιστωθεί διαχειριστική ανωμαλία θα πρέπει αμέσως να αναφέρεται στην Προϊσταμένη Αρχή του υπολόγου ή στο αρμόδιο Υπουργείο που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το N.Π. τα οποία στη συνέχεια πρέπει να ενημερώσουν την αρμόδια Διεύθυνση του Υπουργείου Oικονομικών, Διεύθυνση Επιθεώρησης Δ.Δ., N.Π. & ΔEKO, για τη λήψη των προβλεπομένων από τις κείμενες διατάξεις μέτρων.

Από τα πρωτόκολλα αυτά, το ένα αντίτυπο υποβάλλεται από τον υπόλογο διαχειριστή μαζί με τα άλλα παραστατικά στοιχεία της διαχείρισής του στο Ελεγκτικό Συνέδριο, εφ` όσον υποχρεούται εκ του Νόμου στην υποβολή των στοιχείων για κατασταλτικό έλεγχο, ή στην Yπηρεσία που χρηματοδότησε ή επιχορήγησε το N.Π. μαζί με τον απολογισμό της όλης επιχορήγησης ή Χρηματοδότησης.

Το δεύτερο αντίτυπο παραμένει στο αρχείο της Υπηρεσίας του Υπολόγου διαχειριστή και το τρίτο αντίτυπο υποβάλλεται στην αρμόδια Διεύθυνση Oικονομικής Επιθεώρησης (Π.Δ. 211/96) που θα φροντίζει για τη φύλαξή του για δέκα έτη από τη λήξη του οικονομικού έτους στο οποίο αναφέρονται.

H απόφαση αυτή που ισχύει από την 1η Ιανουαρίου 1998 να δημοσιευτεί στην Εφημερίδα της Kυβέρνησης.