ΘΕΜΑ: Οδηγίες για την Ηλεκτρονική Διαβίβαση Εγγράφων των υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών στο Εθνικό Τυπογραφείο για Δημοσίευση στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης

Οι παρακάτω οδηγίες εφαρμόζονται για την ηλεκτρονική διαβίβαση εγγράφων των υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών στο Εθνικό Τυπογραφείο για Δημοσίευση στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης με σκοπό την κατάργηση της φυσικής διακίνησης των εγγράφων και την ηλεκτρονική διακίνηση αυτών αποκλειστικά με τη χρήση ψηφιακών υπογραφών. 

Για την εν λόγω εφαρμογή θα αξιοποιηθούν οι υφιστάμενες υποδομές του Υπουργείου Οικονομικών (ΥΠ.ΟΙΚ.). 

Σημειώνεται ότι για την πλήρη εναρμόνιση με το θεσμικό πλαίσιο που ισχύει πλέον για τα ψηφιακά πιστοποιητικά στην Ελληνική Διοίκηση και τους Δημόσιους Φορείς, το Υπουργείο Οικονομικών έχει προμηθευτεί Ψηφιακά Πιστοποιητικά που έχουν εκδοθεί από την Αρχή Πιστοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου (ΑΠΕΔ) / Hellenic 

Άρθρο 1 Ορισμοί 

Για τους σκοπούς εφαρμογής των οδηγιών ισχύουν οι κατωτέρω ορισμοί, σύμφωνα με τους οποίους νοείται ως: 

1. Ηλεκτρονική υπογραφή: «Δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή, τα οποία είναι συνημμένα σε άλλα ηλεκτρονικά δεδομένα ή συσχετίζονται λογικά με αυτά και τα οποία χρησιμεύουν ως μέθοδος απόδειξης της γνησιότητας», σύμφωνα με την παρ. 1 του άρθρου 2 του Π. Δ. 150/2001 (Α’ 125). 

2. Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή ψηφιακή υπογραφή: «Ηλεκτρονική υπογραφή, η οποία πληροί τους ακόλουθους όρους: 

α) συνδέεται μονοσήμαντα με τον υπογράφοντα, 

β) είναι ικανή να καθορίσει ειδικά και αποκλειστικά την ταυτότητα του υπογράφοντος, 

γ) δημιουργείται με μέσα τα οποία ο υπογράφων μπορεί να διατηρήσει υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο, και 

δ) συνδέεται με τα δεδομένα στα οποία αναφέρεται, κατά τρόπο, ώστε να μπορεί να εντοπισθεί οποιαδήποτε μεταγενέστερη αλλοίωση των εν λόγω δεδομένων», σύμφωνα με την παράγραφο 2 του άρθρου 2 του Π.Δ. 150/2001. 

3. Προσθήκη προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής: Δυνατότητα που παρέχεται από τις εφαρμογές επεξεργαστών κειμένου για την προσθήκη προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής με σκοπό την ταυτοποίηση των στοιχείων του υπογράφοντος και την αποτροπή της αλλοίωσης του ηλεκτρονικού εγγράφου. 

4. Αίτηση αποδεικτικού παράδοσης – ανάγνωσης: Δυνατότητα που παρέχεται από τις εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον αποστολέα ενός μηνύματος να αιτηθεί από τον παραλήπτη την αποστολή επιβεβαιωτικού μηνύματος σχετικά με τη λήψη και την ανάγνωση του αρχικού μηνύματος. 

5. Υπάλληλος αρμόδιος για τη δημιουργία «Ακριβούς Αντιγράφου»: Ένας ή περισσότεροι υπάλληλοι ανά υπηρεσιακή μονάδα που έχουν οριστεί για τη δημιουργία «Ακριβούς Αντιγράφου» των εγγράφων της υπηρεσιακής μονάδας. Ο εν λόγω υπάλληλος μπορεί να υπηρετεί σε Γραφείο Πρωτοκόλλου/Διεκπεραίωσης/Γραμματειακής Υποστήριξης, σε Γραμματεία Διεύθυνσης ή άλλης οργανικής μονάδας. 

Άρθρο 2 Πεδίο Εφαρμογής – Αντικείμενο 

Το πεδίο εφαρμογής των οδηγιών που ακολουθούν αφορά στη διακίνηση εγγράφων των υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών προς το Εθνικό Τυπογραφείο για Δημοσίευση στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης. 

