ΘΕΜΑ: «Διαδικασία για την παράδοση – παραλαβή οργανικής μονάδας»

Για την εύρυθμη λειτουργία του Φορέα και προς αποφυγήν δυσλειτουργιών των Υπηρεσιών κατά την αντικατάσταση Προϊσταμένου οργανικής μονάδας, όσον αφορά την παράδοση και παραλαβή των υπηρεσιακών αντικειμένων αλλά κυρίως των εκκρεμοτήτων, κρίνεται αναγκαίο να υπενθυμίσουμε ζητήματα οργανωτικού αλλά και διοικητικού χαρακτήρα.

Σε κάθε περίπτωση αντικατάστασης Προϊσταμένου οργανικής μονάδας πρέπει να συντάσσεται πρωτόκολλο παράδοσης και παραλαβής, στο οποίο να αναφέρονται καταρχήν περιουσιακά και οικονομικά στοιχεία της υπηρεσιακής μονάδας αλλά και το σύνολο των εκκρεμών υποθέσεων.

Το πρωτόκολλο θα διαμορφώνεται ανάλογα με το έργο της μονάδας πλην όμως θα αναγράφονται οπωσδήποτε τα παρακάτω:

• Οι τρέχουσες εκκρεμότητες
• Οι εργασίες οι οποίες έχουν συγκεκριμένες προθεσμίες εντός των οποίων πρέπει να ολοκληρωθούν
• Ηλεκτρονικό και φυσικό αρχείο
• Κλειδιά εισόδου, χρηματοκιβωτίου, κωδικοί συστήματος ασφαλείας εισόδου – εξόδου
• Στρογγυλές σφραγίδες

Σε περίπτωση που υφίστανται υποκείμενες μονάδες, η καταγραφή των εκκρεμοτήτων θα γίνεται χωριστά για κάθε μονάδα. Θεμιτό είναι να συντάσσεται πρωτόκολλο εκκρεμών υποθέσεων και στις περιπτώσεις μετακίνησης ή μετάθεσης υπαλλήλου, ώστε ο αντικαταστάτης να γνωρίζει το σύνολο των εργασιών, πέρα από τις τρέχουσες, που παραλαμβάνει.

Το πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής υπογράφεται από αυτόν/ην που παραδίδει και από αυτόν/ην που παραλαμβάνει. Το έγγραφο πρωτοκολλείται, το πρωτότυπο παραμένει στο αρχείο της οργανικής μονάδας και κοινοποιείται στον Προϊστάμενο/η της υπερκείμενης. Αντίγραφο λαμβάνει κάθε ένας των υπογραφόντων.

Ανάλογη διαδικασία θα τηρείται και στην περίπτωση που εντάσσεται μια μονάδα σε μια άλλη ή μεταφέρονται αρμοδιότητες σε άλλη μονάδα (λχ συγχώνευση, μεταφορά αρμοδιοτήτων, κατάργηση, παύση λειτουργίας με την ένταξη σε δομή του ΠΔ 8/2019, ένταξη του τ.ΕΤΕΑΕΠ στον e-ΕΦΚΑ με το Ν.4670/28-2-2020).

Του παρόντος, με ευθύνη των Προϊσταμένων να λάβουν γνώση όλοι οι υπηρετούντες για τήρηση.

Ο ΔΙΟΙΚΗΤΗΣ

Δρ. ΧΡΗΣΤΟΣ ΧΑΛΑΡΗΣ