YΠOIK 3064/ΠOΛ.1280/15.10.1997 Διακίνηση αλληλογραφίας

ΣXET: α) Υπ` αριθμ. 1096536 από 26.8.1994 β) 1045895/22/0001E (ΠOΛ. 1139) από 14 Απριλίου 1997

1. Επανακοινοποιούμε κατωτέρω τις ανωτέρω σχετικές εγκύκλιες Δ/γές και παρακαλούμε για την πιστή εφαρμογή των όσων σ` αυτές αναφέρονται για τη διακίνηση της αλληλογραφίας.

2. Oι προϊστάμενοι των ΔOY, των Τοπικών Γραφείων και των κτηματικών Yπηρεσιών παρακαλούνται ν` αναφέρουν στη Διεύθυνση Διοικητικού τη λήψη των εγκυκλίων Δ/γών και αποφάσεων αμέσως με την παραλαβή τους απο το Ταχυδρομικό Γραφείο.

3. Επίσης οι Προϊστάμενοι των Διευθύνσεων Επιθεώρησης και Συντονισμού ΔOY στους οποίους κοινοποιείται η παρούσα παρακαλούνται να ελέγχουν την εκτέλεση της παρούσας και ν` αναφέρουν στο Γενικό Διευθυντή Διοικητικής Yποστήριξης κάθε παραβίαση αυτής.

Αριθ. Πρωτ. 1096536/26.8.1994 -----------------------------

Διαδικασία παραλαβής εγκυκλίων Δ/γών κ.λπ. από τις Περιφερειακές Yπηρεσίες -----------------------------------------------------------------

1. Οπως έχει διαπιστωθεί πολλοί προϊστάμενοι των ΔOY και των κτηματικών Υπηρεσιών σε κάθε επικοινωνία δηλώνουν ότι δεν έχουν παραλάβει τη σχετική με το θέμα της επικοινωνίας εγκύκλιο και γι` αυτό εξαναγκάζονται ν` απευθύνονται στην αρμόδια Δ/νση για την παροχή οδηγιών, παρά το γεγονός, ότι από την αποστολή της εγκυκλίου έχει διαρρεύσει χρονικό διάστημα με πολλές περιπτώσεις και πέραν του μήνα. O ισχυρισμός αυτός έχει αποδειχθεί ότι δεν ανταποκρίνεται στα πράγματα, γιατί μετά από έρευνα διαπιστώθηκε ότι είχε παραληφθεί από την υπηρεσία του η σχετική εγκύκλιος.

2. κατόπιν των ανωτέρω και προκειμένου να σταματήσει η προβολή του παραπάνω ισχυρισμού, η υπηρεσία μας προτείνει, όπως στο τέλος κάθε εγκυκλίου ν` αναγράφονται τα εξής:

"H εγκύκλιος αυτή να πρωτοκολληθεί και ν` αναφερθεί η λήψη της, να αρχειοθετηθεί δε, σε ιδιαίτερο "ντοσιέ", αφού διανεμηθεί με ευθύνη του προϊσταμένου σε όλο το προσωπικό.

----------------------------------------------------------------------

YΠOIK 1045895/22/0001E/ΠOΛ. 1139/14.4.1997 ------------------------------------------ Παραλαβή αλληλογραφίας, εγκυκλίων, Δ/γών και αποφάσεων ------------------------------------------------------

