Ηλεκτρονική τιμολόγηση: Σημαντικό εργαλείο για κάθε φοροτεχνικό

Η διαρκής εξέλιξη της τεχνολογίας σε συνδυασμό με την τάση για ενοποίηση των διαδικασιών που αφορούν στις οικονομικές συναλλαγές εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, μας επιτρέπουν ολοένα και πιο πολύ να διευκολύνουμε καθημερινές εργασίες που άλλοτε θα έπαιρναν χρόνο και άρα θα μας κόστιζαν σε χρήμα, σύμφωνα με το γνωστό ρητό.

Ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα τέτοιας διευκόλυνσης αποτελεί η ηλεκτρονική τιμολόγηση. Η -καθυστερημένη είναι η αλήθεια- είσοδος στην ελληνική αγορά online εφαρμογών που επιτρέπουν στους επαγγελματίες να εκδίδουν παραστατικά και να παρακολουθούν τα οικονομικά τους, είναι μια εξέλιξη που θα ωφελήσει τόσο τους επαγγελματίες αλλά και τους φοροτεχνικούς σε διάφορα επίπεδα, με πρώτο και σημαντικότερο την εξοικονόμηση χρόνου.

Η τιμολόγηση στο cloud μέσω online εφαρμογών τιμολόγησης, όπως το Elorus, έχουν κερδίσει την αγορά τα τελευταία χρόνια λόγω της ευκολίας στη χρήση τους. Τα προϊόντα αυτά απευθύνονται επί της ουσίας στον επιτηδευματία, καθώς εκείνος είναι υπεύθυνος για την καταχώρηση των δεδομένων πωλήσεων αλλά και εξόδων της επιχείρησής του. Για τους φοροτεχνικούς, η εξέλιξη αυτή προσφέρει πολλαπλά οφέλη και διευκολύνει τη διεκπεραίωση της λογιστικής παρακολούθησης, εκμηδενίζοντας τα κόστη επικοινωνίας και ανταλλαγής εγγράφων. Αν και ουσιαστικά οι εφαρμογές αυτές απευθύνονται κυρίως στους ελεύθερους επαγγελματίες και δη αυτούς που δραστηριοποιούνται στον τομέα των υπηρεσιών, είναι ακριβώς αυτή η ομάδα που είναι παραδοσιακά ανοργάνωτη και δημιουργεί προβλήματα στους φοροτεχνικούς. Πάμε λοιπόν να δούμε αναλυτικά τα πλεονεκτήματα που απολαμβάνετε ως λογιστές, εάν οι πελάτες σας καταχωρούν τις συναλλαγές τους ηλεκτρονικά!

Διευκόλυνση συνεργασίας

Πρωτίστως, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα οικονομικά δεδομένα των πελατών σας ώστε να βλέπετε σε πραγματικό χρόνο τις εγγραφές τους, να τις κατεβάζετε με μερικά κλικ και στη συνέχεια να τις μεταφέρετε στα βιβλία τους εύκολα, γρήγορα και με μηδενικό κόστος επικοινωνίας. Με αυτόν τον τρόπο, είστε σίγουροι ότι έχετε στο αρχείο σας όλα τα παραστατικά που έχουν εκδοθεί σε ηλεκτρονική μορφή, διαθέσιμα ανά πάσα στιγμή. Το ίδιο φυσικά ισχύει και για τα τιμολόγια εξόδων. Ο επαγγελματίας καταχωρεί τα σχετικά έγγραφα στην εφαρμογή και μπορείτε έτσι να κατεβάσετε για παράδειγμα όλη την κίνηση ενός μηνός η τριμήνου σε ένα αρχείο στον υπολογιστή σας.

Κάποιες από τις εφαρμογές μάλιστα, παρέχουν και επιπλέον διευκολύνσεις για φοροτεχνικούς, όπως τη δυνατότητα υποβολής δηλώσεων ΜΥΦ απευθείας στο Taxisnet μέσα από το περιβάλλον της εφαρμογής χωρίς να χρειάζεται να επισκεφθείτε την ιστοσελίδα της Γ.Γ.Π.Σ.

Αποφυγή λαθών

Με την ηλεκτρονική τιμολόγηση εξαλείφεται ο κίνδυνος λαθών στον υπολογισμό των αξιών. Οι πελάτες σας δεν χρειάζεται να είναι ειδικοί στην αποφορολόγηση για να μπορέσουν να εκδώσουν ένα τιμολόγιο γιατί το πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης αναλαμβάνει να το κάνει γι αυτούς αυτόματα. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να μειώνεται η ανάγκη υποβολής τροποποιητικών δηλώσεων από μέρους σας και να αποφεύγονται λάθη που είναι στο χώρο ευθύνης του επαγγελματία και κάνουν τη ζωή σας δύσκολη. Εξοικονομείτε λοιπόν χρόνο από την τήρηση των λογιστικών των πελατών σας και δεν ανησυχείτε πλέον για λάθη που θα προέκυπταν από τα χειρόγραφα έγγραφα.