Άρθρο 3 Διαδικασία Αποστολής Εγγράφου προς Δημοσίευση 

1. Ο εισηγητής του εγγράφου ή ο αρμόδιος υπάλληλος για τη δημιουργία «Ακριβούς Αντιγράφου»: 

1.1.Μετατρέπει το προς δημοσίευση έγγραφο σε μορφή συμβατή με το πρότυπο ISO 32000−1:2008 (PDF)¹ και το υπογράφει ψηφιακά² με χρήση χρονοσήμανσης. 

1.2.Υπογράφει ψηφιακά το αντίστοιχο έγγραφο Word. 

1.3.Αποστέλλει τα δύο έγγραφα (PDF και Word) στο Εθνικό Τυπογραφείο με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στην ηλεκτρονική διεύθυνση webmaster.et@et.gr. 

1.4.Πριν από την αποστολή του ηλεκτρονικού μηνύματος ενεργοποιεί την αίτηση αποδεικτικού παράδοσης – ανάγνωσης. 

2. Το Εθνικό Τυπογραφείο: 

2.1.Σε περίπτωση οποιασδήποτε αναντιστοιχίας μεταξύ των εγγράφων PDF και Word λαμβάνει υπόψη το ψηφιακά υπογεγραμμένο έγγραφο PDF. 

2.2.Απαντά με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επιστρέφοντας, ως αποδεικτικό κατάθεσης, τον Κωδικό Αριθμό Δημοσιεύματος (ΚΑΔ). 

Άρθρο 4 Μεταβατικό Στάδιο Εφαρμογής 

Ορίζεται, ως μεταβατικό στάδιο, περίοδος 6 μηνών από την Έναρξη Εφαρμογής του παρόντος. Κατά την περίοδο αυτή θα υπάρχει η δυνατότητα τα προς δημοσίευση έγγραφα να διακινηθούν είτε φυσικά σε έντυπη μορφή, είτε ηλεκτρονικά με τη χρήση ψηφιακών υπογραφών, κατά τη διαδικασία του προηγούμενου άρθρου. Σε καμία περίπτωση δεν θα πρέπει το ίδιο έγγραφο να αποστέλλεται και με τους δύο τρόπους. 

Μετά το πέρας της μεταβατικής περιόδου όλα τα προς δημοσίευση έγγραφα θα αποστέλλονται αποκλειστικά ηλεκτρονικά και θα είναι ψηφιακά υπογεγραμμένα και χρονοσημασμένα. 

Άρθρο 5 Έναρξη εφαρμογής 

Το παρόν εφαρμόζεται στις υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών από την ημέρα της υπογραφής του. 

Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ
ΓΚΙΚΑΣ ΧΑΡΔΟΥΒΕΛΗΣ

ΥΠΟΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ

1. Η μετατροπή των εγγράφων σε PDF γίνεται με χρήση του Microsoft Word 2007, 2010, 2013 ή PDFCreator. 

2. Η υπογραφή του εγγράφου με προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή γίνεται με την ανοικτού κώδικα εφαρμογή JSignPdf.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1: ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ
1. Νόμος 3979/2011 (Α’ 138) «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις». 
2. Νόμος 3861/2010 (Α’ 112) «Ενίσχυση της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο «Πρόγραμμα Διαύγεια» και άλλες διατάξεις». 
3. Το άρθρο 25 του Νόμου 3528/2007 (Α’ 26) «Κύρωση του Κώδικα Κατάστασης Δημοσίων Πολιτικών Διοικητικών Υπαλλήλων και Υπαλλήλων Ν.Π.Δ.Δ.». 
4. Νόμος 2472/1997 (Α’ 50) «Προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα». 
5. Τα άρθρα 3,5 και 11 του Νόμου 2690/1999 (Α’ 45) «Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας». 
6. Π.Δ. 111/2014 (Α΄178) «Οργανισμός του Υπουργείου Οικονομικών». 
7. Π.Δ. 150/2001 (Α’ 125) «Προσαρμογή στην Οδηγία 99/93/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου σχετικά με το κοινοτικό πλαίσιο για τις ηλεκτρονικές υπογραφές». 
8. Η αριθμ. ΥΑΠ/Φ.40.4/1/989/10/4/2012 (Β’ 1301) «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, 
9. Η αριθμ. ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031/23/4/2012 (Β’ 1317) «Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης. 
10. Αρ. Πρωτ ΓρΓΓΠ 0000726 ΕΞ 2014 14/05/2014 Απόφαση του Υπουργού Οικονομικών με Θέμα «Οδηγίες για την ηλεκτρονική έκδοση και διακίνηση εγγράφων του Υπουργείου Οικονομικών» 
11. Ο Κανονισμός Επικοινωνίας των Δημοσίων Υπηρεσιών (Ιανουάριος 2003).