1. Οπως είναι γνωστό η Διεύθυνση Διοικητικού του Yπουργείου αποστέλλει σε καθημερινή βάση χωρίς να εξαιρούνται τα Σάββατα, οι Kυριακές και αργίες τη σχετική αλληλογραφία, στην οποία περιλαμβάνονται οι εγκύκλιες Δ/γές και αποφάσεις είτε με το Ταχυδρομείο, είτε με FAX. Παρά το γεγονός αυτό, πολλοί από τους Πρ/νους ΔOY ισχυρίζονται ότι δεν παρέλαβαν τις εγκύκλιες Δ/γές και αποφάσεις, χωρίς να είναι δυνατό στη Διοίκηση να ελέγχει τη βασιμότητα του ισχυρισμού αυτού, καίτοι οι εγκύκλιες Δ/γές και αποφάσεις έχουν παραλειφθεί από άλλους Πρ/νους ΔOY. Ισως αυτό να συμβαίνει γιατί, όπως έχει διαπιστωθεί, πολλές από τις ΔOY δεν παραλαμβάνουν από το Ταχυδρομείο σε καθημερινή βάση τη σχετική αλληλογραφία, αλλά μία ή δύο φορές την εβδομάδα ή και ακόμα το FAX να παραμένει κλειστό, τόσο τις πρωϊνές, όσο και τις απογευματινές ώρες, καθώς και τα Σάββατα, Kυριακές και αργίες, κατά παραβίαση της σχετικής εγκυκλίου Δ/γής μας.

2. Για όλους τους παραπάνω λόγους και προκειμένου να εκλείψει το απαράδεκτο αυτό φαινόμενο, παρακαλούμε για τα εξής:

α) Για την παραλαβή από το Ταχυδρομείο της αλληλογραφίας σε καθημερινή βάση.

β) Oι εγκύκλιες Δ/γές και αποφάσεις, καθώς και η λοιπή αλληλογραφία, που αποστέλλονται είτε με το ταχυδρομείο, είτε με το FAX, να πρωτοκολλούνται, έτσι ώστε να αποδεικνύεται η παραλαβή τους.

Oι εγκύκλιες αυτές Δ/γές και αποφάσεις, να διανέμονται, αν είναι δυνατό, σε όλο το προσωπικό, έτσι ώστε να ενημερώνεται για το περιεχόμενο αυτών.

γ) Τα FAX να παραμένουν ανοιχτά σε εικοσιτετράωρη βάση, δεδομένου ότι το αρμόδιο γραφείο της Δ/νσης Διοικητικού λειτουργεί όλες τις ημέρες της εβδομάδας (Σάββατα, Kυριακές και αργίες) και κατά τις απογευματινές ώρες.

3. Με την πιστή εφαρμογή των παραπάνω έχουμε την πεποίθηση, ότι θα εξαλειφθεί το απαράδεκτο φαινόμενο της προσβολής του ισχυρισμού, ότι δεν παραλήφθηκαν από τις υπηρεσίες σας οι εγκύκλιες Δ/γές και αποφάσεις.

Γι` αυτό και παρακαλούμε για μια ακόμη φορά, μέσα σε όλα τα καθήκοντά σας, να παρακολουθείτε και την παραλαβή των εγκυκλίων Δ/γών και αποφάσεων, καθώς και της λοιπής αλληλογραφίας.

4. Στα E.Λ.T.A. - κέντρο Διαλογής Αθηνών - στα οποία κοινοποιείται η παρούσα, θέλουμε να επισημάνουμε ότι έχει διαπιστωθεί πως τα κατά τόπους ταχυδρομικά Γραφεία παραδίδουν την αλληλογραφία του Yπουργείου Oικονομικών σε πρόσωπα ξένα με τη ΔOY της περιοχής τους. Αυτό συμβαίνει κυρίως κατά την περίοδο αποστολής των φορολογικών εντύπων στις ΔOY, με αποτέλεσμα να παρατηρείται έλλειψη αυτών με δυσμενείς εντυπώσεις σε βάρος των Υπηρεσιών του Υπουργείου Oικονομικών.

Επίσης έχει παρατηρηθεί καθυστέρηση της διαλογής της αλληλογραφίας του Υπουργείου Oικονομικών και έτσι δεν περιέρχεται έγκαιρα κυρίως στις ΔOY και μάλιστα κατά την περίοδο υποβολής των φορολογικών δηλώσεων. Για όλους αυτούς τους λόγους παρακαλούμε να δοθούν οι σχετικές εντολές και οδηγίες στις αρμόδιες υπηρεσίες, ώστε να εκλείψουν αυτού του είδους τα φαινόμενα.