Διαχείριση πολλαπλών εταιρειών

Όσον αφορά στη συνεργασία με τις εταιρείες που έχετε αναλάβει, ορισμένα από τα προγράμματα προσφέρουν και τη δυνατότητα διαχωρισμού της έννοιας της εταιρείας (οργανισμού) από αυτή του χρήστη της εφαρμογής. Με απλά λόγια, επιτρέπουν την πρόσβαση στα οικονομικά στοιχεία όλων των πελατών σας για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων, μέσα από έναν ενιαίο λογαριασμό χρήστη.

Η εναλλαγή από τον ένα οργανισμό στον άλλο, γίνεται κυριολεκτικά με 2 clicks, χωρίς να χρειάζεται να αποσυνδεθείτε από το λογαριασμό σας. Γλιτώνετε έτσι πολύτιμο χρόνο και μπορείτε πλέον να αναλάβετε τα λογιστικά περισσότερων εταιρειών κάτι που θα ήταν αδύνατον αν είχατε να “παλέψετε” με χαρτιά, λάθη και παραλείψεις.

Οικονομικές πληροφορίες “με μια ματιά”

Πολλές φορές, εκτός από φοροτεχνικά θέματα, καλείστε να συμβουλέψετε τους επαγγελματίες σε διάφορα θέματα, οικονομικού χαρακτήρα. Υπό αυτή την έννοια είναι σημαντικό η πλατφόρμα που θα επιλέξετε να προσφέρει λεπτομερείς αναφορές. Πληροφορίες όπως η οικονομική κατάσταση μιας εταιρείας όσον αφορά στα κέρδη, τη ρευστότητα αλλά και τον πληρωτέο ΦΠΑ τριμήνου, είναι πολύ σημαντικές. Σας επιτρέπουν να συμβουλεύσετε και να βοηθήσετε τους πελάτες σας να πάρουν σημαντικές αποφάσεις που θα ωφελήσουν την ανάπτυξη της εταιρείας τους.

Έλεγχος ορθότητας εγγραφών

Μέσα από τις αναφορές, μπορείτε επίσης να επιβεβαιώσετε εις διπλούν την ορθότητα των δεδομένων που έχετε καταχωρήσει στο σύστημά σας συγκρίνοντας, για παράδειγμα, τα σύνολα ΦΠΑ ή καθαρών εσόδων που έχουν καταχωρηθεί στο σύστημά σας με αυτά που έχει ο πελάτης. Έτσι, ελαχιστοποιείται το ενδεχόμενο λάθους το οποίο μπορεί να επιφέρει πρόστιμα στους πελάτες σας, αφήνοντάς σας εκτεθειμένους.

Αυτόματη ανταλλαγή δεδομένων

Μιλώντας για αποτελεσματική συνεργασία, δε θα μπορούσαμε να παραλείψουμε τη δυνατότητα οι συναλλαγές των πελατών σας να μεταφέρονται αυτόματα ή σχεδόν αυτόματα από το πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης στο λογιστικό σας πρόγραμμα.

Στις περισσότερες εφαρμογές τιμολόγησης, παρέχεται η δυνατότητα να εξαχθούν όλες οι αναφορές σε αρχεία Excel, ώστε με κατάλληλη επεξεργασία να μεταφερθούν στο λογιστικό πακέτο που χρησιμοποιεί το γραφείο σας.

Παρ’όλα αυτά, η δημιουργία μιας “γέφυρας” επικοινωνίας μεταξύ της εφαρμογής ηλεκτρονικής τιμολόγησης και της λογιστικής εφαρμογής φαντάζει το ιδανικό σενάριο. Κατ’αυτό τον τρόπο, όλες οι κινήσεις πωλήσεων και αγορών των πελατών σας θα μπορούν μεταφέρονται στο πρόγραμμά σας χωρίς να κάνετε κάποια χειροκίνητη ενέργεια. Το Elorus για παράδειγμα, προσφέρει ένα περιβάλλον (που τεχνικά ονομάζεται προγραμματιστικό API) μέσω του οποίου οποιοσδήποτε προγραμματιστής μπορεί κατά παραγγελία να υλοποιήσει τέτοιες γέφυρες επικοινωνίας με βάση τις δικές σας ανάγκες. Όπως είναι εύκολα κατανοητό, μιας και το πεδίο δραστηριότητας είναι σχετικά καινούριο στη χώρα μας, είναι θέμα χρόνου να διατεθούν και έτοιμες γέφυρες με τα πιο γνωστά λογιστικά προγράμματα ώστε να μη χρειάζεται εσείς να κάνετε κάποια χειροκίνητη ενέργεια.

Συμπερασματικά

Αν και το πεδίο της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και των σχετικών online εφαρμογών στη χώρα μας είναι κάτι καινούριο, χρησιμοποιείται εδώ και χρόνια από επαγγελματίες και φοροτεχνικούς στο εξωτερικό με μεγάλη επιτυχία. Εάν αξιοποιηθούν σωστά, οι εφαρμογές αυτές μπορούν να λύσουν αρκετά από τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν στην καθημερινότητά τους οι λογιστές και να μειώσουν το φόρτο εργασίας τους. Εάν ενδιαφέρεστε να μάθετε περισσότερα μπορείτε επισκεφθείτε αυτή τη σελίδα,να δοκιμάσετε και οι ίδιοι χωρίς καμία χρέωση το Elorus ή κάποια άλλη σχετική υπηρεσία και να διαπιστώσετε και μόνοι σας τι έχουν να σας προσφέρουν!